Ablauf der elektronischen Vergabe

Elektronische Vergabeverfahren decken die gleichen Prozessschritte ab, die auch beim herkömmlichen papiergebundenen Verfahren anfallen. Von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Veröffentlichung der Bekanntmachung, die Angebotsabgabe und -wertung bis hin zur Auftragserteilung und Veröffentlichung der Ergebnisse. Der einzige Unterschied ist die durchgängig elektronische Abwicklung. Viele Vergabestellen führen die elektronische Vergabe schrittweise ein und lassen parallel beide Formen der Angebotsabgabe zu.

Vergleich der Prozessschritte

Akteur	papiergebundenes Verfahren	elektronisches Verfahren
Vergabestelle	Händisches Anlegen der Vergabeakte	Anlegen der Vergabeakte, automatisierte Vergabe des Aktenzeichens
Vergabestelle	Wahl des Vergabeverfahrens und händisches Heraussuchen der passenden Formulare	Elektronisch unterstützte Auswahl des korrekten Verfahrens; automatische Erzeugung der Verfahrensvorlage und Laden des Formularsatzes
Vergabestelle	Erstellung und Ausdrucken des Leistungsverzeichnisses und der Formularblätter, Zusammenstellung der Vergabeunterlagen	Elektronisch unterstützte Erstellung des Leistungsverzeichnisses und der Formularblätter; Import externer Dokumente
Vergabestelle	Erstellung und Ausdrucken der Bekanntmachung; Übermittlung des Textes an Vergabe24 per Fax	Teilautomatisierte Erstellung der Bekanntmachung; elektronische Übermittlung des Textes an Vergabe24
Vergabe24	Veröffentlichung der Bekanntmachung im Ausschreibungsblatt	Veröffentlichung der Bekanntmachung auf Vergabe24.de
Bieter	Recherche im Ausschreibungsblatt	Recherche auf Vergabe24
Bieter	Keine Vorschau auf die Vergabeunterlagen	Kostenfreie Vorschau auf die Vergabeunterlagen
Bieter	Bestellung der Vergabeunterlagen per Post	elektronische Bestellung der Vergabeunterlagen
Bieter	Warten auf die Lieferung der Vergabeunterlagen	Vergabeunterlagen sofort herunterladen
Bieter	Händisches Ausfüllen der Papierformulare und des Leistungsverzeichnisses, Zusammenstellen der Angebotsunterlagen	Elektronische Bearbeitung der Angebotsunterlagen mit der Bietersoftware; Export des LV in ein Kalkulationsprogramm, Import der Kalkulation, Teilautomatisierte Zusammenstellung des Angebots
Bieter	Keine automatische Vollständigkeitsprüfung	Automatische Vollständigkeitsprüfung durch die Bietersoftware
Bieter	Angebot unterzeichnen, eintüten und per Post an die Vergabestelle senden	Angebot elektronisch signieren, verschlüsseln und an Vergabe 24 übermitteln
Vergabe24	Keine Empfangsbestätigung	Automatische Empfangsbestätigung an Bieter, inkl. Zeitstempel
Vergabe24	Aufbewahrung der Angebote in der Poststelle	Aufbewahrung der Angebote in einem mit Zeitschloss gesicherten elektronischen Postfach
Vergabestelle	Abholen der Angebote aus der Poststelle	Abrufen der elektronischen Angebote, erst möglich nach Terminablauf
Vergabestelle	Öffnen der Angebotsumschläge zum Submissionstermin	Öffnen der elektronischen Angebote zum Submissionstermin am Bildschirm
Vergabestelle	Händische formale und inhaltliche Prüfung und Angebotswertung	Elektronische formale Prüfung und teilautomatisierte Erzeugung von Preisspiegel und Vergabevorschlag
Vergabestelle	Postalischer Versand der Zuschlags- und Absageschreiben	Elektronischer Versand der Zuschlags- und Absageschreiben
Vergabestelle	Händische Führung des Vergabevermerks und Archivierung im Aktenordner	Automatische Führung des Vergabevermerks und Export der elektronischen Akte für die Archivierung