Fehlervermeidung bei der Angebotsabgabe
- Vermeidung formaler Fehler
- Vermeidung inhaltlicher Fehler
- Was ggf. zum Ausschluss führen kann
Prinzipiell unterliegen alle öffentlichen Aufträge mit Ausnahme der Bauaufträge dem öffentlichen Preisrecht. Entscheidend ist, wie der Auftraggeber damit umgeht. Hat die Vergabestelle Zweifel am ordnungsgemäßen Wettbewerb oder ist der Wettbewerb bei freihändigen Vergaben eingeschränkt, kann sie eine nachträgliche Prüfung der Preise durch die Preisüberwachungsstellen der Bezirksregierungen beantragen. Das führt in häufigen Fällen zu einer Reduzierung der Auftragssumme.
Die entsprechende Rechtsgrundlage ist das öffentliche Preisrecht mit der Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VO PR 30/53) und den Leitsätzen für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten (LSP).
Die bisher letzte veröffentlichte Preisprüfstatistik zeigt, dass im Jahr 2016 fast jede dritte Preisprüfung zu einer Rechnungskürzung von durchschnittlich 112.000 Euro pro Auftrag führte. Relativiert wird diese Zahl – und damit wird das Risiko einer Preisprüfung ganz besonders deutlich – am Beispiel Düsseldorf. Von 82 geprüften Aufträgen ergaben sich bei 33 Aufträgen Rechnungskürzungen in Höhe von gesamt 40 Mio. Euro – im Durchschnitt also 1,2 Mio. Euro pro Auftrag.
Die Risiken einer Rechnungskürzung können minimiert werden, wenn eine marktgängige Leistung, die „allgemein im wirtschaftlichen Verkehr hergestellt oder gehandelt wird“, vorliegt. Dazu darf der Auftragnehmer kein Monopolist sein und muss seine Leistung grundsätzlich sowohl mit öffentlichen als auch privaten Kunden umgesetzt haben. Des Weiteren muss ein verkehrsüblicher Preis vorliegen. Hier kommt es nicht auf den externen Vergleich mit den Wettbewerbern an, sondern auf den Preis, den der Auftragnehmer „allgemein und stetig“, also regelmäßig und in gleicher Höhe, am Markt erzielt hat. Das heißt: Das Unternehmen hat bereits an andere Auftraggeber diese Leistung zu einem identischen Preis verkauft.
Ist eine marktgängige Leistung nicht vorhanden, verlangt das Preisrecht die Vereinbarung von Selbstkostenpreisen – das heißt, es werden tatsächlich nur die Kosten erstattet, die beim Auftragnehmer anfallen; jedoch nicht mehr als im Vertrag als Auftragssumme benannt.
Die folgende Checkliste kann dabei helfen, die Risiken einer Preisprüfung zu reduzieren:
Vor dem Auftrag
Bei Auftragserteilung
Während des Auftrages, sofern es sich nicht zweifelsfrei um Marktpreise handelt
Führen Sie von Anfang an laufende Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und evtl. Preisprüfungs-Simulationen durch. Bei einem eventuellen Selbstkostenrichtpreis: Kümmern Sie sich darum, dass die aktualisierte Kalkulation spätestens zu dem im Vertrag genannten Termin beim Auftraggeber vorliegt.
Nach dem Auftrag und vor der Preisprüfung
Führen Sie eine Nachkalkulation durch und bereiten Sie Ihre Projektunterlagen vor. Machen Sie eine erste Plausibilitätsprüfung. Versetzen Sie sich in die Lage des Preisprüfers und legen sich Argumente zurecht, wenn Sie dies für notwendig erachten.
2016 führte beinah jede dritte Preisprüfung zu einer Rechnungskürzung. Eine Preisprüfung werden Sie nicht verhindern können. Aber mit den oben genannten Hinweisen und der Checkliste werden Sie die Risiken einer Preisprüfung und damit einer Rechnungskürzung minimieren können.