Eine beschränkte Ausschreibung setzt im Bereich VOB (Bauaufträge) voraus, dass die bundesweit einheitlichen Grenzwerte für die verschiedenen Gewerke nicht überschritten werden. Für Ausbaugewerke sind das beispielsweise 50.000 Euro, für Verkehrswegebau 150.000 Euro. Für Lieferungen und Leistungen (VOL) gelten in den Bundesländern unterschiedliche Auftragsgrenzwerte: Für Behörden/Betriebe des Landes Baden-Württemberg sind 40.000 Euro der Grenzwert, in Brandenburg für die Beschaffungsstellen von Land bzw. Kommunen 20.000 bzw. 100.000 Euro. Sachsen kennt für alle öffentlichen Auftraggeber im VOL/A-Bereich keine Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen.

Sich positionieren für beschränkte Ausschreibung

Hat eine Vergabestelle festgestellt, dass sie eine beschränkte Ausschreibung durchführen will und darf, gibt sie die geplante Auftragsvergabe öffentlich bekannt. Alle interessierten Unternehmen können dann ihre Teilnahme beantragen und weisen dabei ihre Eignung zur Auftragsdurchführung nach. Aus den Wettbewerbsteilnehmern wählt die Vergabestelle Unternehmen aus, die sie zur Angebotsabgabe auffordert – was diese nicht annehmen müssen.

Laut VOB sollen Vergabestellen bei den Bietern wechseln, sie benötigen also einen Marktüberblick, vor allem wenn ein Teilnahmewettbewerb entfällt, bzw. die Bieter müssen für eine Angebotsaufforderung den Vergabestellen bekannt sein. Daher bieten Vergabestellen die Möglichkeit, dass sich Unternehmen für verschiedene Gewerke in einer von ihnen geführten Firmenliste eintragen lassen – ohne Anspruch auf Einladung zu Ausschreibungen oder Wettbewerben.

Die Stadt München bietet Bewerbungsbogen und Formular für die Eigenerklärung auf ihrer Website, nach Überprüfung des eingereichten Antrags wird das Unternehmen in die Firmenkartei aufgenommen. Aus ihr wählt das Baureferat für beschränkte Ausschreibungen von Bauleistungen kleineren Umfangs Firmen aus. Gleiches ermöglicht das Münchner Kommunalreferat für beschränkte Ausschreibungen ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen.

„Unserer Erfahrung nach lohnt sich die Listung in unserer Branche eher für ortsansässige Unternehmen“ angesichts der Auftragssummen, sagt Stefan Bothur, Leiter Einkauf/ Öffentliches Auftragswesen/ IT des Abbruch- und Entsorgungsunternehmens Bothur GmbH & Co. KG in Sachsen, das im VOB- und im VOL-Bereich öffentliche Aufträge übernimmt. Seien bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb spezielle Qualifikationen gefordert, suchten beauftragte Ingenieurbüros in überregionalen Verzeichnissen, in denen sich das Unternehmen daher vorrangig listet. „Leider werden wir noch zu wenig direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert“, bedauert Stefan Bothur. Er erhofft sich Fortschritte, wenn die Präqualifikation-VOB vollständig abgeschlossen ist.

Von anstehenden beschränkten Ausschreibungen erfährt Bothur via Mund-zu-Mund-Propaganda. Darüber hinaus arbeitet er aktiv für die direkte Aufforderung zur Angebotsabgabe, abgesehen von der Information über vorgeschaltete Teilnahmewettbewerbe, wie sie beispielsweise die Ausschreibungsplattform Vergabe24 unter dem eigenen Reiter „Vorinformationen“ platziert, so dass Bieter diese Veröffentlichungen  effizient suchen können.

Leistungsprofil nachhaltig schärfen

An erster Stelle schärft Bothur Leistungsprofil und Firmenimage mittels beständig hochwertiger Leistungserbingung im Rahmen öffentlicher Aufträge: „Wer qualitäts- und fristgerechte Leistung erbringt und im Zweifelsfall kulant ist, macht sich einen guten Namen.“ Darüber hinaus pflegt er Kontakte zu den Behörden und Ämtern der Länder und Kommunen in seiner Einzugsregion. Er arbeitet zudem gerade an der erwähnten Präqualifikation-VOB, da Vergabestellen bei ihrer Bieterrecherche auf die PQV-Datenbanken (VOB und VOL) zurückgreifen. Und Bothur hat sich in Firmenkarteien von Kommunen gelistet.

Signifikante Unterschiede zwischen beschränkten Ausschreibungen von Bau- bzw. von Dienst- und Lieferleistungen sieht Stefan Bothur nicht. „Bei beschränkten Ausschreibungen nach VOL erhält der Bieter nie ein Submissionsergebnis, bei solchen nach VOB versendet der Auftraggeber manchmal ein Submissionsprotokoll.“
Stefan Bothur weiß, warum er systematisch vorgeht: „Die Gewinnchance ist bei beschränkten Ausschreibungen einfach höher.“ Öfters hat er übrigens schon erlebt, dass eine beschränkte Ausschreibung ohne Auftragsvergabe endete. „Wenn alle Bieter ein Angebot oberhalb der Grenze für beschränkte Ausschreibungen abgeben, dann wird zurückgezogen und öffentlich ausgeschrieben.“

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Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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