Für die Beschaffung von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen soll die öffentliche Hand webbasierte Verfahren nutzen, so lautet das Ziel seit Ende der 1990er Jahre, Stichwort eVergabe. Bereits seit dem Jahr 2002 recherchiert Bernd Neumann im Internet Aufträge der öffentlichen Hand im VOB-Umfeld. Er ist mit Kollegen verantwortlich für die Kalkulation von Aufträgen bei der heima GmbH & Co. Hausinstallationen KG mit Sitz im sächsischen Lichtenstein.

Per Klick zu eVergabe-Unterlagen

„Anfangs stellten wenige Vergabestellen ihre Ausschreibungen ins Netz“, erinnert er sich. Heute reiche es vollständig aus, Vergabe24 für Recherche europäischer und deutscher Ausschreibungen zu nutzen. Per Klick auf den entsprechenden Button gibt es meist auch die digitalen Vergabeunterlagen zu sichten und – je nach Vergabestelle kostenlos oder zum reduzierten Preis – downzuloaden oder anzufordern. „Der Vorteil: Wir fordern heute keine Unterlagen mehr kostenpflichtig an um zu merken: Das Projekt ist für uns nicht geeignet.“

Aufträge der öffentlichen Hand sind wichtig für den Fachbetrieb heima Hausinstallationen. Er plant, installiert und wartet Heizungs-, Lüftungs- und Sanitäranlagen für Wohn-, Industrie-, Büro- und öffentliche Gebäude wie Flughäfen, Schulen, Kliniken. „Die Internet-Recherche verschafft uns einen umfassenden Überblick, ist einfach und gezielt und spart uns Zeit, Papier und Geld“, sagt Bernd Neumann. Bei elektronischer Beschaffung der Ausschreibungsunterlagen könne er zudem sofort nach Sichtung und Entscheidung am Vorhaben weiterarbeiten. Möglich sei oft auch die elektronische Angebotsabgabe – aber keine Pflicht.

„Wir merken schnell, wie qualifiziert Vergabestelle, Projektsteuerer oder Planer sind, die eine Ausschreibung durchführen. Es gibt große Unterschiede“, sagt Neumann. Er bedauert zudem, dass die Anforderungen an das abzugebende Angebot bei jeder Ausschreibung sehr unterschiedlich sind. Daher bleiben entgegen anderslauter Erwartung die Fehlerquellen zahlreich. Neumann wünscht sich eine Vereinheitlichung, zumal seiner Erfahrung nach auch die Präqualifizierung keinen relevanten Zeitgewinn bringt, aber eine Jahresgebühr kostet.

Heterogenität der eingesetzten Software verunsichert

Zudem werden die Bieter im Rahmen der elektronischen Ausschreibung und Vergabe mit unterschiedlicher Software und Datenformaten konfrontiert – auch das verunsichere und sei eine große Herausforderung für Unternehmen, weiß Bernd Neumann. Mancher Kollege etwa in Handwerksbetrieben arbeite weiterhin lieber Ausschreibungsblätter durch. Eine Standardisierung der Technik und der abzugebenden Unterlagen würde jedenfalls die Hemmschwelle für Ausschreibungsrecherche im Netz und elektronische Angebotsabgabe deutlich senken.

Denn grundsätzlich sind die Vorteile des elektronischen Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens unumstritten: Vor allem die Prozesskosten sinken, mehr Transparenz und zuverlässige Dokumentation wirken Korruption entgegen, eine Prozessstandardisierung bei den Vergabestellen kann den Vergabeprozess professionalisieren und zugunsten der Bieter vereinheitlichen.

Lesen Sie mehr über die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Deutschland und auf EU-Ebene am 03. Juli 2015.

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Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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