In Deutschland ermöglicht § 11 Abs. 1 Nr. 1 mit 3 VOB/A und VOL/A den Einsatz elektronischer Vergabelösungen im Rahmen öffentlicher Ausschreibungs- und Vergabeverfahren. Demnach gibt der Auftraggeber in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen an, ob und welche Informationen per Post, per Fax, digital oder in Kombination dieser Wege zur Verfügung gestellt werden. Damit die Beteiligung von Bewerbern und Bietern nicht beschränkt, sondern erhöht wird, hat der Auftraggeber Interesse, alle für eVergabe erforderlichen Informationen zugänglich zu machen und für die elektronische Übermittlung ein allgemein verfügbares Netz zu nutzen. Verwendete Programme müssen allgemein zugänglich und kompatibel mit üblicher Software sein.

eVergabe bildet traditionelle Verfahren ab

Elektronische Vergabelösungen für öffentliche Aufträge bilden zwingend die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren im Detail ab, beispielsweise die komplexen Vorschriften zur Submission. Sie berücksichtigen sämtliche Formalien und sollen so die Rechtssicherheit für die Bieter erhöhen, die Fehlermöglichkeiten reduzieren. Auf EU-Ebene gibt es ein sehr umfassendes Verständnis der eVergabe. Der elektronische Beschaffungsprozess soll von der Bekanntmachung über Zusammenstellung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen bis Angebotsabgabe, -prüfung, -wertung und Auftragszuschlag sowie Bezahlung reichen: Ein medienbruchfreier Gesamtprozess bringt maximale Vereinfachung und Beschleunigung.

In der Praxis ist der Weg dorthin noch weit, obwohl die eVergabe als Schlüsselanwendung von E-Government gilt. „Die elektronische Angebotsabgabe ist bei den meisten Ausschreibungen, an denen wir teilnehmen, noch nicht vorgesehen – unabhängig ob es sich um Gemeinde, Stadt oder Landkreis handelt“, sagt Christine Machacek, Geschäftsführerin der SÄBU Holzbau GmbH mit Sitz in Ebenhofen im Allgäu. SÄBU recherchiert seit acht Jahren elektronische Bekanntmachungen und lässt sich automatisch über passende Ausschreibungen informieren.

Europäischer Rechtsrahmen für die eVergabe

Um die eVergabe anzuschieben, schrieb die EU im April 2014 mit drei Richtlinien ab April 2016 zwingend den elektronischen Weg, zumindest für zentrale Beschaffungsstellen, vor: oberhalb der EU-Schwellenwerte für Bekanntmachung, Unterlagenbereitstellung und Angebotsübermittlung . Die nationalen Gesetzgeber können dies für die zentralen bzw. für alle übrigen Beschaffungsstellen bis April 2017 bzw. Oktober 2018 hinausschieben. Bernd Neumann, der bei Heima GmbH & Co. Hausinstallationen KG öffentliche Ausschreibungen auf Vergabe24 recherchiert und Angebote kalkuliert, sieht dies kritisch: Unterschiedliche Übergangsregelungen erschwerten wie die vielen bestehenden länderspezifischen Regelungen Bietern die Angebotsabgabe für öffentliche Aufträge.

Kommen wird die eVergabe oberhalb der Schwellenwerte: als elektronischer Informationsaustausch auf allen Stufen des Vergabeverfahrens einschließlich der Bewerber- und Bieterkommunikation während der Vergabeverfahrens. Die Bieter sollten sich daher darauf einrichten – offen ist nur der Zeitrahmen für weitere Verfahrensschritte wie Angebotsverarbeitung, Prüfung, Wertung. Christine Machacek: „Wir sind technisch vorbereitet und können kurzfristig elektronische Wege nutzen – das würde uns unabhängig machen von der Post, und die digitale Datenübertragung verschafft uns durch die verkürzte Zustellfrist zusätzliche Zeit für die Angebotserstellung.“

Lesen Sie mehr zur Nutzung elektronischer Möglichkeiten im Rahmen der öffentlichen Vergabeverfahren am 13. Juli 2015.

Weiterführende Information

Für die eVergabe gibt es derzeit am Markt mehrere Lösungen, mit denen Sie Ihre Angebote bearbeiten und zusammenstellen können. Vergabe24 arbeitet mit den eVergabe-Lösungen der Administration Intelligence AG. Bietern steht der Vergabe24 Bieterassistent zur Verfügung. Nähere Informationen erhalten Sie hier.

 
 
Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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