Mit den EU-Rahmenrichtlinien vom April 2014 müssen sich Bewerber und Bieter unvermeidbar mit der spätestens 2018 verpflichtenden elektronischen Ausschreibung und eVergabe befassen, soweit sie sich für öffentliche Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte interessieren. Unternehmen benötigen nur einen Internet-Zugang und eine schnelle Internetverbindung, um sich im ersten Schritt im Internet über öffentliche Ausschreibungen zu informieren.

Kostenloser Einstieg in die eVergabe, Stichwort Bekanntmachungsrecherche

Nach einer Entscheidung zur geeigneten Vergabeplattform melden sie sich an. Auf Vergabe24 können Unternehmen nach einer kostenpflichtigen Registrierung unbegrenzt nach Ausschreibungen suchen, die automatische Benachrichtigung per E-Mail anhand von Suchfiltern einrichten und interessante Ausschreibungsunterlagen (wie etwa den Leistungsverzeichnissen) vor einer „Bestellung“ einsehen. Entscheidet man sich dann zu einer Teilnahme an dem Vergabeverfahren, kann man entweder kostenlos oder zu einem kostengünstigeren Preis als die Post-Zusendung den Download der Vergabeunterlagen vornehmen.

„Wenn wir Ausschreibungsunterlagen auf Papier per Post zugesandt bekommen, fragen wir oft bei der Vergabestelle nach einer digitalen Version auf CD-Rom“, sagt Christine Machacek, Geschäftsführerin der SÄBU Holzbau GmbH mit Sitz in Ebenhofen im Allgäu. Gerade wenn Nachunternehmer Software im Einsatz haben, was zunehmend der Fall sei, könne der Generalunternehmer ihnen seine Vorgaben digital weiterreichen, dadurch die Prozesse informationstechnologisch unterstützen und Medienbrüche reduzieren. Teilweise werde zudem der Datenaustauschstandard GAEB verwendet.

Elektronische Angebotsabgabe verlangt digitale Signatur

Der zweite Schritt beim Einsteigen in die eVergabe besteht darin, digitale Ausschreibungsunterlagen anzufordern, ein Angebot via Vergabeplattform abzugeben oder mit der Vergabestelle zu erforderlichen Fragen zu kommunizieren. Mit einem so genannten Bieterassistenten wird ein Teilnahmeantrag bei Bewerbung um einen Teilnahmewettbewerb oder aber ein Angebot auf eine öffentliche Ausschreibung abgegeben. Der digitale Bieterassistent unterstützt bei den verschiedenen Arbeitsschritten: beim Zusammenstellen der Unterlagen bis zum Verschlüsseln und Signieren der Unterlagen.

Für die Angebotsabgabe ist die elektronische Signatur erforderlich. Bernd Neumann von Heima GmbH & Co. Hausinstallationen KG in Lichtenstein gibt viele Angebote bereits digital ab. Er hat sich über Vergabe24.de auch schon um die Teilnahme an einem Teilnahmewettbewerb beworben und dafür die E-Signatur eingesetzt. „Am Ende waren wir beim Verhandlungsverfahren mit dabei.“

Bieter hoffen auf Vereinheitlichung

„Wir nutzen noch keine elektronische Signatur“, sagt Christine Machacek – weil es bei für SÄBU interessanten Ausschreibungen noch nicht die Möglichkeit einer elektronischen Angebotsabgabe gab. Aber das Holzbauunternehmen ist gerüstet, der Kalkulator geschult. „Wir würden ein medienbruchfreies Ausschreibungs- und Vergabeverfahren sehr begrüßen – im ersten Schritt wenigstens die Zulassung der elektronischen Angebotsabgabe auf breiter Ebene“, sagt Christine Machacek; SÄBU nimmt nur an wenigen EU-weiten Ausschreibungen teil. Voraussetzung sei aus Sicht der Wirtschaft Vereinfachung, Vereinheitlichung, zumindest erstmal eine Standardisierung in Bayern: bei den Technologien, bei den abzugebenden Unterlagen, bei den Vorgehensweisen. „Wir als Bieter sind technisch vorbereitet und können kurzfristig mitmachen.“

 

Lesen Sie mehr zu Standardisierungsbemühungen im Rahmen des Projekts XVergabe am 20. Juli 2015.

Weiterführende Links

 
 
Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

Tags: , ,