Der Beitrag wurde am 24. Juli 2018 vollständig überarbeitet und aktualisiert.

Öffentliche Vergabeverfahren sind für Bieter eine gute Möglichkeit, lukrative Aufträge zu erhalten. Damit Angebote jedoch ihre Chancen wahren und der Bieter diese Aufträge erhält, ist die Einhaltung von unterschiedlichen Fristen zwingend notwendig.

Verschiedene Arten von Fristen

Eine der wichtigsten Fristen für Unternehmen in Vergabeverfahren ist die Angebotsfrist. In dieser haben Bieter die Möglichkeit, festzustellen, ob sie ein Angebot abgeben möchten. Zudem erhalten sie Zeit, das Angebot qualitativ hochwertig zu erstellen und es beim Auftraggeber rechtzeitig einzureichen. Innerhalb der Angebotsfrist können Unternehmen Bieterfragen stellen, ihre Angebote korrigieren oder sogar zurückziehen.

Darüber hinaus sind bei Vergabeverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, Teilnahmefristen vorgesehen. Diese dienen vor Einreichung eines Angebots zunächst dazu, sich durch Vorlage der geforderten Unterlagen, insbesondere der Eignungsnachweise, um die Teilnahme am Vergabeverfahren zu bewerben.

Zum anderen gibt es Zuschlags- und Bindefristen. Diese Fristen bestimmen, wie lange Bieter an ihr Angebot rechtlich gebunden sind und wann der Zuschlag erteilt wird. Innerhalb der Bindefrist können vom Auftraggeber noch spezielle Fristen zur Nachreichung von Nachweisen und Erklärungen sowie zur Aufklärung von Angeboten gesetzt werden.

Fristen bei EU-weiten Verfahren

Die Regelungen für Fristen im Oberschwellenbereich, also bei Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, sind umfangreicher und detaillierter als im Unterschwellenbereich. Diese Fristen gelten für EU-weite Ausschreibungen in allen EU-Mitgliedstaaten.
Während die VgV die Mindestfristen von Angebots- und Teilnahmefristen für die europaweite Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen regelt, finden sich die Bestimmungen für Bauleistungen in der VOB/A EU. Außerdem gilt für die Oberschwellenvergabe eine Stillhalte- und Wartefrist nach § 134 Abs. 1 GWB, in der ein Zuschlag nicht erteilt werden darf. Der Grund: Bieter haben so die Möglichkeit, gegen die vom Auftraggeber beabsichtigte Zuschlagsentscheidung Rechtsschutz zu suchen. Die Nichteinhaltung dieser Frist durch den Auftraggeber ist ein Vergabefehler und führt zur Nichtigkeit des mit dem Zuschlag abgeschlossenen Vertrags.

Nahezu sämtliche Fristen können grundsätzlich dadurch verkürzt werden, dass der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert oder die Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung stellt. Da die eVergabe ab dem 19.10.2018 zur Pflicht wird, ist die Verkürzung der Fristen künftig Standardfall.

Fristen in der VgV

Die Frist für den Eingang der Angebote beim offenen Verfahren beträgt mindestens 35 Tage. Wird die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert bzw. ist sie Pflicht, verkürzt sich die Frist auf 30 Tage.

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge im nicht offenen Verfahren beträgt mindestens 30 Tage. Nach dem Teilnahmewettbewerb beträgt die Angebotsfrist 30 Tage. Auch diese kann auf 25 Tage verkürzt werden, wenn die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form akzeptiert bzw. vorgeschrieben wird.

Beim Verhandlungsverfahren gilt im Falle eines Teilnahmewettbewerbs das Gleiche. Ohne Teilnahmewettbewerb beträgt die Angebotsfrist 30 Tage, die aber wiederum auf 25 Tage verkürzt werden kann, wenn die elektronische Übermittlung akzeptiert wird. Beim nicht offenen Verfahren und dem Verhandlungsverfahren beträgt die Angebotsfrist nicht weniger als 10 Tage.

Feste Vorgaben für die Zuschlags- und Bindefristen sind in der VgV nicht enthalten und damit auch nicht vorgesehen.

Fristen in der VOB/A EU

Die Angebotsfrist im offenen Verfahren beträgt grundsätzlich mindestens 35 Tage. Sie kann auf 15 Tage verkürzt werden. Voraussetzung hierfür ist aber die Veröffentlichung einer Vorinformation im EU-Amtsblatt.

Um 5 Tage kann die Angebotsfrist verkürzt werden, wenn die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert wird.

Im nicht offenen Verfahren beträgt die Teilnahmefrist mindestens 30 Tage. Die Angebotsfrist muss ebenfalls mindestens 30 Tage betragen. Sie kann auf 10 Tage verkürzt werden, wenn eine Vorinformation im EU-Amtsblatt erfolgte. Die Angebotsfrist kann zudem um 5 Tage verkürzt werden, wenn die Angebote elektronisch übermittelt werden dürfen.

Beim Verhandlungsverfahren mit öffentlicher Bekanntmachung gelten die Fristen für die Teilnahmefrist von 30 Tagen, die um 5 Tage verkürzt werden können, wenn die elektronische Angebotsübermittlung akzeptiert wird.

Im Verhandlungsverfahren ohne eine öffentliche Bekanntmachung darf die Angebotsfrist nicht kleiner als 10 Tage sein und muss je nach Fall angemessen festgelegt werden. Das heißt, dass in bestimmten Fällen (projektabhängig) eine 15-tägige Frist auch unangemessen sein kann, sprich: zu kurz ist.

Die Zuschlags- und Bindefrist beträgt regelmäßig 60 Tage. In begründeten Fällen kann der Auftraggeber eine längere Frist festlegen.

Fristen bei nationalen Verfahren

Für die Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen müssen nach § 10 VOL/A bzw. § 13 UVgO für die Bearbeitung und Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebote sowie für die Geltung der Angebote ausreichende bzw. angemessene Teilnahme-, Angebots- sowie Bindefristen festgelegt werden. Es gibt folglich keine fixen Mindestfristen. Welche Teilnahme- bzw. Angebotsfrist ausreichend ist, hängt von dem Bearbeitungsaufwand der Angebote bezüglich der im konkreten Vergabeverfahren zu beschaffenden Leistung ab. Die Binde- und Zuschlagsfrist ist dann ausreichend, wenn eine angemessene Zeit für die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge und Angebote sowie dem Zuschlag zur Verfügung steht.

Standardisierte und einfach gelagerte Leistungen, die sich einfach eindeutig und erschöpfend beschreiben lassen, ermöglichen kürzere Fristen als komplexe Beschaffungen, bei denen neben dem Zuschlagskriterium des Preises noch Konzepte bewertet werden oder Ortsbesichtigungen erforderlich sind.

Für die Vergabe von Bauleistungen sieht § 10 VOB/A, selbst bei Dringlichkeit, eine Angebotsfrist von mindestens 10 Kalendertagen, für die Zuschlagsfrist höchstens 30 Kalendertagen vor. Eine längere Zuschlagsfrist ist nur in begründeten Fällen möglich.

Fazit

Damit Unternehmen die Chancen für ihr Angebot erhöhen, sollten sie die Angebotsfrist vollständig nutzen, um qualitativ hochwertige Angebote einzureichen und so bessere Erfolgsaussichten in der Prüfung und Wertung zu haben. Die Angebotsfristen sind auf der anderen Seite aber auch einzuhalten, weil Angebote, die nach Ablauf der gesetzten Angebotsfristen eingehen, zwingend vom Auftraggeber auszuschließen sind.

 
 
Michael Pilarski

Michael Pilarski

Als Prüfer, insbesondere der Vergaberechtsstelle, lag sein Schwerpunkt mehrere Jahre in den Bereichen Zuwendungs-, Vergabe- und EU-Beihilfenrecht. Jetzt ist Michael Pilarski als Volljurist in der Rechtsabteilung der NBank in den Bereichen Vergabe-, Vertrags- sowie Auslagerungsmanagement tätig. Darüber hinaus sitzt er der Vergabekammer Niedersachsen bei, ist zugelassener Rechtsanwalt, übernimmt Referententätigkeiten sowie Schulungen im Zuwendungs- und Vergaberecht und ist Autor verschiedener Veröffentlichungen.

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