Eine große Behörde beschafft – mal angenommen – 14.300 Drucker und schreibt dafür einen Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von fünf Jahren aus. Felix Elschner, Mitarbeiter im Bereich öffentliche Auftraggeber bei Epson Deutschland GmbH, Meerbusch, geht als Bieter angesichts der großen Stückzahl mit einem „Kampfpreis“ ins Rennen. Solch ein Großauftrag rechnet sich letztlich trotzdem auch für das Unternehmen.

Rahmenverträge und Preisgleitklauseln

Kein Verständnis hat Elschner aber, wenn die Behörde den Rabatt aus diesem Auftrag auch auf andere Druckermodelle haben möchte. Denn der „Kampfpreis“ ist schließlich für das ausgeschriebene Druckermodell im Rahmen der konkreten Ausschreibung kalkuliert.

Verständnis hat Felix Elschner dagegen durchaus dafür, dass der öffentlicher Beschaffer innerhalb der Laufzeit des Rahmenvertrags davon profitieren will, wenn der Preis für das von ihm beschaffte Druckermodell sinkt. „Preisgleitklauseln sind okay, wenn sich ein Amt oder eine Behörde für einige Jahre an ein Produkt und dessen Hersteller bindet.“

Unverbindliche Preislisten

Grundlage dafür könne aber keinesfalls die – bekanntlich unverbindliche – Preisliste sein, die bis heute auch große öffentliche Behörden bei Ausschreibungen vorgelegt haben möchten. „Preislisten werden in kurzen Zeitabständen abhängig von den Markt- und Produktentwicklungen angepasst“, sagt Felix Elschner. Schließlich werden Preise und Rabatte für verschiedene Abnehmerkreise wie Fachhandel, Distributoren usf. auf Grund von strategischen Kriterien flexibel festgesetzt.

Eine Beschaffung auf einer Preisliste aufsetzen zu wollen, ignoriert diese Tatsache und ist eine Illusion mit Blick auf Wirtschaftlichkeit. „Ein Bieter kann heute beispielsweise mit 80 Prozent Rabatt auf den aktuellen Listenpreis den günstigsten Preis machen“, erläutert Elschner. Stellt das Unternehmen morgen fest, dass es zu diesem Preis nicht produzieren kann, passt es die – unverbindliche – Preisliste unvermeidlich nach oben an. „Leider gibt es bis heute auch große Behörden, die sich bei Beschaffungen mit einem Volumen von 200 oder 300 Mio. Euro anhand von Preislisten der Bieter orientieren wollen“, bedauert Felix Elschner.

Er versteht, dass Beschaffer von sinkenden Preisen profitieren möchten. Dies zu kalkulieren sei allerdings sehr aufwendig. Beispielsweise ließe sich vom Statistischen Bundesamt der mittlere Preis für ein beschafftes Produkt ermitteln. Einfacher, so Elschner, wären kürzere Laufzeiten für Rahmenverträge. Allerdings: Eine Ausschreibung jedes oder jedes zweite Jahr bedeutet mehr Aufwand für die Vergabestelle.

Der nächste Beitrag in der Serie „Wirtschaftliche Vergabe in der Praxis“ erscheint am 30. Juni 2016.

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Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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