Was für den öffentlichen Auftraggeber im Vergabeverfahren eine wichtige Entscheidung ist – die Prognoseentscheidung, welcher Bewerber oder Bieter für die Auftragsdurchführung geeignet ist – stellt für den Bieter oder Bewerber jedoch sehr oft eine leidige Angelegenheit dar. Zum Nachweis der Eignung sind immer wieder Eigenerklärungen oder Belege einzureichen, die aufgrund verschiedener rechtlicher Vorgaben in den Bundesländern unterschiedlich sein können, die manchmal durchaus in den Vergabeverfahren mehrfach verwendet werden könnten und immer wieder identisch vorzulegen sind. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen und ist für den Fall, dass das Unternehmen den Zuschlag nicht erhält, vergebens gewesen.

Nachweisverfahren

Grundsätzlich wird zwischen der Fachkunde und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens unterschieden. Die Nachweise hierzu stehen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und sind zu diesem verhältnismäßig, d. h. es darf nicht mehr gefordert werden, als nach Auftragswert oder Schwierigkeitsgrad der Aufgabenerledigung erforderlich. Welche Nachweise gefordert werden können, sind bei Vergaben oberhalb des EU Schwellenwertes in den jeweiligen Vergabeordnungen festgelegt. Der öffentliche Auftraggeber wählt aus den dort vorgegebenen Listen die für seinen Auftrag geeigneten Nachweise aus. Um den Aufwand für die Unternehmen gering zu halten, sollen in der Regel Eigenerklärungen gefordert werden. Dies ist jedoch nicht verpflichtend. Aber auch weitergehende Erklärungen können gefordert werden, wenn sich das Unternehmen den Kapazitäten eines Nachunternehmers (Unterauftraggeber oder Eignungsleihe) bedienen möchte. Der öffentliche Auftraggeber möchte in diesen Fällen sicherstellen, dass durch die Verwendung von Verpflichtungserklärungen die Kapazitäten der Nachunternehmen auch tatsächlich zur Verfügung stehen.

Präqualifizierung

Präqualifizierte Unternehmen haben bestimmte Erklärungen oder Nachweise zur Eignung bereits vorab in einer Datenbank hinterlegt. In Deutschland werden eine Datenbank für die Bauleistungen bzw. Lieferungen/Dienstleistungen geführt. Die Betreiber der Datenbank prüfen die von den Unternehmen zur Verfügung gestellten Daten und hinterlegen diese zur Einsichtnahme durch den Auftraggeber. Diese Dienste sind kostenpflichtig. Die Idee, den Unternehmen Zeit und Kosten zu sparen, ist einfach. Das Unternehmen braucht keine gesonderten Belege im Vergabeverfahren einreichen. Soweit die Theorie, denn die Nachweise sollen auftragsbezogen sein, d. h. Dokumente, die die allgemeine Eignung dokumentieren, können im Einzelfall in Bezug auf den aktuell beschriebenen Auftrag nicht ausreichend sein. Damit müssen Unternehmen ggf. dennoch die erforderlichen Informationen beibringen.

Einheitlich Europäische Eigenerklärung (EEE)

Die EEE ist ein neues Instrument in Vergabeverfahren oberhalb der EU Schwellenwerte. Die EEE soll zur Verschlankung des Vergabeprozesses beitragen, da sie der vorläufigen Nachweisführung der Eignung dienen soll. Mit der EEE weisen die Unternehmen vorläufig ohne Vorlage von Belegen von Behörden oder Dritten die Eignung nach und das keine der maßgeblichen Ausschlussgründe auf sie zutrifft. Der tatsächliche Nachweis wird nur von dem Unternehmen verlangt, das für den Zuschlag in Betracht kommt. Der Aufwand wird daher für die sich bewerbenden Unternehmen so gering wie möglich gehalten. Für die EEE ist zwingend ein Standardformular vorgegeben, das eine einheitliche Verwendung in Europa sicherstellen soll. Die öffentlichen Auftraggeber müssen zu einem frühen Zeitpunkt darauf hinweisen, welche Angaben vom Wirtschaftsteilnehmer verlangt werden. Um dies einfacher zu gestalten, steht hierzu ein Webdienst zur Verfügung. Er dient dazu, dass die öffentlichen Auftraggeber die EEE vorbefüllen. Früher gemachte Angaben können vom Unternehmen über diesen Webdienst wieder verwendet werden, sofern diese nach wie vor aktuell sind.

Teil 2 zur EEE, der am 1. September 2016 erscheint, befasst sich mit dem Inhalt der EEE.

 
 
Ralf Sand

Ralf Sand

Diplom Finanzwirt, Finanzministerium NRW Koordinierungs- und Beratungsstelle für VOL-Vergaben, Projektleitung elektronische Vergabe in NRW, verantwortlicher Redakteur des VHB NRW; Veröffentlichungen in Fachzeitschriften, Co-Kommentator Neues Vergaberecht des Herdecke Verlags, Twinningeinsätze u.a. Kroatien Mazedonien und Republik Moldau.

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