Menge und Umfang von Liefer- und Dienstleistungen können in vielen Fällen vorweg nicht vollständig ermittelt werden. Bekannt ist oft nur der Beschaffungsgegenstand, nicht aber das tatsächliche Auftragsvolumen wie auch der genaue Zeitraum, in dem die Leistung erbracht werden soll. Der Bewerber um öffentliche Aufträge benötigt umfassende Vorgaben für die Angebotskalkulation.

Die Bedingungen für eine Rahmenvereinbarung

In solchen Fällen bietet es sich an, den „Rahmen“ des Beschaffungsgegenstandes einem Preiswettbewerb zu unterstellen. Das Vergaberecht spricht dann von Rahmenausschreibungen bzw. von Rahmenvereinbarungen. In der Praxis sind diese Vereinbarungen vielfältig anwendbar, vom Schreibbedarf bis zur Ersatzbeschaffung von Büromöbeln, von Verbrauchsmaterial in Krankenhäusern über Streusalz für den Bauhof bis hin zum Kraftstoff für den Fuhrpark.

Rahmenvereinbarungen sind über die Gesamtleistung oder einen Mindestteil davon und stets über einen bestimmten Zeitraum abzuschließen. Sie dürfen nicht dazu dienen, den Wettbewerb langfristig auszuschließen. Deshalb verbietet es sich im Regelfall, längere Laufzeiten als vier Jahre, bei der Vergabe von Aufträgen für soziale und andere besondere Dienstleistungen von sechs Jahre, zu vereinbaren.

Eine Rahmenvereinbarung muss mindestens den vorgesehenen Preis unter Offenlegung der Berechnungsgrundlagen, z. B. nach Menge der Leistung/Stundenansatz, ggf. Preisgleitklausel, das voraussichtliche Auftragsvolumen und die Festlegung der Laufzeit, innerhalb dessen die Einzelaufträge vergeben werden sollen, enthalten. Das voraussichtliche Auftragsvolumen (Liefer-/Leistungsmenge) ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, ohne dass es abschließend festgelegt sein muss.

Der Wettbewerb

Für den Abschluss von Rahmenvereinbarungen gelten die gleichen Vorschriften wie für die Erteilung anderer öffentlicher Aufträge. D. h. öffentliche Ausschreibung/offenes Verfahren/nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, sofern nicht die Ausnahmefälle eine beschränkte Ausschreibung/eine freihändige Vergabe bzw. ein nicht offenes Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb/ein Verhandlungsverfahren vorliegen.

Der Zuschlag muss auf das im Vergabeverfahren definierte wirtschaftlichste Angebot erfolgen. Dadurch binden sich beide Parteien für alle festgelegten Einzelheiten, wie z. B. die Verpflichtung innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine genau umschriebene Leistung abzunehmen. Zivilrechtlich können dem Auftragnehmer aus einer Rahmenvereinbarung Schadensersatzansprüche aus nach § 311 Abs. 2 BGB (Verletzung vorvertraglicher Pflichten)  zustehen wenn der Auftraggeber beispielsweise die Pflicht verletzt hat, so genaue Angaben zu machen, dass der Bieter hinreichend sicher kalkulieren kann.

Erteilung von Einzelaufträgen

Konkrete Leistungspflichten werden erst durch Einzelaufträge begründet. Dabei sind Rahmenvereinbarungen ein „geschlossenes System“, zu dem niemand nachträglich Zutritt erhält, weder auf Seiten der Käufer, noch auf Seiten der Lieferanten.

Der Frage eines flexiblen Preises kommt bei Rahmenvereinbarungen eine besondere Rolle zu. In der Praxis hat sich bei längeren Vertragslaufzeiten die Vereinbarung allgemein zugänglicher Listenpreise mit einem entsprechenden Abschlag bewährt. Es können aber auch alle anderen Formen eines „Preisvorbehalts“, wie z. B. Preisgleitklauseln für Lohn- oder Material dem Wettbewerb unterstellt werden.

Fazit

Rahmenvereinbarungen sind zur Vereinfachung der Vergabeverfahren sinnvoll, wenn feststeht, dass eine Leistung benötigt wird, nähere Angaben zu den Einzelaufträgen aber noch offen sind. Sie dürfen für dieselbe Leistung nicht in mehreren, ggf. unterschiedlich ausgestalteten Vereinbarungen dem Wettbewerb unterstellt werden (Bindungswirkung) und nicht den Wettbewerb behindern, einschränken oder verfälschen.

 
 
Hans Schaller

Hans Schaller

Gelernter Kommunalbeamter, u. a. Leiter der Abteilung Wirtschaftsförderung, Industrieansiedlung und Recht der Stadt Schwandorf, viele Jahre Prüfer im kommunalen und staatlichen Bereich, u. a. für Vergaben. Zahlreiche Veröffentlichungen in namhaften Fachzeitschriften sowie Autor des in der 5. Auflage im Beck-Verlag erschienen Kommentars zur Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen. Lehrbeauftragter u.a. bei der Hochschule in Osnabrück sowie Referent an verschiedenen Vergaberechtstagen.

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