Ein öffentlicher Auftraggeber hat einen Bedarf festgestellt, der sich nicht durch interne Ressourcen decken lässt, sondern öffentlich auszuschreiben ist. Für das weitere Vorgehen muss er nun das voraussichtliche Auftragsvolumen abschätzen. Bei der erforderlichen Kostenermittlung müssen sämtliche kostenrelevanten Faktoren einbezogen werden (VgV §3; VOB/A §1a). Das können beispielsweise Lieferleistungen sein, ohne die eine Bauleistung nicht auszuführen ist, also etwa die Anlieferung des Betons, der auf der Baustelle verarbeitet werden soll. Das kann beispielsweise der Gesamtwert aller Lose einer Beschaffungsmaßnahme im VOB-Bereich sein bzw. bei Lieferaufträgen alle Lose für gleichartige Leistungen (VgV §3 Ab.7). Das können zum Beispiel eventuelle Ausführungsrisiken sein, die Bieter voraussichtlich in ihrer Kalkulation berücksichtigen werden.

Umgehung von EU-Ausschreibungen unzulässig

Der Gesetzgeber will explizit verhindern, dass Aufträge so zugeschnitten werden, dass europaweite Ausschreibungen vermieden werden (VgV §3 (2)), eine Gefahr, die auf Grund des oberhalb der Schwellenwerte gegebenen Rechtsschutzes für Bieter nicht von der Hand zu weisen ist. Wiederkehrender Bedarf muss grundsätzlich durch periodische Ausschreibungen gedeckt werden.

Wie lässt sich in der Praxis der voraussichtliche Kostenrahmen realistisch ermitteln?

Eine formelle Anfrage bei potenziellen Bietern wird vermutlich nicht zu einem Marktpreis führen, sondern darunter bleiben. Bei Bedarf setzt eine Ausschreibungsaufhebung aber eine korrekte (und mitsamt der objektiven bzw. nachvollziehbaren Kriterien dokumentierte) Preisermittlung voraus. Zielführender sind daher Erkenntnisse bzw. Erfahrungswerte aus bereits durchgeführten Ausschreibungen des Bedarfs durch das eigene Haus oder durch andere öffentliche Auftraggeber. Möglich ist eine anonyme Markterkundung über das Internet bzw. eine deutlich als solche gekennzeichnete Informationsabfrage bei in Frage kommenden Unternehmen oder Großhändlern.

Wichtig: Laut VgV § 28(2) bzw. UVgO § 20 (2) ist die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und Preisermittlung unzulässig.

Marktkenntnis wichtig für Leistungsbeschreibung

Andererseits ist ein gewisser Überblick über den Markt, über die Vielfalt von Produkten, Leistungen und Lösungen sowie über die jeweiligen Anbieter samt ihrer Geschäftsmodelle, die zur Bedarfsdeckung als Bieter in Frage kommen könnten, hilfreich und erforderlich. Wie sollte ansonsten eine realistische Bedarfsklärung, eine reelle Preisermittlung einschließlich aus Bietersicht einzukalkulierende Risiken und später eine erschöpfende, eindeutige Leistungsbeschreibung auf die Beine zu stellen sein?

Wird beispielsweise das Angebot einer Bietergemeinschaft oder ein Angebot, das zur Leistungserbringung auf Subunternehmen zurückgreift, von vorneherein ausgeschlossen (wofür in jedem Fall in der Dokumentation bzw. dem Vergabevermerk die Gründe festzuhalten sind), obwohl die geforderte Leistungspalette samt einschlägiger Referenzen vom durchschnittlichen Anbieter nicht zu stemmen ist, bleibt vielleicht eine Ausschreibung ohne Resonanz, sprich es gehen keine Angebote ein, oder ein Bewerber klagt gegen den Ausschluss etwa einer Bietergemeinschaft.

Auftragsvolumen in Haushalt einstellen

Die realistische Kostenschätzung ist eine wichtige Grundlage für jede öffentliche Beschaffung. Denn die geschätzten Kosten müssen in der Haushaltsplanung des bzw. der entsprechenden Jahre eingestellt sein, wenn die Ausschreibung gestartet wird. Muss ein Vergabeverfahren abgebrochen, weil die Finanzierung nicht gesichert ist, können Bieter auf Schadensersatz klagen. Die Rechtsprechung sieht in der Regel nicht die Möglichkeit, eine Ausschreibung auf Grund von fehlenden Haushaltsmitteln aufzuheben, wenn nicht überzeugende, nicht zuvor absehbare Ereignisse vorliegen.

Daher lässt sich die Vergabestelle von der für die Budgetplanung des Hauses zuständigen Person mit einem Formblatt schriftlich bestätigen: Die geschätzten Kosten wurden für das Jahr/die Jahre der vorgesehenen Auftragsausführung eingeplant und stehen für die Beschaffungsmaßnahme zur Verfügung.

Der nächste Beitrag der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung“ erscheint am 4. Mai 2017 zum Thema „Dokumentation anlegen und Verfahrensart festlegen“.

 
 
Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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