Mit der dokumentierten Angebotswertung, der begründeten Entscheidung für das wirtschaftlichste Angebot und der Information des erfolgreichen Bieters ist das Vergabeverfahren noch nicht abgeschlossen.

Gemäß GWB §101a hat bei Oberschwellenaufträgen der öffentliche Auftraggeber alle Bieter, denen er den Zuschlag nicht zu erteilen beabsichtigt, in einem entsprechenden Schreiben über die Absage und die jeweiligen Gründe dafür sowie über den erfolgreichen Bieter samt der Gründe für den geplanten Zuschlag schriftlich – auch per E-Mail – zu informieren.

Bieterinformation und Wartefrist

Erst 15 Kalendertage (bzw. 10 im Fall einer Information per Fax oder E-Mail) nach Absendung dieser Bieterinformation kann der Zuschlag an den (bereits parallel informierten) erfolgreichen Bieter gehen. Diese Wartefrist ermöglicht es Bietern, wenn sie sich zu Unrecht nicht berücksichtigt oder in irgendeiner Form benachteiligt sehen, die zuständige Vergabekammer zwecks Nachprüfung des Vergabeverfahrens einzuschalten.

Betrachtet die Vergabekammer den Nachprüfungsantrag als nicht offenkundig unzulässig oder unbegründet, übermittelt sie ihn der ausschreibenden Stelle. Diese kann dann den Zuschlag erst nach einer Entscheidung der Vergabekammer erteilen – das ist auch der Grund, warum Nachprüfungsanträge so „gefürchtet“ sind: Sie verzögern die Beauftragung und damit die Durchführung eines Auftrags.

Bei Nichteinhaltung der Wartefrist sowie bei belegbar unvollständiger oder fehlerhafter Bieterinformation muss die Vergabestelle mit der Unwirksamkeitserklärung des Vertrags durch die Vergabekammer infolge eines Nachprüfungsantrags rechnen.

Laut VOB/A Abs.1 §18 soll der Zuschlag möglichst bald erteilt werden, zumindest noch vor Ablauf der Bindefrist. Eine Wartefrist für die Zuschlagserteilung gibt es für Unterschwellenaufträge keine. Nach UVgO §46 sind Bieter und Bewerber „unverzüglich“ über die Gründe für die Absage sowie die Gründe für die Zusage an den namentlich zu nennenden künftigen Auftragnehmer zu informieren.

Vergebene Aufträge publizieren

Ist der Zuschlag am Ende eines Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens erteilt, muss die abgeschlossene Auftragsvergabe bekannt gegeben werden. Dies geschicht  bei europaweiten Ausschreibungen im TED. Das Ergebnis von beschränkten Ausschreibungen bzw. Verhandlungsvergaben jeweils ohne Teilnahmewettbewerb mit einem Auftragswert von mehr als 25.000 Euro netto werden in der Regel auf der Internetseite des Auftraggebers oder beispielsweise auf www.vergabe24.de publiziert (VOB/A Abs.1 §20(3), UvgO § 30). Anzugeben sind Auftraggeber samt Beschaffungsstelle, erfolgreicher Bieter, Verfahrensart, Art und Umfang der Leistung sowie Zeitraum der Leistungserbringung.

Schließlich gibt es noch „statistische Pflichten“, denn im März 2016 beschloss der Bund, eine bundesweite Vergabestatistik zu realisieren, da bis dato valide Zahlen zu öffentlichen Beschaffungen unterhalb und oberhalb der EU-Schwellenwerte fehlten. Bei allen vergebenen öffentlichen Aufträgen mit einem Auftragsvolumen von mehr als 25.000 Euro müssen bestimmte Angaben zum durchgeführten Verfahren für Statistikzwecke an das Bundeswirtschaftsministerium übermittelt werden. Bei Oberschwellenvergaben via TED erfolgt dies automatisch.

Aufbewahrungsfristen beachten

Sämtliche Unterlagen aus einem Ausschreibungs- und Vergabeverfahren (ob Papier oder digital) sind grundsätzlich 3 Jahre ab Endes des Jahres, in dem der geschlossene Vertrag endet, aufzubewahren, sofern nicht eine Verlängerung dieser Aufbewahrungsfrist zum Nachweis von Rechten sinnvoll erscheint, beispielsweise bei länger laufenden Garantieansprüchen.

Übrigens: Treten nach der Auftragsvergabe, während der Vertragslaufzeit, „wesentliche“ Änderungen am öffentliche Liefer- oder Dienstleistungsauftrag auf, muss ein neues Vergabeverfahren durchgeführt werden. Für Bauleistungen gilt dies nicht (VOB/A Abs.1 §22).

 
 
Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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