Es ist jedes Jahr wieder das Dasselbe. Manches erscheint noch so weit weg und dann ist man erstaunt, wenn es dann doch in wenigen Tagen vor der Tür steht. Das ist mit dem Sommerurlaub nicht anders als mit Weihnachten oder Geburtstagen. Das Arbeitstier in einem gerät nun leicht in Panik. An was muss noch alles gedacht werden, bevor man in den wohlverdienten Urlaub entflüchten kann. In diesem will man ja auch nicht gestört werden. Manch einem wird das bekannt vorkommen: Noch schnell E-Mails checken kurz vor dem Frühstück und im Büro den Kontrollanruf machen, bevor es an den Strand geht. Sieht wirklich so ein Erholungsurlaub aus? Vor allem Führungskräften fällt es schwer, von der Arbeit Abstand zu gewinnen und darauf zu vertrauen, dass die Firma auch ohne sie zwei bis drei Wochen klar kommt.

Daher sollte man ebenso wie seinen Arbeitsalltag auch den Urlaub professionell planen. Und besonders wichtig ist: Fangen Sie nicht zu spät damit an. Das erhöht nur das Streßlevel. Wir geben Ihnen in diesem Beitrag sieben Tipps, damit das gelingt und Sie sich im Urlaub entspannen und erholen können.

Tipp 1: Urlaubsvertretung festlegen

Meist ist es der Kollege im Büro oder der Teamleiter, der die Vertretung übernehmen kann. Sind Sie eher für unterschiedliche Bereiche zuständig, können auch mehrere Kollegen die Urlaubsvertretung sein. Wichtig ist aber, dass Sie mindestens zwei Wochen im Voraus auf die betreffenden Personen zugehen und sie über die Vertretungszeit informieren. Sinnvoll ist es auch, wichtige Partner und Kunden bereits vorab über den geplanten Urlaub zu informieren. Diese sollten er nicht erst durch Ihre Abwesenheitsnotiz (siehe Tipp 6) erfahren.

Tipp 2: Übergabemappe anlegen

Hier sollten Ihre aktuellen Projekte und deren Stand sowie Zeitplan und Prioritäten aufgelistet sein. Wollen Sie einer Urlaubsvertretung etwas mehr Verantwortung und Entscheidungsspielraum geben, dann erstellen Sie zudem eine „Was mache ich, wenn…“-Liste. Auf diese kann Ihr Kollege dann zurückgreifen und sich Rat holen und ggf. eine Entscheidung treffen, ohne Sie im Urlaub stören zu müssen. Den Übergabetermin legen Sie auf zwei Tage vor Ihrem letzten Urlaubstag, so kann die Urlaubsvertretung sich in Ruhe die Mappe anschauen und bei Rückfragen eventuell noch einmal auf Sie zukommen.

Tipp 3: Keine Termine und noch zu erledigende Aufgaben am letzten Arbeitstag

Am letzten Arbeitstag liegen meist noch so viele Dinge auf dem Schreibtisch, dass man sich nicht auch noch mit zusätzlichen Meetings unter Druck setzen sollte. Planen Sie daher Ihren letzten Arbeitstag ohne Meetings, Besprechungen, etc. Auch das Übergabegespräch sollte an den Vortagen stattfinden (siehe Tipp 2). Zudem sollten am letzten Arbeitstag keine zwingend noch zu erledigenden Aufgaben anstehen. Es werden sicherlich noch genügenden Anfragen auf Sie zukommen, so dass wenigstens Ihre ToDo-Liste weitestgehend abgearbeitet sein sollte.

Tipp 4: Nur Arbeit bis Mittag einplanen

Ihr eigener Zeitplan für den letzten Arbeitstag sollte bis maximal zur Mittagspause reichen. Dann haben Sie noch immer etwas Puffer für plötzlich auftretende Anfragen und Aufgaben. Ist dies nicht der Fall, so haben Sie sicherlich genügend Überstunden, mit denen Sie sich einen vorzeitigen Urlaubsstart gönnen können. Aber was tun Sie am letzten Tag? Schaffen Sie an Ihrem letzten Arbeitstag vor allem Platz. Arbeiten Sie sich durch die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch und räumen Sie diese in geordnete Stapel bzw. heften Sie sie ab. Misten Sie aber nicht rigoros aus. Im Eifer des Gefechts könnte doch das eine oder andere im Papierkorb landen, wo es eigentlich noch nicht hingehört. Misten Sie immer erst dann aus, wenn ein Projekt oder eine Aufgabe erledigt wurde.

Tipp 5: To Do-Liste für nach den Urlaub erstellen

Viele erstellen am Freitag bereits eine Liste, welche Aufgaben sie in der kommenden Woche erledigen wollen bzw. anstehen. Das ist sehr gut. Warum das nicht auch für die Urlaubsplanung aufnehmen? Erstellen Sie eine Liste, welche Aufgaben nach Ihrem Urlaub anfallen. So haben Sie im Urlaub den Kopf frei für tolle Eindrücke und Erlebnisse und müssen nicht die ganze Zeit daran denken, sich zu merken, dass Sie dieses und jenes nach Ihrem Urlaub umsetzen müssen.

Tipp 6: Weiterleitung einrichten

Richten Sie in Ihrem E-Mail-Postfach eine automatische Abwesenheitsnotiz ein. Darin informieren Sie über die Dauer Ihres Urlaubs und wann Sie wieder im Büro erreichbar sind. Am besten nehmen Sie hierfür den zweiten Tag, damit Sie am ersten Tag stressfrei in den Arbeitsalltag zurückkehren können. Nennen Sie zudem Ihre Urlaubsvertretung mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Vergessen Sie auch nicht Ihr Telefon umzuleiten, entweder in die Zentrale oder zu Ihrer Urlaubsvertretung.

Tipp 7: So finden Sie entspannt zurück in den Arbeitsalltag

Der Urlaub ist vorbei. Damit die Entspannung und Erholung noch etwas anhält, planen Sie Ihren Arbeitsantritt mitten in der Woche. Eine kürzere Arbeitswoche schafft einen lockeren Übergang in den Berufsalltag und es heißt nicht sofort von Null auf Hundert. Planen Sie auch für den ersten Tag keine Termine, Besprechung, etc. Lassen Sie sich Luft, aufgelaufene Arbeiten zu beginnen. Beantworten Sie nur E-Mails mit einer hohen Priorität am ersten Tag – egal wie sehr andere drängeln. Versuchen Sie den Stress so weit wie möglich wegzuschieben. Gehen Sie mit netten Kollegen in der Mittagspause essen, erzählen Sie von Ihrem Urlaub und machen Sie noch einen kleinen Spaziergang am Ende. Bleiben Sie nicht zu lange im Büro. Machen Sie spätestens nach 8 Stunden Feierabend, besser nach 6,5 Stunden und gehen Sie dann zu Ihrem Lieblingsweinhändler und kaufen sich eine schöne Flasche Wein für den Abend auf der heimischen Terrasse.

 

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