Stellt der öffentliche Auftraggeber im Rahmen der Angebotsprüfung fest, dass bei einem Angebot Unterlagen fehlen, unvollständig oder fehlerhaft sind, darf oder muss er diese unter Umständen nachfordern. Dies ermöglicht dem Auftraggeber, Angebote vor dem Ausschluss zu bewahren und eröffnet so dem wirtschaftlichstem und nicht nur dem formal besten Angebot die Chance des Zuschlags. Maßgeblich für die Nachforderung von Unterlagen ist die im Einzelfall anzuwendende Regelung. Das gilt jedoch nur für Unterlagen, die bereits bei Angebotsabgabe gefordert waren. Andere Unterlagen dürfen nicht nachgefordert werden.

Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der Schwellenwerte

Im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der Schwellenwerte regeln § 56 Absatz 2 bis Abs. 5 VgV die Nachforderung von Unterlagen. Differenziert wird dabei nach Art der Unterlage und des Fehlers. Bei fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften unternehmensbezogenen Unterlagen, beispielsweise Eigenerklärungen, Angaben und Bescheinigungen, darf der öffentliche Auftraggeber gemäß § 56 Abs. 2 S. 1 VgV dazu auffordern, die Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Eine Korrektur leistungsbezogener Unterlagen ohne Wertungsrelevanz ist hingegen gemäß § 56 Abs. Satz 1 VgV nicht zulässig. Diese Unterlagen können aber bei Fehlen oder Unvollständigkeit nachgereicht oder vervollständigt werden.

Bei leistungsbezogenen Unterlagen mit Wertungsrelevanz, also solchen, die unmittelbar den Angebotsinhalt und somit die Wirtschaftlichkeitsbewertung betreffen, ist ein Nachfordern grundsätzlich ausgeschlossen. Fordert der Auftraggeber also beispielsweise mit Angebotsabgabe die Vorlage eines ausgearbeiteten wertungsrelevanten Konzeptes und legt der Bieter dieses nicht vor, so würde es gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen, wenn der Auftraggeber es nachfordern würde. Lediglich Preisangaben, sofern es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigt, dürfen gemäß § 56 Abs. 3 Satz 2 VgV nachgefordert werden.

Zu beachten ist, dass die Entscheidung über das Nachfordern der Unterlagen im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers steht. Eine Verpflichtung des Auftraggebers, Unterlagen nachzufordern, gibt es nicht. Entscheidet er sich aber für die Nachforderung von Unterlagen, muss er dies aus Gründen des Gleichbehandlungsgrundsatzes bei allen Angeboten, die an den gleichen oder gleichwertigen Mängeln leiden, tun. Gleichermaßen gilt das bei Unterlagen, die er nicht nachfordern möchte.

Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der Schwellenwerte

Die Nachforderung von Unterlagen im unterschwelligen Bereich regelt für Liefer- und Dienstleistungen § 16 Abs. 2 VOL/A. Anders als bei § 56 VgV wird hierbei keine Differenzierung nach Art der Unterlagen vorgenommen. Nachgefordert werden können Erklärungen und Nachweise, die dem Auftraggeber bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, die also physisch nicht vorhanden, unvollständig sind oder sonst nicht den formalen Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers entsprechen, § 16 Abs. 1 VOL/A. Nicht nachgefordert werden können Erklärungen und Nachweise, die eingereicht wurden, aber nicht den inhaltlichen Vorgaben des Auftraggebers entsprechen. Eine Nachforderung ist hier ausgeschlossen, da dies die Möglichkeit zur inhaltlichen Nachbesserung des Angebotes eröffnen würde.

Die Differenzierung zwischen formalen und inhaltlichen Fehlern gestaltet sich oftmals schwierig und erforderte eine genaue Betrachtung des Einzelfalls. Wie auch im Bereich der VgV steht die Entscheidung im Unterschwellenbereich im Ermessen des Auftraggebers und auch hier ist er an den Gleichbehandlungsgrundsatz gebunden. In Zukunft ist allerdings eine Angleichung der Regelungen zur Nachforderung von Unterlagen im Bereich unterhalb der Schwellenwerte an die VgV zu erwarten, die der Gesetzgeber in der noch nicht in allen Bundesländern in Kraft getretenen Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) normiert hat.

Fazit

Im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen oberhalb des Schwellenbereichs regelt § 56 VgV die Möglichkeit der Nachforderung von Unterlagen. Dem öffentlichen Auftraggeber wird damit eine klare und differenzierte Regelung an die Hand gegeben, die ihm im Vergabeverfahren Flexibilität gewährt. Im Bereich unterhalb der Schwellenwerte findet sich mit § 16 Abs. 2 VOL/A eine weniger ausdifferenzierte und strengere Regelung. Dieser Diskrepanz wird mit der UVgO entgegengewirkt und ein Gleichlauf der Regelungen zur Nachforderung von Unterlagen im Bereich ober- und unterhalb der Schwellenwerte erreicht.

 
 
Aline Fritz

Aline Fritz

Aline Fritz berät, mit über 15 Jahren Erfahrung im Vergaberecht, sowohl die öffentliche Hand als auch Bieter in allen Phasen von Vergabeverfahren. Seit 2001 als Rechtsanwältin zugelassen und seit 2002 bei FPS tätig, zuvor Leiterin der Geschäftsstelle des forum vergabe e.V. beim BDI in Berlin. Regelmäßige Vorträge sowie Schulungen zum Vergaberecht und Publikationen von vergaberechtlichen Fachbeiträgen.

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