Auch im Bereich der Bauleistungen hat der Auftraggeber die Möglichkeit, Erklärungen und Nachweise, die mit der Angebotsbekanntmachung gefordert, jedoch nicht vorgelegt wurden, nachzufordern. Anders als im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen liegt die Entscheidung, ob nachgefordert wird, nicht im Ermessen des Auftraggebers. Er ist, sowohl im Bereich oberhalb als auch unterhalb der Schwellenwerte, verpflichtet, Erklärungen und Nachweise nachzufordern. So soll, parallel zu der Zielsetzung der Regelungen für Liefer- und Dienstleistungen, verhindert werden, dass Angebote aufgrund geringer formaler Fehler ausgeschlossen werden.

Bauleistungen oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte

Die Nachforderung von Unterlagen im Bereich der Bauleistungen oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte regeln § 16 EU a VOB/A und der gleich lautende § 16 a VOB/A. Voraussetzung: Geforderte Nachweise und Erklärungen müssen im Angebot fehlen und das Angebot darf nicht schon wegen Nichtvorlage bei Ablauf der Angebotsfrist (§ 16 Nr. 1 VOB/A) oder wegen formeller Fehler, wie beispielsweise der fehlenden Textform (§16 Nr. 2 VOB/A), auszuschließen sein. Wie auch bei den Regelungen der VOL/A gestaltet sich die Differenzierung zwischen formalen und inhaltlichen Fehlern sehr schwierig. Eine detaillierte Betrachtung des Einzelfalls ist dabei immer notwendig.

So wird etwa die nicht vorgelegte Versicherungsbestätigung der Abdeckung von Schlüsselverlusten (Personal verliert Schlüssel des Auftraggebers) als formaler Fehler und damit als nachforderbar angesehen. Nicht nachforderbar, ist eine nicht vorgelegte Bestätigung für eine Umwelthaftpflicht-Basisversicherung. Diese wird im Gegensatz zum Schlüsselverlust von der Betriebshaftpflicht abgedeckt und deren nicht Vorlage gilt als inhaltlicher Fehler. Nachgeforderte Unterlagen müssen innerhalb von sechs Kalendertagen nach Anforderung vorgelegt werden. Eine Differenzierung der Frist, je nachdem, wie aufwendig sich die Beschaffung einer Erklärung oder eines Nachweises darstellt, wird nicht vorgenommen. Geschieht dies nicht, muss gemäß § 16 a Satz 3 VOB/A das Angebot zwingend ausgeschlossen werden.

Rechtliche Konsequenzen der Nachforderung von Unterlagen

Die Nachforderung von Unterlagen, Erklärungen und Nachweisen eröffnet einerseits dem öffentlichen Auftraggeber, Angebote berücksichtigen zu können, die an formalen Mängeln leiden. So wird der Wettbewerb gestärkt und sicher gestellt, dass wirtschaftlichen, an formalen Mängeln leidenden Angeboten nicht gänzlich die Chance auf den Zuschlag genommen wird. Für die Bieter stellt die Nachforderung von Unterlagen die Chance dar, etwaige unbemerkte formale Fehler zu korrigieren und weiterhin am Vergabeverfahren teilzunehmen.

Verwechselt werden darf dies aber nicht mit inhaltlicher Nachbesserung. Stimmen die vorgelegten Unterlagen inhaltlich nicht mit den Vorgaben des Auftraggebers über ein, besteht für die Bieter in der Regel keine Möglichkeit, dies zu korrigieren. Das Angebot muss dann ausgeschlossen werden. Unbedingt einhalten sollten Bieter die vom Auftraggeber festgesetzte Frist zur Vorlage der nachgeforderten Unterlagen. Lassen sie diese verstreichen, ist ein Nachfordern der Unterlagen nicht mehr möglich und das Angebot muss endgültig zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Fazit

Die Regelungen für die Nachforderung von Unterlagen variieren je nach anzuwendender Vorschrift. Während die Entscheidung über das Nachfordern von Unterlagen im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen allein im Ermessen des Auftraggebers liegt, ist er im Bereich der Bauleistungen zur Nachforderung verpflichtet. Bieter sollten sich jedoch in keinem Fall darauf verlassen, dass Unterlagen nachgefordert werden. Es empfiehlt sich, die Vergabeunterlagen, die die geforderten Erklärungen, Nachweise und Unterlagen sowie die Zeitpunkte, zu welchen sie vorgelegt werden müssen, eindeutig bezeichnen sollten, minutiös abzuarbeiten, um die Gefahr eines Angebotsausschlusses zu vermeiden.

 
 
Aline Fritz

Aline Fritz

Aline Fritz berät, mit über 15 Jahren Erfahrung im Vergaberecht, sowohl die öffentliche Hand als auch Bieter in allen Phasen von Vergabeverfahren. Seit 2001 als Rechtsanwältin zugelassen und seit 2002 bei FPS tätig, zuvor Leiterin der Geschäftsstelle des forum vergabe e.V. beim BDI in Berlin. Regelmäßige Vorträge sowie Schulungen zum Vergaberecht und Publikationen von vergaberechtlichen Fachbeiträgen.

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