Kostenersatz für Vergabeunterlagen
Ein Kostenersatz für Vergabeunterlagen ist nur möglich bei direkter oder postalischer Übermittlung, jedoch nicht bei einer elektronischen Zustellung.
Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung/des offenen Verfahrens darf bei direkter (persönlich) oder postalischer (durch Zustellunternehmen) Übermittlung der Vergabeunterlagen für deren Vervielfältigung Kostenersatz gefordert werden. Dabei ist es dem Auftraggeber nicht erlaubt, seine insgesamt mit der Ausschreibung zusammenhängenden Kosten abzudecken. Dies gilt insbesondere auch für die Kosten für die erstmalige Erstellung der Vergabeunterlagen. Kosten für die Vorbereitung und Durchführung des Verfahrens dürfen nicht auf die Bieter abgewälzt werden. In der Bekanntmachung ist die Höhe der Kosten anzugeben. Sie bemisst sich nach den Selbstkosten der Vergabestelle für die Vervielfältigung.
Hierzu zählen im Einzelnen:
- Materialkosten (Papier, Druckfarbe, Verbrauch für elektr. Energie)
- Abschreibung, Instandhaltung und Instandsetzung der Vervielfältigungsgeräte
- Gemeinkosten (z. B. Raumkosten)
- Umsatzsteuer (soweit der Auftraggeber umsatzsteuerpflichtig ist)
- Selbstkosten der Beschaffung von Mustern und Proben (sofern Bestandteil der Vergabeunterlagen)
Portokosten zählen innerhalb der VOL/A nicht zu den erstattungsfähigen Kosten (anders: VOB/A). Auch wenn ein Dritter die Unterlagen für die Vergabestelle erstellt und vervielfältigt, ist der Kostenersatz nach den o. g. Grundsätzen zu bemessen. Ein Dritter kann die Kosten nur geltend machen, wenn der Auftraggeber den ihm zustehenden Anspruch abgetreten hat.
Bei elektronischer Zurverfügungstellung der Vergabeunterlagen ist ein Kostenersatz nicht vorgesehen!
Quelle: Auftragsberatungsstelle Brandenburg