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Ablauf der elektronischen Vergabe

Elektronische Vergabeverfahren decken die gleichen Prozessschritte ab, die auch beim herkömmlichen papiergebundenen Verfahren anfallen. Von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Veröffentlichung der Bekanntmachung, die Angebotsabgabe und -wertung bis hin zur Auftragserteilung und Veröffentlichung der Ergebnisse. Der einzige Unterschied ist die durchgängig elektronische Abwicklung. Viele Vergabestellen führen die elektronische Vergabe schrittweise ein und lassen parallel beide Formen der Angebotsabgabe zu.

Vergleich der Prozessschritte

Akteur papiergebundenes Verfahren elektronisches Verfahren
Vergabestelle Händisches Anlegen der Vergabeakte Anlegen der Vergabeakte, automatisierte Vergabe des Aktenzeichens
Vergabestelle Wahl des Vergabeverfahrens und händisches Heraussuchen der passenden Formulare Elektronisch unterstützte Auswahl des korrekten Verfahrens; automatische Erzeugung der Verfahrensvorlage und Laden des Formularsatzes
Vergabestelle Erstellung und Ausdrucken des Leistungsverzeichnisses und der Formularblätter, Zusammenstellung der Vergabeunterlagen Elektronisch unterstützte Erstellung des Leistungsverzeichnisses und der Formularblätter; Import externer Dokumente
Vergabestelle Erstellung und Ausdrucken der Bekanntmachung; Übermittlung des Textes an Vergabe24 per Fax Teilautomatisierte Erstellung der Bekanntmachung; elektronische Übermittlung des Textes an Vergabe24
Vergabe24 Veröffentlichung der Bekanntmachung im Ausschreibungsblatt Veröffentlichung der Bekanntmachung auf Vergabe24.de
Bieter Recherche im Ausschreibungsblatt Recherche auf Vergabe24
Bieter Keine Vorschau auf die Vergabeunterlagen Kostenfreie Vorschau auf die Vergabeunterlagen
Bieter Bestellung der Vergabeunterlagen per Post elektronische Bestellung der Vergabeunterlagen
Bieter Warten auf die Lieferung der Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen sofort herunterladen
Bieter Händisches Ausfüllen der Papierformulare und des Leistungsverzeichnisses, Zusammenstellen der Angebotsunterlagen Elektronische Bearbeitung der Angebotsunterlagen mit der Bietersoftware; Export des LV in ein Kalkulationsprogramm, Import der Kalkulation, Teilautomatisierte Zusammenstellung des Angebots
Bieter Keine automatische Vollständigkeitsprüfung Automatische Vollständigkeitsprüfung durch die Bietersoftware
Bieter Angebot unterzeichnen, eintüten und per Post an die Vergabestelle senden Angebot elektronisch signieren, verschlüsseln und an Vergabe 24 übermitteln
Vergabe24 Keine Empfangsbestätigung Automatische Empfangsbestätigung an Bieter, inkl. Zeitstempel
Vergabe24 Aufbewahrung der Angebote in der Poststelle Aufbewahrung der Angebote in einem mit Zeitschloss gesicherten elektronischen Postfach
Vergabestelle Abholen der Angebote aus der Poststelle Abrufen der elektronischen Angebote, erst möglich nach Terminablauf
Vergabestelle Öffnen der Angebotsumschläge zum Submissionstermin Öffnen der elektronischen Angebote zum Submissionstermin am Bildschirm
Vergabestelle Händische formale und inhaltliche Prüfung und Angebotswertung Elektronische formale Prüfung und teilautomatisierte Erzeugung von Preisspiegel und Vergabevorschlag
Vergabestelle Postalischer Versand der Zuschlags- und Absageschreiben Elektronischer Versand der Zuschlags- und Absageschreiben
Vergabestelle Händische Führung des Vergabevermerks und Archivierung im Aktenordner Automatische Führung des Vergabevermerks und Export der elektronischen Akte für die Archivierung
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