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- Praxistipps zur Angebotserstellung
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Angebotswertung und Dokumentation
Von Aline Fritz, 29. Februar 2016
Hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit bietet die Wertung anhand von mathematisch oder technisch abbildbaren Größen, deren Grad des Erreichens in ein Schulnotensystem eingepflegt werden kann. Doch wie kann man transparent und nachvollziehbar eine Angebotswertung vornehmen? Am nachfolgenden Beispiel zu einer Lieferung von Druckern soll dies anschaulich verdeutlicht werden.
| Qualität 20 % | max. 60 Pkt. |
| Arbeitsspeicher Drucker | max. 12 Pkt. |
| Datenspeicher Drucker | max. 12 Pkt. |
| Prozessorleistung Drucker | max. 12 Pkt. |
| Geschwindigkeit Druckwerk | max. 12 Pkt. |
| Betriebssystem Druckwerk | max. 12 Pkt. |
Im Rahmen der einzelnen Unterkriterien wird nochmals untergliedert in kB, MHz und mm/S – Größen, Beispiel Arbeitsspeicher ab 1024 kB = 12 Pkt., bis 1024 kB = 10 Pkt. usw.
Wo eine solche mathematisch nachvollziehbare Wertung nicht möglich ist, müssen die Leistungserwartungen so konkret und umfänglich wie möglich in der Wertungsmatrix oder in der Leistungsbeschreibung beschrieben werden.
Um dem Transparenzgebot nachzukommen, ist es erforderlich, dass der Auftraggeber die verwendeten Umrechnungsformeln und Bewertungsregeln darlegt. Er kann dies entweder gesondert mittels Anhängen in der Vergabeunterlagen oder direkt in der Matrix tun. Es ist dabei maßgeblich, dass der Auftraggeber zuverlässige und kalkulierbare Informationen preisgibt, anhand derer die Bieter nachvollziehen können, wie und mit bsplw. welcher Bepunktung ihre Angebote im Zusammenhang mit den gestellten Anforderungen bewertet werden sollen. Es muss detailliert ersichtlich sein, worauf es der Vergabestelle ankommt. Bereits im Vorfeld muss erkennbar sein, welchen Erfüllungsgrad die eingereichten Angebote erzielen müssen, um mit den festgelegten Punktwerten bzw. Gewichtungen bewertet zu werden. Es muss also deutlich werden, auf welche konkreten Leistungen der Auftraggeber besonderen Wert legt und wie die Angebote insgesamt zueinander gewichtet werden sollen. Als Umkehrschluss ist es nicht transparent, wenn der Bieter nicht erkennen kann, unter welchen Voraussetzungen welche Zuschlagskriterien bsplw. als „mit kleinen Schwächen“ oder „geringen Einschränkungen“ usw. gewertet werden.
Vermeiden sollte man auch die Darstellung in Punktemargen wie 0-3, 4-7, etc, da hier oftmals nicht hinreichend deutlich wird, welcher Bewertungsmaßstab zwischen den einzelnen Noten angelegt wird.
Was muss bei der Dokumentation der Wertungsentscheidung beachtet werden?
Das Vergabeverfahren ist von Beginn an fortlaufend zu dokumentieren. Diese Pflicht erstreckt sich daher im Verlauf über die jeweiligen Vergabestufen. Insbesondere bei der Begründung, warum ein Bieter den Zuschlag erhalten hat, müssen die Überlegungen und Umstände, die die spätere Entscheidung tragen sollen, vollständig, wahrheitsgemäß und verständlich aufgezeigt werden. Gleiches gilt für die Darstellung der Prüfungen von Angeboten.
Die Gründe, die zur konkreten Ermessensausübung oder zur Beurteilung geführt haben, sind darzulegen. Es reicht also zum Beispiel bei der Verwendung einer Bewertungsmatrix nicht aus, lediglich die Punktewerte einzutragen, sondern jeder Punktwert muss verbal begründet werden.
Informationen und Beratung zum Vergaberecht erhalten Sie bei FPS Rechtsanwälte und Notare, Berlin, Frankfurt, Hamburg, Düsseldorf, unter vergaberecht@fps-law.de.
Am 14. März 2016 erscheint in unserem Blog Beitrag 4 der Serie „Das wirtschaftlichste Angebot“, der sich mit der Preiswertung und Besonderheiten von Kreativleistungen auseinandersetzt.
