„Je größer das Bauprojekt, desto mehr Sachkenntnis braucht man, um ein Angebot angemessen bewerten zu können. Dass häufig die billigsten Bieter den Zuschlag bekommen, liegt zum einen daran, dass nur die unmittelbaren Kosten betrachtet werden, und zum anderen daran, wer über die Vergabe entscheidet: Ein Ingenieur erkennt viel eher als ein Betriebswirtschaftler oder Jurist, warum das Angebot, das zunächst teurer erscheint, mittelfristig günstiger ist.“ So erläuterte Dr.-Ing. Heinrich Schroeter, Präsident der Bayerischen Ingenieurekammer-Bau, im Juli 2015 das Ergebnis einer Umfrage der Bayerischen Ingenieurekammer-Bau, dass nach Ansicht von drei Viertel der Befragten bei Bauvergaben der Billigste den Zuschlag erhalte.

Lebenszyklusbetrachtung statt Anschaffungskosten

Bauwerke sind langlebig, Bewirtschaftungs- und Modernisierungsaufwendungen liegen über die Jahrzehnte gesehen höher als die Anschaffungskosten. „Betrachtet man schon bei der Planung den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks, spart man mittelfristig jede Menge Geld, so Dr. Schroeter. Er forderte daher, dass Ingenieure bei Vergaben grundsätzlich mitreden sollten. „Nur sie können die Angebote dahingehend bewerten.“

Lebensdauerverbräuche berücksichtigen

Viele Behörden wollen sehr wohl in Zeiten der CO²-Einsparziele nicht nur wirtschaftlich, sondern auch nachhaltig einkaufen, weiß Felix Elschner, Epson Deutschland GmbH mit Sitz in Meerbusch. Bei der Beschaffung von beispielsweise 300 Druckern bedeutet dies, die zu erwartenden Strom- und Tintenverbräuche während der kalkulierten fünfjährigen Lebensdauer der Geräte mit zu berücksichtigen.

Die Mehrheit der Bieter wird klassische Technologie anbieten für – mal angenommen – 1500 Euro das Stück einschließlich Verbrauchsmaterial und Servicegarantie für fünf Jahre, wovon die reinen Gerätekosten 200 Euro betragen. Die innovative Gerätegeneration wird auf die fünf Jahre gerechnet weniger als 1500 Euro kosten wegen deutlich niedrigerer Verbräuche – die im ersten Jahr fälligen 800 Euro pro Stück mal 300 benötigter Drucker wird aber höchstwahrscheinlich das verfügbare Budget sprengen.

Dieses Dilemma, das Felix Elschner am Beispiel der Drucker illustriert, stellt sich öfters, weiß er aus seiner alltäglichen Erfahrung als Mitarbeiter im Bereich öffentliche Auftraggeber bei Epson. Innovative Produkte sind in der langfristigen Betrachtung oft wirtschaftlicher und nachhaltiger, der Einstiegspreis liegt aber in der Regel höher als bei der Standardkonkurrenz. Es gebe sehr wohl Beschaffer, die dieses Dilemma erfolgreich meistern, berichtet Felix Elschner. Sie mobilisieren ggf. die entsprechenden Budgets im Stadtrat.

Planungskompetenz der öffentlichen Hand

Die fachlichen Anforderungen an die Vergabestellen steigen noch, wenn neben Preis und Qualität beispielsweise Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden sollen. Schon jetzt aber fehlen bei der öffentlichen Hand Planungskapazitäten, konstatiert der Hauptgeschäftsführer des Hauptverbands der Deutschen Bauindustrie Michael Knipper. Erfreulicherweise habe die Politik erkannt, dass die gesamte bundesweite Infrastruktur erheblichen Instandsetzungs- und Modernisierungsbedarf habe. „Zugleich ist tragisch, dass diese Mittel durch fehlende Planungskapazitäten der öffentlichen Hand wohl nicht in vollem Umfang genutzt werden können.

Inwieweit die öffentliche Hand gut beraten sei, dauerhaft selbst umfangreiche Planungskapazitäten aufzubauen, sei zu prüfen. „Die Privatwirtschaft zeigt, dass auch externe Planungskapazitäten zu durchaus guten Ergebnissen führen.“

Der nächste Beitrag in der Serie „Wirtschaftliche Vergabe in der Praxis“ erscheint am 15. Juni 2016.

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Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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