Der öffentliche Bedarf soll im Wettbewerb mit Hilfe eines transparenten Verfahrens gedeckt werden. Wichtig ist folglich eine Bekanntmachung über eine öffentliche Ausschreibung in einer Form, die zu einer angemessenen Anzahl von Bewerbungen bzw. Angebotsabgaben führt.

Zuvor muss die Vorbereitung der Vergabeunterlagen vollständig abgeschlossen sein. Zu diesen gehören auch die Vertragsbedingungen (Mustervertrag) sowie bei Liefer- und Dienstleistungen der Hinweis auf die Einbindung der VOL/B oder das Anschreiben des Bieters, das alle gewünschten Unterlagen in der gewünschten Reihenfolge auflistet und von diesem als Deckblatt des Angebots verwendet werden muss. Zur Vorbereitungsphase gehört auch unbedingt ein Zeitplan zur internen Verwendung durch die ausschreibende Stelle. Er enthält die Schritte des Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens sowie die dafür gesetzten und von Auftraggeber- bzw. Bieter einzuhaltenden Fristen.

Elektronische Bekanntmachung

Europaweite Ausschreibungen mit Auftragsvolumina oberhalb der Schwellenwerte müssen seit 18. April 2016 in jedem Fall digital, über die Vergabeplattform Tenders Electronic Daily, kurz TED, veröffentlicht werden. Neben Ausschreibungen aus Deutschland werden alle europaweiten Ausschreibungen auch auf Vergabe24 veröffentlicht. Das erleichtert die Suche nach neuen Aufträgen. Ab 18. Oktober 2018 ist die vollständig elektronische Abwicklung des gesamten Vergabeverfahrens der öffentlichen Hand oberhalb der EU-Schwellenwerte ausschließlich und verbindlich.

Im Unterschwellenbereich hat der Auftraggeber eine Ausschreibung auf der eigenen Website und/oder auf Vergabeportalen im Internet wie www.vergabe24.de zu veröffentlichen, optional zusätzlich in Printmedien.

Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Inzwischen werden Vergabeunterlagen interessierten Bieterunternehmen meist via Download oder digital zur Verfügung gestellt. Generell ist die elektronische Kommunikation in öffentlichen Auftragsverfahren weit fortgeschritten. Die Vergabestelle muss aber sicherstellen, dass die erforderlichen technischen Mittel dafür den Zugang von Bietern zum Vergabeverfahren nicht behindern (VOB/A Abs.1 §11a).

Bei Beschränkter Ausschreibung und bei Freihändiger Vergabe hat die Vergabestelle die Vergabeunterlagen an alle ausgewählten Bewerber am gleichen Tag abzusenden (VOB/A Abs.1 §12a). Mit „angemessenen“ Fristen für die Angebotsabgabe (UvgO § 13) stellt die Vergabestelle sicher, dass interessierte Bieter abhängig von der Komplexität des Beschaffungsgegenstands und der geforderten Erklärungen und Nachweise ausreichend Zeit haben, ein fundiertes Angebot zu erstellen. Dazu gehört auch die Möglichkeit von Rückfragen an die Vergabestelle. Die festgelegte Angebotsfrist ist zu verlängern, wenn ein Auftraggeber im Rahmen einer Bieteranfrage wesentliche zusätzliche Informationen (allen Bietern!) (VOB/A Abs.1 §12) zur Verfügung stellt.

Laut VOB/A Abs.1 §10 darf die Angebotsfrist auch bei Dringlichkeit nicht zehn Kalendertage unterschreiten. Die Bindefrist ist so kurz wie möglich (weniger als 30 Kalendertage) zu halten.

Wege der Angebotsabgabe

Der Auftraggeber hat im Unterschwellenbereich noch für eine Übergangszeit die Wahl, das von seiner Vergabestelle bevorzugte Kommunikationsmittel festzulegen (VOB/A §11 ff.). In der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen legt im Unterschwellenbereich der Ausschreiber fest, auf welchem Weg er die Angebote erhalten möchte. Ab dem 1.1. 2019 muss er unabhängig davon ein Jahr lang auch elektronisch übermittelte Angebote akzeptieren. Ab dem Jahr 2020 ist oberhalb eines Auftragsvolumens von 25.000 Euro zwingend auch die elektronische Angebotsübermittlung vorgesehen. Im VOB-Bereich unterhalb der Schwellenwerte kann die Vergabestelle nach dem 18.10.2018 – wenn bei europaweiten Ausschreibungen die eVergabe auch jenseits der elektronischen Bekanntmachung verpflichtend wird – auf ausschließlich elektronische Angebotsabgabe setzen und kann damit schriftlich zugestellte Angebote bei der Wertung ausschließen (VOB/A §13).

Der nächste Beitrag in der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung?“ erscheint am 07. Juni 2017 zum Thema Aufbewahrung und Öffnung der Angebote.

 
 
Beatrix Körner

Beatrix Körner

Promotion in Politikwissenschaften. Ressortleiterin (Print, Web) bei der Bayerischen Staatszeitung, u.a. verantwortlich für den Bereich Planen & Bauen, Ausschreibung & Vergabe. Heute freiberufliche Beratungstätigkeit im Bereich Marketing & Kommunikation (online, offline, multimedial), Öffentlichkeitsarbeit & PR, Messe- & Eventmanagement.

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