Leistungsbeschreibung & Mindestanforderung

Eine fachliche Leistungsbeschreibung ist Kernstück der Vergabeunterlagen und Bestandteil des zu schließenden Vertrags. Sie muss eindeutig, erschöpfend und widerspruchsfrei formuliert sein (GWB §119ff, UVgO §23 (1), VOB/A Abs.1 §7) sowie – aus Wettbewerbsgründen – produktneutral den Beschaffungsgegenstand bzw. eine benötigte Dienstleistung darstellen. Die geforderte Leistung oder Lieferung muss zudem realistisch und erbringbar bzw. lieferbar sein. Eine Leistungsbeschreibung mit zusätzlichem tabellarischem Leistungsverzeichnis wie in VOB/A Abs.1 § 7b als Regel genannt, verschafft dem Bieter und bei der Angebotswertung dem Ausschreiber den Überblick.

Vergleichbare Angebote

Ziel der Leistungsbeschreibung bzw. des Leistungskatalogs ist zum einen die möglichst präzise Darstellung des Beschaffungsinhalts, um den festgestellten Bedarf wirklich in der benötigten Art und Weise sowie Qualität zu decken – hier ist die Fachabteilung gefragt. Zum anderen soll durch die Art und die Detailtiefe der Leistungsbeschreibung sichergestellt werden, dass Angebote eingehen, die miteinander vergleichbar sind, und das mitsamt einer realistischen und zumutbaren Preiskalkulation. Eine rechtssichere Wertung von Angeboten, die in gleicher Weise die Mindestanforderungen decken, darüber hinaus aber sehr unterschiedliche Lösungen, vielleicht gar zu ähnlichen Preisen, aufzeigen, verlangt viel Sachverstand und Sorgfalt bei der Prüfung und Wertung.

Besteht keine Klarheit über den Beschaffungsgegenstand oder die gewünschte Lösung für einen zu deckenden Bedarf, sollte der Weg einer funktionalen Ausschreibung bzw. einer Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb  (UvgO § 8 Abs. 4 (1)-(5), VOB/A Abs.1 § 7c) überlegt werden. Eine funktionale Leistungsbeschreibung gibt nur die Rahmenbedingungen für das Ziel vor und dient gerade dazu, noch nicht auf dem Markt etablierte Lösungen zu beschaffen.

Bieterfragen einplanen

Von der Produktneutralität kann im Übrigen abgewichen werden  (UvgO § 23 (5), in der Regel mit Zusatz „oder gleichwertig“), wenn – dokumentiert im Vergabevermerk – objektive, sachliche und auf den konkreten Auftrag bezogene Gründe vorliegen. Kann ein Bieter kein Angebot mit dem in den Vergabeunterlagen genannten Produkt vorlegen, hat er das Recht und die Pflicht, bei der ausschreibenden Stelle die sachlichen Gründe – Umwelt-, Technik-, Wartungs-, Ersatzteil-, Schulungs- u.a. Aspekte – zu erfragen und bei anscheinend nicht plausibler Erläuterung vor Angebotsabgabe eine Rüge wegen Verstoßes gegen das Gebot der Produktneutralität abzugeben.

Darauf muss die Vergabestelle eingestellt sein. Sie muss sich außerdem darauf vorbereiten, dass Bieter Unklarheiten oder Fehler in den Vergabeunterlagen mittels Bieterfrage zu klären haben (und dafür keine Paragraphen angeben müssen) und sie als ausschreibende Stelle dazu innerhalb bestimmter Fristen Auskünfte erteilen muss. Eine nicht beantwortete Bieterfrage ist möglicher Anlass für eine Rüge gegen die Vergabestelle (die ggf. den Zuschlag aber nicht verzögert).

Bieterfragen können auf unklare Punkte in der Leistungsbeschreibung aufmerksam machen, zur Klärung kann die Rücksprache mit der Fachabteilung erforderlich sein, bevor dann – bei für die Angebotserstellung relevanten Themen – alle Bieter über die gewonnenen Erkenntnisse und Auskünfte informiert werden. Diese Eventualität sollte die Vergabestelle bei der Terminplanung für ihre Ausschreibung berücksichtigen.

Wohlüberlegte fachliche Anforderungen

Aus der Leistungsbeschreibung ergibt sich ein fachlicher Kriterienkatalog bzw. das Leistungsverzeichnis mit den Mindest- bzw. Pflichtanforderungen und eventuell weiterführenden Leistungseckdaten. Alle auftragsbezogenen verbindlichen Leistungskriterien fachlicher Art zusammengenommen definieren sozusagen die Qualität, die von einem Beschaffungsgegenstand bzw. einer zu erbringenden Leistung mindestens verlangt wird (UVgO § 23 (2), VgV § 31).

Wer verbindliche Mindestanforderungen und damit die Mindestleistung nicht erfüllt, dessen Angebot wird bei der fachlichen Prüfung ausgeschlossen. Kriterien, die nicht unabdingbar erfüllt sein müssen, damit ein Angebot in die Wertung kommt, werden in den Katalog der Bewertungskriterien mit aufgenommen und gewichtet.

Insofern erscheint die Diskussion um den Zuschlag stets für das billigste Angebot ein wenig an der Sache vorbei: Richtig aufgesetzt, gehen in die Wertung, bei der der Preis in der Regel schwergewichtig berücksichtigt wird, nur die Anbieter bzw. die Angebote, die die benötigten Qualitäten erfüllen.