Ausschluss eines Bieters wegen Verfahrensfehlern

Schon allein der Hinweis zum Gerichtsstand auf dem Briefpapier oder ein vom Bieter vorgegebenes Zahlungsziel führt zum Ausschluss eines Bieters vom Vergabeverfahren. Mängel in den Vergabe- und Vertragsunterlagen müssen unverzüglich gerügt werden. Eine selbstständige „Berichtigung“ der Vergabe- und Vertragsunterlagen durch die Bieter würde zwingend zum Ausschluss führen.

Bei Vergabeverfahren der öffentlichen Hand, insbesondere bei den formstrengen öffentlichen oder Beschränkten nationalen Ausschreibungen bzw. den EU- weiten offenen oder nicht offenen Verfahren sind die öffentlichen Auftraggeber gehalten eine Vielzahl von Regelungen in den Vergabe- und Vertragsunterlagen, wie z. B. in der Aufforderung zur Angebotsabgabe, in der Leistungsbeschreibung, in den Bewerbungsbedingungen, in der Vergabebekanntmachung oder in den Vertragsbedingungen, zu treffen. Bieter müssen diese Anforderungen kennen und genau beachten. Selbst kleinste Fehler können nach der VOB/A und VOL/A zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Was bei der Abgabe des Angebots zwingend zu beachten ist

Bei der Abgabe des Angebots

• muss die vorgeschriebene Form (z. B. schriftlich, mit Unterschrift, verschlossener Umschlag) eingehalten werden,
• müssen alle geforderten Unterlagen dem Angebot beigefügt vorgelegt werden,
• dürfen keine Allgemeinen Geschäftbedingungen der Bieter und auch keine Floskeln wie „Zahlungsfrist…. Tage“, „Gerichtsstand ist ….“ oder „Angebot freibleibend“ verwendet werden (auf Briefpapier mit solchen unzulässigen Angaben achten),
• dürfen keine anderen als die vorgegebenen (Ausführungs- -) Fristen angeboten werden,
• müssen alle geforderten Preise angegeben werden (keine spekulativen Preise, keine Mischkalkulation),
• ist zu beachten, dass Änderungen oder Ergänzungen der Vergabe- und Vertragsunterlagen unzulässig sind.

Verstöße gegen diese Grundsätze führen zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Prüfen der Vergabeunterlagen

Vergabe- und Vertragsunterlagen (insbesondere das Leistungsverzeichnis) sind auf Verstöße gegen vergaberechtliche Bestimmungen zu prüfen. Glaubt der Unternehmer Mängel in diesen Unterlagen zu erkennen oder hält er Forderungen für nicht erfüllbar, muss er unverzüglich, auf jeden Fall vor Ablauf der Angebotsfrist, bei der Vergabestelle nachfragen bzw. „rügen“.

Nachfragen und Rügen der Bieter

Die Bieter können vor Ablauf der Angebotsfrist z. B. Aufklärung über: eine zu kurze Angebotsfrist, eine zu lange, nicht kalkulierbare Binde-/Zuschlagsfrist, eine zu kurze/ zu lange Zeit zwischen Zuschlag (Auftragserteilung) und Beginn der Ausführung, oder über eine mangelhafte/ fehlerhafte Leistungsbeschreibung (z. B. „produktbezogener“ Festlegungen in der Leistungsbeschreibung, Verwendung nicht mehr gültiger Normen) verlangen und ggf. den öffentlichen Auftraggeber formell „rügen“. Auf keinen Fall dürfen sie von sich aus die Unterlagen ändern.

Fazit

Bieter für Leistungen nach VOB/A oder VOL/A müssen sich bei der Angebotsabgabe streng an die Vergabe- und Vertragsunterlagen halten, sie dürfen weder eigenes Geschäftspapier noch eigene Briefköpfe mit Angaben verwenden, die als (Allgemeine) Geschäftsbedingung angesehen werden könnten. Zweifel am Inhalt der Vergabe- und Vertragsunterlagen sind unverzüglich mit der Vergabestelle abzuklären bzw. zu rügen.

Unsere Checklisten unterstützen Sie bei der Teilnahme an Vergabeverfahren.