E-Rechnungen in neuem Format empfangen und versenden

Die Formate XRechnung und ZUGFeRD für elektronische Rechnungen gibt es bereits seit 2018. Grundlage dafür ist das E-Rechnungsgesetz des Bundes vom 4. April 2017 („Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“). Es verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Bis April 2020 hatten die Bundesländer Zeit für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Stichtag für die E-Rechnung war der 27. November 2020. Ab diesem Termin müssen Bauunternehmen, Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch einreichen. Eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an Landeseinrichtungen und Kommunen hängt von der Umsetzung der Länder ab. Hamburg beispielsweise hat dieses Verfahren bereits zeitig angewendet. Entsprechende Regelungen finden sich in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes.

Um Komplikationen bei der Erstellung von Rechnungen zu vermeiden, waren Unternehmen dazu angehalten, ihre kaufmännische Branchenlösung auf die Kompatibilität mit ZUGFeRD und XRechnung zu überprüfen.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt, um die Kosten der Rechnungsstellung und den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Das Ergebnis ist ZUGFeRD 2.0.

Es handelt sich um ein hybrides Datenformat, da ein lesbares PDF-Dokument und strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert werden. Für Benutzer bedeutet dies, dass bei der Erstellung einer Rechnung als PDF-Datei ein Duplikat der Rechnung (XML) mit identischem Inhalt und für den Computer optimiert in die PDF-Datei eingebettet wird.

Das Rechnungsprogramm zieht alle Rechnungsdaten heraus, während der Empfänger die Rechnung im PDF-Format überprüft. Die sichtbare Komponente unterscheidet ZUGFeRD und XRechnung voneinander. Beim Erzeugen einer ZUGFeRD entsteht auch eine PDF, also ein lesbarer Teil. Das ist bei einer XRechnung nicht der Fall. Hier entsteht ausschließlich eine XML-Datei. Beide Formate ermöglichen es jedoch, die Rechnung automatisiert einzulesen und zu verarbeiten.

Aus diesem Grund haben Software-Anbieter beide Formate in ihre Rechnungsprogramme für Handwerker und Betriebe implementiert. Neben dem Export beider Formate ist auch der Import möglich – und das mit nur einem Klick. Anwender können somit ganz flexibel auf Kundenwünsche eingehen.

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht bringt die Umstellung auf die E-Rechnung auch zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten mit sich.

ZUGFeRD und XRechnung – Vorteile & Möglichkeiten

• Sparen: Die Gesamtkosten für eine Papier-Rechnung beliefen sich im Jahr 2014 laut Bundeswirtschaftsministerium auf 9,27 €. Eine Prognose, welche nur den Anstieg des Portos berücksichtigte, gab an, dass die Kosten in 2020 auf über 10 Euro steigen würden. Bei E-Rechnungen sind weder Porto noch Papier- oder Druckkosten relevant. Das bedeutet für Unternehmen: sie sparen viel Zeit und vor allem Geld.
• Vorbeugen: Die Umstellung auf E-Rechnungen schließt Fehler aus, die sich sonst beim ineffizienten Abtippen von Rechnungen per Hand einschleichen. Das Fehlerpotential wird deutlich gesenkt. Mit entsprechenden Rechnungsprogrammen können Firmen per Drag-and-Drop die ZUGFeRD- oder XML-Datei aus der Lieferanten- oder Großhändler-E-Mail in ihre Verbindlichkeiten aufnehmen. Alle Daten finden dann automatisiert ihren Weg in die Softwarelösung.
• Digitalisieren: Die elektronische Rechnung ist von gleichem Stellenwert wie die Papierrechnung. So müssen keine analogen Ordner mehr angelegt werden, was die Zettelwirtschaft beendet. Aufwand und Papierverbrauch werden minimiert, Dokumente nicht doppelt abgelegt und so Unstimmigkeiten und Unsicherheiten verhindert.
• Ausbauen: ZUGFeRD kann beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden, wobei nationale Vorschriften einzuhalten sind. Das ist möglich, da das Format die Anforderungen internationaler und europäischer Standardisierung erfüllt.
• Revisionssicher: Rechtssicherheit ist Unternehmen, welche GoBD*-zertifizierte Software nutzen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen, gewiss. Diese Rechnungen unterliegen keiner zeitlichen Begrenzung und garantieren, dass der Inhalt eines Dokuments unverfälscht dargestellt wird. Dass bei jeder PDF eine permanente automatisierte ZUGFeRD-Erstellung erfolgt, macht es noch einfacher und sicherer. Achten Sie deshalb bei der Umstellung auf die E-Rechnung und der Anschaffung neuer Softwarelösungen darauf, dass die entsprechenden Einstellungen unkompliziert in den Firmenparametern vorgenommen werden.

*) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.