Was nicht sichtbar ist, wird nicht vergütet.
Während Abschlagsrechnungen meist pünktlich und ohne Minderung gezahlt werden, werden insbesondere Schlussrechnungen in der Tiefe geprüft. Sind erbrachte Leistungen in den Abrechnungsunterlagen nicht nachvollziehbar, wird die Rechnung korrigiert und nicht in voller Höhe vergütet. Ab diesem Zeitpunkt entsteht dem Unternehmen ein kapitaler Schaden, da es unmittelbar die finanziellen Mittel und somit die Liquidität beeinflusst.
Drei der am häufigsten auftretenden Gründe für Korrekturen bei der Rechnungsprüfung sind:
- unvollständige oder fehlende Nachweise tatsächlich erbrachter Leistungen
- Nachweise für zusätzliche oder (mehrfach) geänderte Arbeiten
- unvollständige Protokolle und Unterlagen zur Prüfung der Schlussrechnung.
Was folgt, ist die ressourcenbindende Suche nach Beweismitteln und eine mühsam begründete Vorbehaltserklärung, die von der Gegenseite verstanden und anerkannt werden muss. Selbst ein Fachanwalt für Baurecht kann den rechtmäßigen Anspruch von Restwerklohnansprüchen nur dann zu 100% durchsetzen, wenn Nachweise dokumentiert und gerichtsfest sind.
Was sollte eine Baudokumentation beinhalten und wer führt sie?
Eine lückenhafte oder unvollständige Baudokumentation öffnet Tür und Tor für Missverständnisse, Konflikte und letztendlich Rechtsstreitigkeiten. Und mal ehrlich, wer hat schon Zeit und Nerven für langwierige und kostspielige Gerichtsverfahren?
Eine strukturierte Herangehensweise von Anfang an kann eine Menge Kopfschmerzen, Zeit und Geld ersparen. Sie erleichtert Führungskräften die Projektkoordination, Abrechnung und legt auch den Grundstein für ein effizientes Nachtragsmanagement sowie eine erfolgreiche Projektabwicklung. Letztendlich trägt eine umfassende Baudokumentation auch dazu bei, den Ruf des Unternehmens als zuverlässiger und professioneller Partner zu festigen und langfristig seinen finanziellen Erfolg zu sichern.
Zur vereinfachten Nutzung kann die Struktur in 5 Phasen des Projekts gegliedert werden.
- Definitions-Phase
- Planungs-Phase
- alle Informationen und Unterlagen zur Planung und Arbeitsvorbereitung, zur anstehenden Ausführung, Einsatzplanung Geräte/Personal
- Ausführungs-Phase
- alle Informationen und Unterlagen von der Ausführungsplanung, Bautagesberichte, Aufmass, Abrechnung, Nachtragsmanagement, Rapporte zusätzlicher Leistungen, Schriftverkehr, Zusatzvereinbarungen, Protokolle
- Abschluss-Phase
- alle Informationen und Unterlagen zu Ergänzungs- und Wiederholungsarbeiten, zusätzlichen Kosten, Bescheinigungen, Qualitätssicherung
- Abnahme-Phase
- alle Informationen und Unterlagen zur Abnahme, Protokolle, Gewährleistungsurkunden, Abschlussberichte, Schlussdokumentation, Schlussaufmaß, Schlussrechnung
Mit dieser Gliederung behalten die Nutzer den Überblick über die Vielzahl von Dokumenten und Informationen. Zudem können diese bei Bedarf gezielt weiterverarbeitet werden.