Allgemeine Tipps für eine erfolgreiche Bewerbung um öffentliche Aufträge – Teil 1

Vorbereitung ist alles!

Die Bewerbung für einen öffentlichen Auftrag stellt viele Unternehmen vor augenscheinliche Hürden. Auf den ersten Blick kann die Menge an Unterlagen, Text und Anforderungen durchaus überfordernd wirken. Eine gut strukturierte Vorgehensweise hilft Ihnen dabei, Ordnung in den Bewerbungsprozess zu bringen.

Achten Sie stets darauf, alle formalen Anforderungen zu lesen und zu verstehen. Wenn Sie beispielsweise eine Frist verpassen oder ein Dokument vergessen, kann dies schnell zum Ausschluss Ihres Angebots führen. Wichtig dabei ist, zunächst einen Überblick zu bekommen – und diesen auch zu behalten.

Überblick verschaffen

Bevor Sie sich in die Untiefen der Vergabeunterlagen stürzen, sollten zunächst einige grundlegende Informationen in Erfahrung gebracht werden. Dazu gehören:

• Was ist der Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung?
• Welche Fristen sind zu beachten?
• Welche Anforderungen werden an die Eignung der Bieter gestellt?
• Welche formalen Anforderungen werden an das Angebot gestellt?

Was will der Auftraggeber?

Zunächst sollten Sie den konkreten Gegenstand der Ausschreibung erfassen. Was will der Auftraggeber überhaupt und können Sie dies liefern? In der Regel bietet die Bekanntmachung bzw. die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots zumindest einen kurzen Überblick über die ausgeschriebene Leistung. So können Sie bereits einen ersten Eindruck darüber gewinnen, ob die Ausschreibung für Sie überhaupt infrage kommt und den damit verbunden Aufwand auch wert ist.  

Fristen feststellen

Anschließend sind die maßgeblichen Verfahrensfristen festzustellen und auf eine Weise zu notieren, dass an deren Ablauf rechtzeitig (!) erinnert wird. Wichtig ist insbesondere die Frist zur Abgabe des Angebots. Diese sollten Sie als erstes in Erfahrung bringen, um sich zu vergewissern, wie viel Zeit Ihnen für die Erstellung des Angebots noch bleibt.

Weitere wichtige Fristen sind die Frist für den Ablauf zum Stellen von Bieterfragen, die Bindefrist, welche die Dauer beschreibt, für welche Sie an Ihr Angebot gebunden bleiben, aber auch die Vertragsfristen, wie z.B. der Ausführungsbeginn oder Liefertermine.

Eignungsanforderungen

Ist der Auftragsgegenstand grundsätzlich klar und die maßgeblichen Fristen notiert, sollten Sie sich einen Überblick über die Eignungsanforderungen verschaffen. Öffentliche Auftraggeber können eine Vielzahl von Eignungskriterien aufstellen. Damit wollen sie erreichen, dass Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben werden. Die Eignungskriterien betreffen die,

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung,
• wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit,
• technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bieter.

Konkret kann es sich dabei z.B. um Umsatzangaben handeln, oder den Nachweis über bereits erbrachte Leistungen.

Notieren Sie am besten alle Anforderungen in einer Tabelle. So behalten Sie den Überblick, welche Anforderungen auf welche Art und Weise nachzuweisen sind und ob dieser Nachweis bereits bei Ihnen vorliegt oder noch eingeholt werden muss.

Es ist wichtig, dass Sie die Eignungsanforderungen genau lesen und verstehen. Der Teufel steckt hier oft im Detail. Es kommt in der Praxis immer wieder vor, dass objektiv geeignete Unternehmen ihre Eignung nicht korrekt nachweisen. Sie reichen beispielsweise Referenzen ein, welche mit der ausgeschriebenen Leistung nicht vergleichbar sind. Das Angebot des Bieters wird dann ausgeschlossen. Das ist umso ärgerlicher, wenn das Unternehmen tatsächlich über vergleichbare Referenzen verfügt, diese jedoch aus Unachtsamkeit nicht dem Angebot beigefügt wurden.

Anhand der Eignungsanforderungen lässt sich entnehmen, ob Ihr Unternehmen die notwendigen Voraussetzungen erfüllt, um bei der Entscheidung über den Zuschlag Berücksichtigung zu finden.

Auch wenn Ihr Unternehmen die aufgestellten Eignungsanforderungen nicht erfüllt, müssen Sie nicht zwingend von einer Bewerbung um den öffentlichen Auftrag Abstand nehmen. So besteht etwa die Möglichkeit, sich eines anderen Unternehmens als Eignungsleihgeber zu bedienen, oder mittels Bieterfragen oder Rügen den Auftraggeber dazu zu bewegen, die Anforderungen zu reduzieren.

Formale Anforderungen an das Angebot

Ebenso eindringlich sollten die formalen Anforderungen an das Angebot geprüft werden. Wenn beispielsweise bestimmte Nachweise, Zertifikate oder Bescheinigungen gefordert werden, müssen Sie sicherstellen, dass diese in der geforderten Form und vollständig vorliegen. Auch hier empfiehlt es sich, eine Tabelle zur Übersicht zu pflegen.

Fazit

Die Bewerbung um öffentliche Aufträge erfordert eine gründliche und gut organisierte Vorbereitung. Indem Sie sich einen klaren Überblick über die Ausschreibung verschaffen, die relevanten Fristen und Anforderungen im Blick behalten und alle formalen Vorgaben sorgfältig einhalten, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Teilnahme erheblich.