Zurechenbarkeit von (Fremd-)Referenzen

Wann sind Referenzen zurechenbar?

Vergabestellen fordern von Bietern regelmäßig die Angabe von Referenzen, um sich die Eignung der Bieter nachweisen zu lassen. Wem eine Referenz „gehört“ und ob sie einem Bieter in einem Verfahren zugerechnet werden kann, ist häufig nicht eindeutig. Insbesondere für Unternehmen mit einer hohen Personalfluktuation, neu gegründete Unternehmen und projektbezogene Spezialisten ist es oft nicht einfach einzuschätzen, ob ihre Referenz den Anforderungen des Auftraggebers genügt.

Was sind Referenzen?

Referenzen dienen dem Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Zu unterscheiden ist dabei insbesondere zwischen den personenbezogenen Referenzen und den unternehmensbezogenen Referenzen. Auftraggeber müssen daher in den Vergabeunterlagen klarstellen, ob sie unternehmensbezogenen oder personenbezogene Referenzen verlangen.

Personenbezogene Referenzen

Bei Leistungen, die stark durch die persönliche fachliche Expertise und Erfahrung geprägt sind, wie etwa Planungs-, Beratungs- oder Dienstleistungen nach kreativen Konzepten, kann die Referenz in der Regel der Person zugerechnet werden, die das Projekt maßgeblich durchgeführt und verantwortet hat. Das ist nachvollziehbar. Denn in diesen Auftragsbereichen zeigt sich in der Praxis, dass das Gelingen der Auftragsdurchführung im Wesentlichen vom Know-how des handelnden Fachpersonals abhängt und weniger vom Unternehmen als organisatorischer Einheit. Wenn der Auftraggeber erkennen lässt, dass es ihm auf die konkrete Erfahrung des eingeplanten Personals ankommt, ist es entscheidend, dass Bieter nachweisen können:

• Welche Mitarbeiter an dem Referenzprojekt beteiligt waren,
• welche Rolle diese Personen innehatten und
• dass für diese Mitarbeiter im neuen Projekt eine vergleichbare Funktion vorgesehen ist.

In einem solchen Fall kann daher die frühere Tätigkeit eines Mitarbeiters bei einem vorherigen Arbeitgeber ausreichen. Kernelement der personenbezogenen Referenz ist dann eine hinreichende Personenidentität zwischen Referenzleistung und geplantem Einsatz. Diese wäre beispielsweise abzulehnen, wenn nur ein kleiner Teil des Projektteams des Referenzauftrages das Unternehmen gewechselt hat oder die gewechselten Mitarbeiter das Referenzprojekt nicht maßgeblich zu verantworten hatten.

Unternehmensbezogene Referenzen

Anders verhält es sich, wenn der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen ausdrücklich unternehmensbezogene Referenzen verlangt. Dies ist regelmäßig der Fall bei komplexen Systemintegrationen, großvolumigen Beschaffungen oder bei Aufträgen, die maßgeblich von der organisatorischen Struktur, den Ressourcen oder der wirtschaftlichen Stabilität eines Unternehmens abhängen. In diesen Fällen ist nicht auf die persönliche Vorbefassung der Mitarbeiter im konkreten Referenzauftrag abzustellen. Vielmehr kommt es auf das Unternehmen an, das die Leistung als Rechtsträger erbracht hat. Eine Zurechnung dieser unternehmensbezogenen Referenzprojekte ist grundsätzlich nur möglich, wenn das frühere Unternehmen rechtlich übergegangen ist. Dies kann zum Beispiel durch Fusion, Verschmelzung, Erwerb im Wege der Rechtsnachfolge oder vergleichbare Umstrukturierung erfolgen.

Worauf Bieter achten sollten

Die wichtigste Erkenntnis ist: Der Auftraggeber bestimmt in den Vergabeunterlagen, welche Referenzen er verlangt. Auftraggeber müssen daher eindeutig formulieren, ob es ihnen auf die Erfahrung einzelner Personen oder auf die Organisationsstruktur des Unternehmens ankommt. Daher sollten Bieter die Anforderungen gründlich lesen und präzise auslegen, bei Unklarheiten frühzeitig durch Bieterfragen eine Klärung herbeiführen und ihre Referenzen und gegebenenfalls deren Zurechnung nachvollziehbar dokumentieren.

Fazit

Ob Referenzaufträge einem Unternehmen zurechenbar sind, ist jeweils im Einzelfall anhand der Gesamtumstände zu ermitteln. Bei der Abgrenzung ist vor allem zu betrachten, ob es dem Auftraggeber zur Einschätzung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens schwerpunktmäßig auf die personenbezogenen Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter ankommt oder auf unternehmensbezogene in der Struktur des Unternehmens liegende Eigenschaften. Um Risiken im Vergabeverfahren zu minimieren, sollten Bieter daher sorgfältig prüfen, ob die vorgesehenen Referenzen tatsächlich ihrem Unternehmen zugerechnet werden können.