Eignungsprüfung und Angebotswertung

Die Angebote wurden geöffnet. Nun hat die Vergabestelle Zeit, die zugelassenen Angebote zu prüfen. Die Schritte der Angebotswertung sind gesetzlich vorgegeben und müssen durch den Auftraggeber in den Vergabeunterlagen (Allgemeiner Teil) entsprechend auf- bzw. ausgeführt werden.

Formale sowie Eignungsprüfung

Die Vergabestelle hat Bieter auszuschließen (VgV §42), wenn sie verpflichtende Formalien nicht einhalten, das beginnt mit der Angebotsabgabe außerhalb der Angebotsfrist und dem nicht ordnungsgemäßen Verschließen und Kennzeichnen des Angebots oder Änderungen (Streichungen, Randnotizen, nicht vorgesehene Eintragungen) an den Vergabeunterlagen. Zwingende Ausschlusskriterien sind beispielsweise auch fehlende Unterschriften, ob Papier oder – wenn gefordert – digitale Signatur oder unklare Korrekturen des Bieters an seinen Eintragungen: Für Eindeutigkeit sorgt bei Korrekturen das Hinzufügen von Datum, Namen, Unterschrift. Ausschlusskriterien sind auch die Abgabe von Nebenangeboten, wenn diese nicht zugelassen sind, fehlende Erklärungen und Eignungsnachweise, sofern sie nicht nachgereicht werden dürfen (VgV §§561, UVgO §41) oder nicht innerhalb gesetzter Fristen nachgereicht werden, oder etwa beigefügte AGBs des Bieters oder Hinweise darauf.

Auskömmlichkeit des Angebotspreises

In der nächsten Stufe der Angebotswertung werden die Richtigkeit und die Auskömmlichkeit der Angebote geprüft (VgV §60 (1), UVgO §44, VOB/A).
Bei EU-weiten Ausschreibungen werden diese (stets auftrags-, nicht unternehmensbezogenen) Zuschlagskriterien also gewichtet. In der Prüfungsphase werden auch Nebenangebote, so zugelassen, auf Gleichwertigkeit zum Hauptangebot überprüft.

Auch jetzt kann die Vergabestelle noch einzelne Aspekte mit einem Bieter klären A Abs.1 §16d(1). Hier interessiert zum einen, ob die Bieter in ihren Angeboten richtig gerechnet haben. Zum anderen werden auffallend günstige Angebote auf Auskömmlichkeit überprüft. Denn der Zuschlag soll nicht an Angebote gehen, bei denen während der Leistungserbringung mit vielen Nachträgen oder gar mit einer Involvenz des Bieters zu rechnen sein könnte. Ggf. stellt die Vergabestelle Rückfragen an den Bieter und fordert Aufklärung zu seiner Kalkulation.

Wirtschaftlichkeit des Angebots

Nun geht es um die Wirtschaftlichkeit des Preises, das heißt das Preis-Leistungs-Verhältnis gemäß GWB §97 Abs.5. Damit sich eine Vergabestelle nicht für das billigste Angebot bzw. den niedrigsten Preis entscheiden „muss“, hat sie, wie gesehen, in den Vergabeunterlagen die für den jeweiligen Beschaffungsgegenstand relevanten Zuschlagskriterien benannt (GWB § 119ff). Hier kann es um Umweltaspekte und und den Ausschluss von mit Kinderarbeit hergestellten Produkten gehen, um  Ausführungsfriste oder beispielsweise Qualitätssicherungsnachweise. Bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte ist auch eine Gewichtung mit angegeben (VGV §58(3)).

Die Vergabestelle kann auch in dieser Phase die Auskömmlichkeit eines Angebots hinterfragen. Eine Art „Nachverhandlung“ über Preise oder Leistungseinhalte darf nicht geführt werden.

Wichtig: Es ist unbedingt darauf zu achten, dass bis zum Ende des Wertungsprozesses Bewertungskriterien zur Verfügung stehen, die noch eine Entscheidung zwischen im Verfahren verbliebenen Angeboten erlaubt.

Ist die mehrstufige Angebotsprüfung durchgeführt (und dokumentiert), kann die Vergabestelle auf fundierter Grundlage die Vergabeentscheidung treffen. Bei EU-weiter Ausschreibung, nicht bei nationaler, ist vor dem Zuschlag nach der Information der leer ausgegangenen Bieter die Wartefrist zu berücksichtigen.

Der nächste Beitrag in der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung?“ befasst sich am 20. Juni 2017 mit Regularien rund um den Abschluss eines Vergabeverfahrens.