Wirtschaftlichstes Angebot und Wertungssysteme

Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, das unter Berücksichtigung aller im konkreten Fall wesentlichen Aspekte das beste Preis-Leistungsverhältnis aufweist. Ausnahmsweise kann das wirtschaftlichste Angebot das sein, das den niedrigsten Preis hat. In diesem Fall ist die Zuschlagsentscheidung eine vom Preis abhängige, gebundene Entscheidung des Auftraggebers, der keinerlei Beurteilungs- oder Ermessensspielraum mehr zukommt.

Ist der Preis allein nicht entscheidend, muss der öffentliche Auftraggeber festlegen, welche Zuschlagskriterien er heranziehen wird und wie der Preis und die nicht-preislichen Kriterien zueinander gewichtet werden sollen. Es gibt verschiedene Wertungssysteme, die sich der Auftraggeber zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots bedienen kann.

Mögliche Wertungssysteme

Eine bewährte Methode sind dafür Punktebewertungssysteme, z.B. in Form einer Bewertungsmatrix. Hierbei werden die einzelnen Wertungskriterien jeweils mit einer bestimmten Gewichtung versehen, welche anzeigen, wie hoch der Stellenwert des jeweiligen Zuschlagskriterium bei der Vergabeentscheidung ist. In einem zweiten Schritt vergibt der Auftraggeber Punkte, die den Grad des Erreichens der Zuschlagskriterien bestimmen. Die Angebote können dann, nach der jeweilig verwendeten Berechnungsmethode, über die erzielten Punkteabstände in ein Verhältnis gesetzt werden.

Folgende Wertungssysteme werden vor allem im IT-Bereich häufig verwendet (vgl. UfaB VI – Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen Stand 30.04.2015, die regelmäßig vom Beschaffungsamt der Bundesministerium des Innern aktualisiert und herausgegeben wird):

1. Die vereinfachte Leistungs-/Preismethode
   Diese Methode eignet sich vorwiegend für die Beschaffung von Standardprodukten. Es ist dabei lediglich erforderlich, Mindestanforderungen im Sinn von Ausschlusskriterien an die Leistung zu stellen. Alle Bieter, die diese Mindestanforderungen erfüllen, sind gleich geeignet. Der Zuschlag wiederum wird dann auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt. Nur im Fall von mehreren preisidentischen Angeboten muss die Entscheidung aufgrund der Erfüllung eines vorab festgelegten und bekannt gemachten Kriteriums erfolgen.
2. Die einfache Richtwertmethode
   Hier werden Preis und Leistung gleich hoch gewichtet. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird ein Quotient aus Leistung (Leistungspunkte) geteilt durch den Preis gebildet. Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem höchsten Koeffizienten.
3. Die erweiterte Richtwertmethode
   Empfehlenswert ist diese Methode, wenn zu erwarten ist, dass innerhalb einer zu bildenden Führungsgruppe praktisch gleichwertige Angebote eng beieinander liegen werden und daher ein Stichentscheid zugunsten des preisgünstigeren oder leistungsstärkeren Angebots erforderlich sein wird. Für die Stichentscheidung muss ein eigenes Zuschlagskriterium bestimmt und veröffentlich werden, das nach Empfehlung der UfAB regelmäßig der Preis sein sollte. Aber es ist  ebenfalls zulässig ein anderes Kriterium festzulegen.
4. Gewichtete Richtwertmethode (Median- oder Referenzmethode)
   Die Benutzung dieser Methode empfiehlt sich, wenn bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots Preis und Leistung unterschiedlich gewichtet werden sollen. Die Methoden ermöglichen es, Leistung und Preis anhand eines Bezugswertes entsprechend niedrig oder hoch zu gewichten.

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