Fünf Tipps für die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen
In der öffentlichen Beschaffung sind schon jetzt Teilbereiche digitalisiert – so gilt etwa seit 2020 die Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu stellen. Seit Oktober 2023 harmonisieren zum Beispiel auch eForms die oberschwelligen Vergabeverfahren in den EU-Ländern.
Eine Einführung digitaler Prozesse sollte nicht ohne Partizipation erfolgen, empfiehlt die Mach AG, ein Anbieter von Software-Lösungen unter anderem für die öffentliche Verwaltung. Es gelte insbesondere, diejenigen ins Projektteam zu holen, die später das System nutzen sollten.
Ein zweiter Ratschlag: Papiergebundene Abläufe müssten nicht 1:1 ins Digitale übernommen werden. Oft gebe es Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen. Darum sollte zunächst eine Ist-Analyse erfolgen, von wo aus dann ein Soll-Modell erstellt und verfolgt wird. Ratschlag drei und vier beziehen sich auf die Kommunikation und Zusammenarbeit. Beides sollte transparent und wertschätzend sein.
Steht das neue Modell, empfiehlt der Software-Anbieter als fünftes einen Pilotbetrieb zunächst in einem digital-affinen Fachbereich. Hier könnten „Kinderkrankheiten“ beseitigt werden.
Quellen
