Die funktionale Leistungsbeschreibung

Im Vergabeverfahren kann die verlangte Leistung einmal „herkömmlich“ ganz konkret zum Beispiel durch genaue Zeitpläne, einzusetzendes Personal, Materialien und Arbeitsgeräte oder ähnliches beschrieben werden. Alternativ kann die Leistung komplett oder gemischt funktional ausgeschrieben werden. Solchen Leistungsbeschreibungen liegen neben Funktionsaspekten beispielsweise eine Vor- und Entwurfsplanung des Auftraggebers zugrunde.

Was ist der Unterschied zur „normalen“ Leistungsbeschreibung?

Eine funktionale Leistungsbeschreibung beschreibt nur die Funktion der verlangten Leistung. Ein Beispiel: Über einen Fluss soll eine Straßenbrücke gebaut werden. In einer „normalen“ Leistungsbeschreibung muss die Baumethode sowie die zu verwendenden Materialien genannt werden. In der funktionalen Leistungsbeschreibung werden nur Verlauf und Funktion der Brücke beschrieben.

Zweck einer funktionalen Leistungsbeschreibung

Ein Auftraggeber kann durch eine funktionale Leistungsbeschreibung größtenteils auf die Entwicklung eigener technischer Lösungen verzichten, indem der Bieter die zur Leistungsausführung erforderlichen Arbeitsschritte festlegt. So kann der Auftraggeber auch die Kreativität der Bieter nutzen und dadurch innovative Lösungen für die Auftragsumsetzung erhalten. Das ist vor allem bei Pionierprojekten sinnvoll, bei denen wenig auf Erfahrungswerte zurückzugegriffen werden kann.

Auch die funktionale Leistungsbeschreibung muss den Beschaffungsgegenstand eindeutig und erschöpfend beschreiben. Der Auftraggeber kann nicht jede Eigenplanung unterlassen und diese aus Zeit-, Personal- oder Ressourcenmangel den Bietern übertragen. Speziell die wesentlichen Einzelheiten der Leistung müssen zu Beginn des Vergabeverfahrens feststehen, sodass deutlich wird, welche Planungsleistungen angeboten werden sollen.

Vor- und Nachteile für Bieter und Auftraggeber

Die funktionale Leistungsbeschreibung bietet dem Auftraggeber im Vergabeverfahren mehr Flexibilität, insbesondere für die Beschaffung einer noch nicht konkret bestimmbaren Leistung. Nachteilig erscheint aber, dass sie oft schwieriger auszugestalten ist als eine „herkömmliche“ Leistungsbeschreibung. Das beruht darauf, dass sie zwar einen Gestaltungsspielraum belassen, aber Leistungsziel, Rahmenbedingungen und wesentliche Leistungseinzelheiten beziehungsweise alle für die Angebotserstellung erforderlichen Angaben unmissverständlich so festlegen soll. Schließlich müssen die eingehenden Angebote vergleichbar bleiben.

Auf Bieterseite wirkt auch der weitere Handlungsspielraum in der Angebotserstellung vorteilig. Andererseits trägt der Bieter das Vollständigkeits- und Funktionsrisiko für die Erreichung der funktionalen Ziele. Er muss über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um den freigestellten Weg zum funktionalen Ziel zu erreichen, und trägt die Risiken seiner Angebotserstellung. Beispielsweise kann er sich, wenn eine ausgeschriebene zu errichtende Brücke nicht die festgelegte Funktion erfüllt, nicht darauf berufen, dass das Baumaterial unzureichend kalkuliert oder die gewählte Errichtungsmethode ungeeignet war.

Funktional auszuschreiben bietet Flexibilität für Auftraggeber und Bieter und kann kreative und innovative Lösungen hervorbringen, erschwert aufgrund der freieren Gestaltung aber Ausschreibung und Angebotserstellung.

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Vor- und Nachteile für Bieter und Auftraggeber

Die funktionale Leistungsbeschreibung bietet dem Auftraggeber im Vergabeverfahren mehr Flexibilität, insbesondere für die Beschaffung einer noch nicht konkret bestimmbaren Leistung. Nachteilig erscheint aber, dass sie oft schwieriger auszugestalten ist als eine „herkömmliche“ Leistungsbeschreibung. Das beruht darauf, dass sie zwar einen Gestaltungsspielraum belassen, aber Leistungsziel, Rahmenbedingungen und wesentliche Leistungseinzelheiten beziehungsweise alle für die Angebotserstellung erforderlichen Angaben unmissverständlich so festlegen soll. Schließlich müssen die eingehenden Angebote vergleichbar bleiben.

Auf Bieterseite wirkt auch der weitere Handlungsspielraum in der Angebotserstellung vorteilig. Andererseits trägt der Bieter das Vollständigkeits- und Funktionsrisiko für die Erreichung der funktionalen Ziele. Er muss über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um den freigestellten Weg zum funktionalen Ziel zu erreichen, und trägt die Risiken seiner Angebotserstellung. Beispielsweise kann er sich, wenn eine ausgeschriebene zu errichtende Brücke nicht die festgelegte Funktion erfüllt, nicht darauf berufen, dass das Baumaterial unzureichend kalkuliert oder die gewählte Errichtungsmethode ungeeignet war.

Funktional auszuschreiben bietet Flexibilität für Auftraggeber und Bieter und kann kreative und innovative Lösungen hervorbringen, erschwert aufgrund der freieren Gestaltung aber Ausschreibung und Angebotserstellung.