Ratgeber: Mit guter Vorbereitung öffentliche Aufträge gewinnen
- Ausschreibungen finden
- Das richtige strategische Vorgehen bei der Angebotsabgabe
- Präqualifizierung
- Eignungsnachweise
- Tipps zur Angebotserstellung
Must haves eines pragmatischen Prozesses
Von Patrick Hofstadt, 9. Juni 2020
Effizienter zu besseren Angeboten
In vielen Unternehmen konzentrieren sich die Prozesse zur Angebotserstellung auf rein kaufmännische Fakten. Sie beantworten aber nicht die Fragen, wie sich Angebote in gleichbleibend hoher Qualität erstellen lassen und die Erstellung zugleich einfacher und professioneller wird. Dieser Blogbeitrag verrät Ihnen die vier wichtigsten Prozesselemente, die Ihnen dabei helfen, die genannten Ziele zu erreichen.
Strukturierte und gut dokumentierte Entscheidungen über die Teilnahme an Ausschreibungen
Sie sollten Ihre Entscheidungen über die Teilnahme an Ausschreibungen nach einem immer gleichen Entscheidungsmuster durchführen. Zudem sollten sie die Entscheidungen auch immer dokumentieren. Dies ermöglicht Ihnen auf Dauer eine Auswertung Ihrer Entscheidungsqualität und spart langfristig Ressourcen ein. Ergänzen Sie später zudem, welche der Angebote sie schlussendlich auch gewonnen haben. So können Sie auf Dauer besser erkennen, in welcher Ausgangssituation es sich lohnt ein Angebot abzugeben und wann nicht. Zudem ermöglicht die so gesammelte Datenbasis auch eine Überprüfung, ob das vertriebliche „Bauchgefühl“ bei der Biet-Entscheidung wirklich immer so verlässlich ist.
Systematische Planung und Durchführung von Kick Off Meetings
Zur professionellen Planung eines Angebots gemeinsam mit einem Angebots-Team gehören nicht nur die Vorbereitung und Bekanntgabe der Agenda. Ebenso gehören auch die Vorbereitung des ersten Entwurfs der Verkaufsstory hinein sowie die Aufbereitung eines Rahmendokuments, in das ab dem Start-Treffen („Kick Off“) alle hinein arbeiten können.
Zur professionellen Durchführung des Kick Offs gehört weiterhin ein strukturierter Ablauf. Dieser sollte mindestens zwei große Bereiche enthalten:
- Vorstellung des Kunden, der Ausschreibung, und der Angebotsstrategie, z. B. durch den zuständigen Vertriebsmitarbeiter
- Vorstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen, z. B. durch den Angebotsmanager oder den Vertriebsinnendienst.
Ein effektives Kick Off findet zudem wann immer möglich vor Ort und nicht am Telefon statt. Dies reduziert Missverständnisse und erhöht das der eingebundenen Personen.
Zentraler Prüfmeilenstein zur Mitte der Zeit
Legen Sie einen zentralen Prüftermin zur Mitte der Erstellungszeit fest. Insbesondere bei öffentlichen Vergaben ist das auch oft der Zeitraum, in dem die Frist für Bieterfragen abläuft. Sie sollten zu jedem Kapitel Ihres Angebots nun auch bereits die beabsichtigte inhaltliche Struktur vorliegen haben und auch schon einen größeren Teil der Angebotstexte. So können Sie frühzeitig prüfen, ob die ursprünglich angedachten Verkaufsargumente bislang ausreichend umgesetzt wurden.
Ein früher erster Meilenstein auf Vollständigkeit, Qualität und Umsetzung der Verkaufsargumente verschafft Ihnen genügend Zeit, um bei Problemen das Ruder noch rechtzeitig herumreißen zu können.
Mindeststandards rund um Finalisierung Produktion und Abgabe
Auch die Finalisierung eines Angebotes benötigt Zeit. Hier gilt es, eine entsprechende Erwartungshaltung im Unternehmen zu schaffen, damit die Finalisierung mit der angemessenen Sorgfalt durchgeführt werden kann. Checklisten typischer Fehler bei der Abgabe helfen Ihnen zudem, Fettnäpfchen zu vermeiden und senken die Gefahr eines Ausschlusses aus formalen Gründen.
