Angebote ungeöffnet aufbewahren

Ein Ausschreibungs- und Vergabeverfahren benötigt in der Regel einige Wochen: Es startet mit Bedarfsklärung und Kostenschätzung. Viel Zeit ist zu investieren in die Erstellung der Vergabeunterlagen einschließlich der formalen und fachlichen Kriterien sowie den Vorlagen für die erforderlichen Nachweise und Erklärungen. Schließlich sind noch die Bekanntmachung durchzuführen, Vergabeunterlagen müssen an interessierte Bieter geschickt werden, bis schließlich die Angebote geöffnet und gewertet und der Zuschlag erteilt werden können.

Bei der Zeitplanung und der Fristsetzung muss die Vergabestelle realistisch planen. Sie hat beispielsweise Feiertage, aber auch Urlaubsabwesenheiten im eigenen Haus zu berücksichtigen. Denn auf der einen Seite müssen Fristen für die Bieter  angemessen sein. Auf der anderen Seite können in den Vergabeunterlagen gesetzte Termine nicht einfach wegen Absenzen in der Vergabestelle verschoben werden können, sei es die Bindefrist für ein abgegebenes Angebot, sei es der gesetzte Vertragsbeginn.

Einflussnahmen ausschließen

Bei Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge soll alles dafür getan werden, dass alle potentiellen Auftragnehmer die gleichen Chancen auf Beauftragung haben, abhängig ausschließlich von ihrer Eignung für die Auftragsdurchführung und einschlägigen Leistungsfähigkeit. Um Einflussnahmen auszuschließen, müssen eingehende Angebote daher bis zum offiziellen Öffnungstermin ungeöffnet bleiben: das heißt im verschlossenen und wie von der Vergabestelle vorgegeben gekennzeichneten Umschlag oder wie vorgegeben elektronisch signiert (UVgO §38f) vor unbefugtem Zugriff gesichert. Eingehende Angebote werden von der Vergabestelle auf geeignete Weise gekennzeichnet und in jedem Fall ungeöffnet bzw. ungesichtet bis zur Submission unter Verschluss gehalten (VOB/A Abs.1 §§14).

Erst nach Ablauf der von der Vergabestelle selbst gesetzten Angebotsfrist darf der Ausschreiber die Angebote öffnen und inhaltlich zur Kenntnis nehmen, und zwar ausschließlich die, die bis zum Ende der Angebotsfrist vorlagen. Die Öffnung abgegebener Angebote hat an einem Termin zu erfolgen und zwar unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist (UVgO §40).

Niederschrift erstellen

Über die Öffnung der Angebote wird eine Niederschrift erstellt: Die Bieter und ihre Bevollmächtigten, die im Fall von national ausgeschriebenen Bauleistungen beim Öffnungs- bzw. Submissionstermin anwesend sein dürfen, können die Niederschrift, die verlesen werden muss, mit unterzeichnen. Veröffentlicht werden darf die Niederschrift darüber hinaus nicht. VOL/A bzw. UvgO lassen keine Anwesenheit von Bietern zu. Gleiches gilt für alle Ausschreibungsverfahren oberhalb der Schwellenwerte (VgV §55 (2)).

Die Öffnung erfolgt in Anwesenheit von mindestens zwei Vertreter/-innen des Auftraggebers (UVgO §40(2), VOB/A Abs.1 §14).

Übrigens: Ein Vergabeverfahren kann nur unter engen Bedingungen aufgehoben werden (UVgO §48): wenn kein eingegangenes Angebot die Anforderungen erfüllt bzw. kein wirtschaftliches Ergebnis vorgelegt wurde, wenn sich die Grundlagen des Verfahrens wesentlich geändert haben oder wegen „anderer schwerwiegender Gründe“.

Der nächste Beitrag in der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung?“ befasst sich am 13. Juni 2017 mit der Prüfung und Wertung der Angebote.