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eVergabe: Für diese Fehler ist der Bieter verantwortlich

Die eVergabe ist auf dem Vormarsch: Bei europaweiten und vermehrt auch bei nationalen Vergabeverfahren müssen die Bieter elektronische Kommunikationsmittel verwenden [dazu siehe auch das Whitepaper von Vergabe24]. Das klappt gerade in der Umstellungsphase oft nicht reibungslos. Daher sollten Sie wissen, für welche Fehler der Bieter „verantwortlich“ ist, wenn sein Angebot oder Teilnahmeantrag nicht form- und fristgerecht elektronisch übermittelt wird.

Pünktlichkeit ist Pflicht

Wie bei Angeboten auf dem Postweg gilt auch beim elektronischen Versand der Grundsatz: Der Bieter trägt das Übermittlungsrisiko! Er muss dafür sorgen, dass sein Teilnahmeantrag oder sein Angebot beim Auftraggeber in der korrekten Form und rechtzeitig (vor dem Ende der Angebotsfrist) eingeht. Es sind empfangsbedürftige Willenserklärungen, die nur dann gewertet werden können, wenn sie richtig abgegeben werden und rechtzeitig beim Auftraggeber ankommen.

Die Stolperfallen in der elektronischen Kommunikation können vielfältig sein:

Veraltete Software

Der Bieter muss dafür sorgen, dass seine Computersoftware für die elektronische Angebotsabgabe auf dem aktuellen Stand ist.
Das bestätigte auch die Vergabekammer. In einem konkreten Fall hatte der Mitarbeiter eines Unternehmens eine 5 Jahre alte Programmversion der Bietersoftware verwendet und den Hinweis auf notwendige Updates ignoriert. Eine Angebotsabgabe war daher aus technischen Gründen nicht möglich. Der Bieter klagte gegen den Ausschluss vor der Vergabekammer Südbayern. Diese jedoch gab dem Auftraggeber Recht (Beschluss vom 19.03.2018). Wer sich an elektronischen EU-Vergabeverfahren beteiligt, muss, so die Ansicht der Vergabekammer, wissen, dass unterlassene Updates zu Funktionseinbußen führen können. Die Verantwortung hierfür trägt allein das Unternehmen.

Unser Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Software für die Angebotsabgabe auf dem neuesten Stand ist. Planen Sie für Updates genügend Zeit ein. Sollten Sie hierfür Ihre IT benötigen, so denken Sie daran, dass diese auch andere Aufgaben hat und eventuell nicht sofort zur Hilfe eilen kann.

Angebotsabgabe per E-Mail

Ein Bieter hatte technische Probleme und reichte wenige Minuten vor Ablauf der Angebotsfrist ein leider unverschlüsseltes Angebot per E-Mail ein. Als er anschließend nach Ende der Angebotsfrist die Ursache feststellte, versuchte er, sein Angebot erneut und diesmal formgerecht einzureichen. Aber vergeblich: Das erste, unverschlüsselte Angebot per E-Mail galt und war nicht formgerecht. Dabei spielte es keine Rolle, dass er die E-Mail sogar auf Vorschlag der Service-Hotline der Vergabeplattform eingereicht hat. Das zweite, formgerecht verschlüsselte Angebot war verspätet. Nach Ansicht des Oberlandesgerichts Karlsruhe hat außerdem das erste Angebot per unverschlüsselter E-Mail das später verschlüsselte Angebot „infiziert“, sodass der eingetretene Verstoß gegen die Datensicherheit sowieso nicht mehr nachträglich hätte behoben werden können (Beschluss vom 17.03.2017).

Unser Tipp: Geben Sie niemals Angebote per E-Mail ab, da diese Variante der elektronischen Angebotsabgabe nicht unter die in der VgV bzw. UVgO geforderten „elektronischen Mittel“ fällt. Bitten Sie ggf. um Fristverlängerung. Und ganz wichtig: Auch wenn der elektronische Weg scheinbar eine Angebotsabgabe „in letzter Minute“ erlaubt, so zeigt sich in vielen Fällen doch, dass es ratsam ist, die Angebotsabgabe mindestens einen Tag vor Ablauf der Frist durchzuführen. Sollte einmal etwas schiefgehen, bleibt zumindest noch die Zeit, entsprechend zu reagieren.

Ratgeber für die eVergabe

  • Zugang zu digitalen Vergabeunterlagen
  • Die Sicherheit der eVergabe
  • Die elektronische Angebotsabgabe
Hier geht’s zum Ratgeber

Falscher Kommunikationsweg

In einem anderen Fall hatte ein Bieter die Eingabemaske für die allgemeine Kommunikation des Vergabeportals und nicht, wie gefordert, die Eingabemaske für die Abgabe eines Teilnahmeantrags genutzt. Sein Teilnahmeantrag wurde nicht gewertet. Das Problem: Nachrichten über die allgemeine Kommunikation wurden unverschlüsselt übermittelt und konnten sofort gelesen werden. Das heißt, dass der Auftraggeber vor Ablauf der Teilnahmefrist den Teilnahmeantrag einsehen konnte. Das ist nicht erlaubt. In der richtigen Eingabemaske wäre der Teilnahmeantrag verschlüsselt übermittelt worden und vor einem vorzeitigen Zugriff vor Ablauf der Teilnahmefrist geschützt gewesen. Nach Ansicht der Vergabekammer Lüneburg müssen weder Auftraggeber noch Anbieter von eVergabe-Systemen darauf hinweisen, dass Teilnahmeanträge verschlüsselt einzureichen sind. Das steht bereits in der VgV schwarz auf weiß und muss daher teilnehmenden Unternehmen bekannt sein (Beschluss vom 11.12.2018).

Unser Tipp: Prüfen Sie, welche Kommunikationswege der Auftraggeber vorschreibt und halten Sie sich zwingend an diese. Alles andere kann nur zum Ausschluss führen und damit war die vorangegangene Arbeit der Erstellung des Teilnahmeantrags bzw. des Angebots völlig umsonst.

Fazit

Sowohl bei der postalischen, als auch bei der elektronischen Angebotsabgabe müssen bestimmte Regeln beachtet werden. Verlangt der Auftraggeber eine digitale Zusendung, gilt:

  1. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihre IT-Ausstattung auf dem aktuellen Stand ist und keine Updates benötigt. Planen Sie immer genügend Zeit für Aktualisierungen ein.
  2. Geben Sie ein Angebot niemals per E-Mail ab. Dies ist zu keiner Zeit erlaubt.
  3. Machen Sie sich rechtzeitig, idealerweise schon Wochen vor dem Ablauf der Angebotsfrist, mit der Bedienung der Vergabeplattform sowie der Software für die Angebotsabgabe vertraut. Besuchen Sie hierfür zum Beispiel entsprechende Schulungen.