Mehr Erfolg bei Ausschreibungen durch strukturierte Biet-Entscheidungen

Im privatwirtschaftlichen Bereich existieren nach meiner Erfahrung in vielen Unternehmen schon ausgereifte Deal-Qualification-Prozesse, die eine Prüfung anhand kaufmännischer oder strategischer Parameter erlauben. Woran es oftmals aber hapert, ist die Abdeckung der besonderen Eigenarten öffentlicher Ausschreibungen.

Aufgrund ihrer formalen Art bietet aber gerade die öffentliche Ausschreibung hervorragende Möglichkeiten, bestimmte Entscheidungskriterien strukturiert abzubilden. Hierzu gehören zum Beispiel folgende Fragen:

• Kann man als potenzieller Teilnehmer anhand irgendwelcher Faktoren erkennen, dass es sich um eine „faire Vergabe“ handelt?
• Wie kann man im Vorfeld feststellen, ob sich die Teilnahme am Verfahren lohnt?
• Ist möglicherweise ein anderer Bieter schon so positioniert, dass sich die Teilnahme eigentlich nicht lohnt?

Insbesondere die letzte Frage lässt sich bei öffentlichen Ausschreibungen vielfach deutlich leichter beantworten als in der Privatwirtschaft.

Unternehmen, die hier gut aufgestellt sind und diese sowie weitere Entscheidungsfragen regelmäßig strukturiert beantworten, profitieren typischerweise mehrfach:

• zum einen durch den direkt eingesparten personellen Aufwand für die Ausschreibungen, bei denen die Gewinnchance ohnehin niedrig ist und
• zum anderen durch die freiwerdenden zusätzlichen Ressourcen, die in Projekte und Vergabeverfahren mit einer höheren Gewinnwahrscheinlichkeit gesteckt werden können.
• Darüber hinaus nutzt eine strukturierte Entscheidung auch langfristig. Die Firmen erhalten – das entsprechende Reporting vorausgesetzt – immer wieder wertvolle Informationen darüber, warum das Unternehmen sich nicht an Ausschreibungen beteiligen konnte, obwohl sie auf den ersten Blick als strategisch sinnvoll erschienen. So lassen sich wertvolle Impulse für die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens ableiten.

Praxishinweise

• Ein professioneller Biet-Entscheidungsprozess bietet den Anwendern in allen Formen Hilfe zur Selbsthilfe und sensibilisiert die eingebundenen Personen für die typischen Entscheidungsfragen. Im Idealfall ist der Prozess selbst mehrstufig aufgesetzt, um die Anzahl der eingehenden und in Frage kommenden Ausschreibungen möglichst schnell zu reduzieren. Aufwändige Detailprüfungen sind dann nur noch bei den Ausschreibungen nötig, bei denen bestimmte Ausschlussgründe schon frühzeitig ausgeschlossen wurden.
• Ein guter Biet-Entscheidungsprozess sollte auch Fragen zur Positionierung im Wettbewerb ausreichend berücksichtigen. Als Ergebnis liegen dann zu den Ausschreibungen, die den Prozess erfolgreich durchlaufen haben und auf die ein Angebot abgegeben werden kann, typischerweise alle Informationen vor, die für eine erfolgreiche Vertriebsstory benötigt werden. Sollte sich im Verlauf der Ausarbeitung hingegen bei dem einen oder anderen Verfahren zeigen, dass dies nicht der Fall ist und eben nicht alle Informationen vorliegen, die die Frage beantworten, warum ein potenzieller Auftraggeber das eigene Unternehmen statt der Konkurrenz beauftragen sollte, dann ist oft die Biet-Entscheidung selbst nicht glücklich gelaufen. Ein guter Biet-Entscheidungsprozess ist in diesem Sinne immer auch ein Instrument, um die Qualität der vertrieblichen Vorarbeiten evaluieren zu können.
• „Last but not least“ sollte eine gute Biet-Entscheidung auch immer die Frage beantworten, ob das eigene Unternehmen überhaupt ausreichend Ressourcen zur Verfügung hat, um ein qualitativ hochwertiges Angebot erstellen zu können.