5 Tipps, um Formfehler bei der Angebotsabgabe zu vermeiden

Ausschlüsse aus Vergabeverfahren aus formalen Gründen sind extrem ärgerlich – und geschehen dennoch immer wieder. Sei es aus Unwissenheit oder Unachtsamkeit. Dieser Blogbeitrag gibt Ihnen fünf Tipps, wie Sie die Gefahr von formalen Fehlern dauerhaft senken.

Ausschreibungen systematisch lesen und erfassen mit einer „Compliance Matrix“

Eine sogenannte „Compliance Matrix“ ist eine sehr detaillierte Liste, die Ihnen hilft, alle für das jeweilige Angebot geforderten Aspekte strukturiert zu erfassen. Eine solche Liste wird meist in Tabellenform erstellt. Es gehören zum einen „formale“ Aspekte hinein, wie vorgegebene Schriftgrößen, ein maximaler Seitenumfang oder Anforderungen rund um die Abgabe (beispielsweise vorgegebene Dateiformate). Ebenso gehören aber auch inhaltliche Punkte mit hinein, beispielsweise sämtliche Eignungskriterien oder auch die Beantwortung von Fragen in einer bestimmten Qualität oder Tiefe.

Eine „Compliance Matrix“ können Sie schnell und einfach auf Basis von Excel erstellen. Im Nachgang können Sie den definierten Elementen zudem Zuständigkeiten, Prüfzeitpunkte und Erstellungsfristen zuweisen, damit Ihnen auch wenn es stressig wird, kein Detail „durch die Lappen geht“. Wenn durch Antworten auf Bieterfragen neue Vorgaben hinzukommen, müssen Sie Ihre Matrix natürlich ebenfalls anpassen.

Eindeutige Zuständigkeiten regeln, Eskalationspfade definieren

Spätestens zum Start des Projekts sollten alle Zuständigkeiten klar und eindeutig geregelt sein. Insbesondere gilt dies für die Person im Angebots-Team, die für Fragen der formalen Vollständigkeit zuständig ist. Die Einsprüche oder Bedenken dieser Person sollten in der Folge entsprechend ernst genommen werden. Ebenso eindeutig und frühzeitig sollte aber auch die Frage geregelt sein, was eigentlich passiert, wenn die Dinge nicht so laufen, wie geplant; wenn beispielsweise Einwände zu formalen Aspekten vom Angebotsteam nicht ernstgenommen werden oder das Erstellungsprojekt den geplanten Zeitpfad verlässt. Hier helfen vorab definierte Eskalationsprozesse, die nicht nur das Recht, sondern auch die Pflicht zur Meldung beinhalten und den Kommunikationspfad klar vorgeben.

Checklisten für typische Fehler

Wenn Sie regelmäßig an Vergabeverfahren teilnehmen, sollten Sie Checklisten typischer Fehler im eigenen Unternehmen erstellen. Diese Checklisten können Sie langfristig weiterentwickeln, wann immer Sie eine neue Erfahrung gemacht haben oder Verbesserungsbedarf feststellen. So profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter in der Zukunft von den Fehlern der Vergangenheit. Auch zur Pflege und zur Nutzung einer solchen Liste gehören definierte Zuständigkeiten. Als Start bietet Ihnen die Checkliste von Vergabe24 eine gute Grundlage.

4-Augen-Check für zentrale Punkte

Die Erfahrung zeigt, dass es sensible Punkte innerhalb der Angebotserstellung gibt, an denen Fehler mit hohen wirtschaftlichen Risiken behaftet sind oder typischerweise zum Ausschluss führen. Diese Punkte sollten Sie mit einem 4-Augen-Check absichern.

Zur Vermeidung von Ausschluss-Risiken könnten Sie beispielsweise die Vollständigkeit der „wertungsrelevanten Unterlagen“, das Vorhandensein verlangter Unterschriften an definierten Stellen oder das Einhalten zwingender Vorgaben zur Abgabeform (Umschlagbeschriftung, Kennzettel, …) immer nochmals von einem weiteren Mitarbeiter prüfen lassen.

Abgrenzungs-Management: Zwischen Risikomanagement und Ausschlussgefahr

Insbesondere in technisch orientierten Branchen kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter Dinge möglichst klar und transparent skizzieren wollen und bestimmte Eventualitäten oder unwahrscheinliche technische Detailfälle sicherheitshalber ausdrücklich ausschließen. Vergaberechtlich kann ein solches Vorgehen aber dazu führen, dass aus dem gesamten Angebot ein „Nebenangebot“ wird, das nicht mehr gleichwertig zum beabsichtigten Auftragsgegenstand ist. Es droht dann ggf. der Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Selbstverständlich ist es wichtig, erkannte Risiken frühzeitig zu managen. Aber sie sollten dann besser per Bieterfrage ausgeräumt oder als Risikoaufschlag mit eingepreist werden. Ebenso wichtig ist eine frühzeitige Sensibilisierung derjenigen Mitarbeiter, die die Texte beisteuern, dass es Aspekte des Vergaberechts gibt, bei denen wenig Spielraum besteht.