Eignungsnachweis und Erklärungen

Vergabeunterlagen und damit verbunden abzugebende Angebote sind in der Regel ziemlich umfangreich, u.a. ist die Liste der vorzulegenden Eignungsnachweise und Erklärungen oft recht lang; vielfach werden sie immerhin in einer Eigenerklärungsvorlage zusammengefasst, die sehr viele Punkte enthalten kann.

Eignungsnachweis für den ausgeschriebenen Auftrag

Hierbei geht es darum, sicherzustellen, dass der Bieter die für die Erfüllung des konkret ausgeschriebenen Auftrags erforderliche rechtliche und wirtschaftliche Zuverlässigkeit sowie Leistungsfähigkeit und Fachkunde mitbringt (GWB §97 Abs.4). Aber auch „strategische“, also ökologische, soziale, innovative Aspekte können inzwischen im Ausschreibungs- und Vergabeverfahren einbezogen werden (GWB §97 Abs.3).

Das heißt, eine öffentliche Vergabestelle muss für den betreffenden Auftrag die grundsätzliche Eignung des einzelnen Bieters feststellen, und zwar auch wenn dieser auf Grund früherer Aufträge „bekannt und bewährt“ ist. Durch die Eignungsprüfung muss sie – nachvollziehbar – sicherstellen, dass ein potenzieller Auftragnehmer auf Grund seiner wirtschaftlichen Situation – abgefragt werden oft für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre Gesamtumsatz bzw. Umsatz mit der für die Ausschreibung relevanten Leistungsart – und seines bisherigen geschäftlichen Verhaltens den Auftrag übernehmen und ausführen kann.

Transparenz geschaffen werden muss ebenso über die für den Auftrag einschlägigen, belegbaren Erfahrungen, Fähigkeiten und Ressourcen, auf Grund derer der Bieter geeignet erscheint und erwarten lässt, dass er im Falle einer Auftragsvergabe die ausgeschriebenen Leistungen vertragsgerecht erbringen werde.

Nachweisauflistung in der Bekanntmachung

Die dafür verlangten Erklärungen und/oder Nachweise werden nicht nur in den Vergabeunterlagen benannt  und in der Regel mit Hilfe entsprechender Vorlagen bzw. Formularen abgefragt, sondern bereits in der Bekanntmachung aufgelistet.

Das hat seinen Grund: Sichtet ein potenzieller Bieter die (knappe) Bekanntmachung, kann er schon anhand der Eignungsvoraussetzungen erkennen, ob er zumindest die formalen Hürden überwindet und es überhaupt Sinn macht, die Vergabeunterlagen, etwa über Vergabe24, anzufordern oder herunterzuladen und ggf. auszudrucken. Und stellt er fest, dass geforderte Belege zwar möglich sind, aber noch nicht im Haus vorliegen, bleibt Zeit, diese zu beschaffen.

Öffentliche Auftraggeber sollen sich in der Regel auf Eigenerklärungen der Bieter stützen (UVgO § 35(2)). Wo sie diese für nicht ausreichend erachten und Nachweise fordern, haben sie in der Vergabedokumentation die Begründung dafür niederzulegen. Wo möglich, sollen Eignungskriterien die Voraussetzungen von kleinen Unternehmen berücksichtigen (GWB § 97 Abs. 4).

Referenzen überprüfen

Die Vergabestelle prüft die Fachkunde eines Unternehmens u.a., indem es sich vor allem auftragsbezogen einschlägige Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Angabe des Auftragsvolumens, des Leistungszeitraums sowie des Auftraggebers vorlegen lässt. Dazu gehören zudem Kontaktdaten für direkte Nachfragen; werden diese genutzt und Referenzgeber „abgefragt“, hat diese Abfrage systematisch zu erfolgen und muss dokumentiert werden. Abgesehen von den Referenzen kann zur Fachkundeprüfung, abhängig vom Auftrag, beispielsweise ein Nachweis über die Verfügbarkeit entsprechend qualifizierten Personals oder der technischen Ausrüstung verlangt werden.

Legt ein Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)  vor (VgV §50) (ab 18.10.2018 vollelektronisch im Oberschwellenbereich), muss die Vergabestelle diese als Nachweis akzeptieren, wenn die EEE vollständig ist. Vom Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot werden dann die Eignungsnachweise für die konkrete Eignungsprüfung angefordert. Im Bereich der UVgO (§35 (3)) kann die Vergabestelle die Vorlage einer EEE als vorläufigen Beleg von Eignung und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen verlangen, ggf. mit digitaler Signatur.

Wichtig für die Vergabestelle: Verlangt sie verbindlich bestimmte Eignungsnachweise und Erklärungen, darf sie Angebote, bei denen diese fehlen und auf Anforderung hin auch nicht fristgerecht nachgereicht werden, nicht in die Wertung einbeziehen.