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Nachforderung von Unterlagen – Zweite Chance für den Bieter
Von Dr. Clemens Butzert, 20. März 2018
Wenn sich nach Angebotsabgabe Unvollständigkeiten sowie fachliche oder rechnerische Fehler ergeben, kann (oder muss) ein Auftraggeber fehlende Unterlagen nachfordern. Beispiele sind fehlende Preisangaben oder ein nicht nachvollziehbarer Konzeptentwurf. Ein Auftraggeber hat aber auch die Möglichkeit, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festlegen, dass er keinesfalls Unterlagen nachfordert – etwa um das Vergabeverfahren abzukürzen.
Was wird nachgefordert?
Zunächst bezüglich Liefer- und Dienstleistungen ist für den Oberschwellenbereich in § 56 VgV und für den Unterschwellenbereich künftig in § 41 UVgO geregelt, dass der Auftraggeber den Bieter auffordern kann, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen. Diese beinhalten insbesondere:
- Eigenerklärungen
- Angaben
- Bescheinigungen oder sonstige Nachweise
Betroffen sein können beispielsweise Herstellerangaben, Muster oder Proben zu angebotener Lieferware. Auch Angaben zu Subunternehmern oder Referenzen zu einem Angebot können nachgefordert werden.
Nicht nachgefordert werden können leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Dies gilt aber nicht für Preisangaben, wenn es unwesentliche Einzelpositionen sind, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
Wann wird nachgefordert?
Der Auftraggeber muss entscheiden, ob und was er nachfordert. Er kann aber nicht ganz frei entscheiden, sondern muss die Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung gegenüber den Bietern beachten.
- Es muss von allen Bietern gleiches nachgefordert werden
- Es dürfen nicht einem Bieter ungleich mehr Gelegenheiten zur Ausbesserung eines fehlerhaften Angebots eingeräumt werden
Für den Baubereich gilt in diesem Zusammenhang gemäß § 16a VOB/A eine Pflicht zur Nachforderung entsprechender fehlender Unterlagen und dahingehend keine ermessensabhängige Entscheidungsfreiheit des Auftraggebers.
Wie wird nachgefordert?
Der Auftraggeber muss eindeutig und zumutbar nachfordern. Nach Aufforderung durch den Auftraggeber sind die fehlenden Unterlagen in der Folge innerhalb einer vom Auftraggeber festgelegten Frist, die angemessen bemessen sein muss, vorzulegen.
Im Baubereich gilt entsprechend der VOB/A für die Nachlieferung fehlender Erklärungen oder Nachweise eine festgelegte Frist von sechs Kalendertagen. Außerdem hat der Auftraggeber die Entscheidung zur Nachforderung und das Ergebnis der Nachforderung ausreichend in der Vergabeakte zu dokumentieren.
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Was passiert bei Nichtlieferung?
Ein Bieter, der nachgeforderte Erklärungen oder Nachweise nicht fristgemäß vorlegt, muss mit seinem Angebot zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
Ein Auftraggeber darf dabei aber umgekehrt ein unvollständiges Angebot nicht ausschließen, solange er seine ermessensabhängige Entscheidung, ob er fehlende Unterlagen nachfordern möchte, noch nicht getroffen hat.
Durch die Möglichkeit der Nachforderung von Unterlagen kann ein fehlerhaftes Angebot ausgebessert werden und muss nicht sofort ausgeschlossen werden. Das dient in einem Vergabeverfahren nicht zuletzt einem breiten Angebotsspektrum und damit einer wirtschaftlichen Auftragsvergabe.
