Wie funktioniert eine Ausschreibung?

Das öffentliche Auftragsvolumen ist gewaltig. Der mittelständisch geprägten Wirtschaft soll im fairen und transparenten Wettbewerb gleichberechtigt Zugang dazu eröffnet werden (GWB § 97 Abs. 1 mit 3), und die öffentliche Beschaffung soll sparsam und wirtschaftlich erfolgen. Wie sieht in der Praxis eine Ausschreibung aus, die diese Ziele zu sichern vermag?

Herausforderung rechtssichere Ausschreibung

Sie ist eine Herausforderung. Denn die Rechtslage zu Ausschreibung und Vergabe verändert sich kontinuierlich, auch infolge europäischer Gesetzgebung, für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte zuletzt zum April 2016, für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte im Bereich Liefer- und Dienstleistungsaufträge einschließlich freiberuflicher Leistungen zum Februar 2017 (Unterschwellenvergabeordnung UVgO). Neben Regelungen von Bund und EU gibt es die Vorgaben der Länder. Die Rechtsprechung zur öffentlichen Beschaffung ist ausgesprochen umfangreich.

Eine Ausschreibung rechtssicher aufzusetzen und durchzuführen, ist also eine anspruchsvolle Aufgabe, zumal nicht immer erfahrene Vergabestellen dafür zur Verfügung stehen. Ein systematisches Vorgehen und eine durchgängige Dokumentation getroffener Entscheidungen sind daher sehr wichtig, wie diese Blogserie zeigen wird.

Für Leistungen in den Bereichen Post, Verkehr, Trinkwasser- und Energieversorgung (sektorenspezifische Aufträge) gilt die Sektorenverordnung, die hier nicht einbezogen wird.

Zu Beginn einer Ausschreibung werden die Grundlagen gelegt. Zur Vorbereitungsphase gehören das Anlegen der Dokumentation, Bedarfsfeststellung und Preisermittlung ebenso wie das Erstellen von Zeitplan und Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung des öffentlichen Auftrags. Die anschließende Bewerbungs- und Angebotsphase umfasst u.a. das Zusenden der Vergabeunterlagen, das Management von Bieter-Nachfragen, Öffnen, Prüfen und Werten der Angebote bis Zuschlag, Bieterinformation und Bekanntmachung der erfolgten Auftragsvergabe.

Beschaffungsbedarf ermitteln

Bevor eine Ausschreibung aufgesetzt wird, muss klar definiert werden, ob überhaupt ein Beschaffungsbedarf besteht, ob also nicht beispielsweise aus Wirtschaftlichkeitsgründen bereits vorhandene Ressourcen genutzt werden könnten, und um welchen konkreten Bedarf – Bauleistung, Liefer- und/oder Dienstleistung – es sich handelt.

Anschließend wird ermittelt, wie hoch voraussichtlich die Beschaffungs- und eventuellen Folgekosten sein werden (VgV § 3). Benötigt wird der Netto-Gesamtbetrag (VgV §3 Abs.1): der Gesamtwert aller Lose, wenn ein Bauvorhaben in Losen ausgeschrieben wird, der Wert des Rahmenvertrags einschließlich einer eventuellen Option auf Vertragsverlängerung, wenn eine Beratungsleistung oder beispielsweise das Leasen von Geräten einschließlich Wartung für mehrere Jahre beauftragt werden soll, usf.

Die Kategorisierung des Bedarfs und die Preisermittlung sind Voraussetzung dafür, um die grundlegenden Weichen für die Ausschreibung zu stellen: Für Bau-, Liefer-, Dienst- und freiberufliche Leistungen gelten unterschiedliche Schwellenwerte. Von diesen ist die erforderliche Reichweite der Ausschreibung abhängig: national oder europaweit, öffentlich, beschränkt oder freihändig.

Ein Tipp für Personen, die noch nie ausgeschrieben haben und zudem vielleicht keine Juristen sind: Sobald Sie die Art des angemessenen Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens für Ihren Beschaffungsgegenstand geklärt haben, sollten Sie sich die dafür einschlägigen Gesetze bereitlegen. Außerdem finden Sie im Netz für die erforderlichen Dokumente viele Vorlagen, beispielsweise für die Anforderung von Eignungsnachweise oder für das Bieteranschreiben, das den Bieter bei der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen „führt“ und das der Vergabestelle gleichzeitig den Überblick über das abgegebene Angebot gibt. Das ist gutes Ausgangsmaterial, um eigene Dokumente zu erstellen.

Wichtig dabei ist es, auch eventuell zu berücksichtigende Landesspezifika zu klären. Im Land Berlin müssen beispielsweise Aspekte wie Frauenförderung, Ausbildung, Umweltaspekte u.a. abgefragt und in die Eignungsprüfung einbezogen werden.

Der nächste Beitrag der Serie „Wie funktioniert eine Ausschreibung“ befasst sich am 27. April 2017 mit Markterkundung und Preisermittlung.