Kein Wechsel der Kommunikationsmittel

Legt der öffentliche Auftraggeber einen ausschließlichen Kommunikationsweg fest, darf er diesen nicht eigenmächtig wechseln.

In einem europaweiten Vergabeverfahren legte der Auftraggeber die ausschließliche Kommunikation über die von ihm genutzte eVergabe-Plattform fest. Während der Angebotsprüfung ergab sich jedoch die Notwendigkeit einer Aufklärung bezüglich des Angebots eines Bieters. Der Auftraggeber sandte nun nicht die Aufklärungsfrage über die eVergabe-Plattform sondern mittels Fax. Die Faxnummer des Bieters war jedoch nicht Bestandteil des Angebots, so dass sich die Frage stellt, ob der Auftraggeber selbstständig, etwa über eine Suchmaschine, die verwendete Faxnummer ermittelte. Die Rückmeldung des Bieters sollte innerhalb von sechs Tagen an den Auftraggeber erfolgen. Der Bieter meldete sich jedoch erst einen Tag nach Ablauf der Frist mit der Begründung, dass ihn das Fax eben erst erreichte und bat um Fristverlängerung. Dies verwehrt ihm die Vergabestelle über einen Monat später mit der Begründung, dass das Angebot mangels erfolgreicher Aufklärung nach § 60 VgV nicht berücksichtigt werden kann und man beabsichtige, einem anderen Bieter den Zuschlag zu erteilen. Daraufhin rügte der Bieter innerhalb der vorgegebenen Frist. Der Rüge wurde jedoch nicht abgeholfen, so dass die Vergabekammer Bund angerufen wurde.

Der Beschluss der Vergabekammer

Die Vergabekammer Bund beschließt nach gängiger Vergabepraxis, bei der Verhaltensregeln und Festlegungen für beide Seiten gelten. Das heißt: Regelt die Ausschreibung, dass zur Kommunikation im Vergabeverfahren ausschließlich die eVergabe-Plattform zu nutzen ist, kann der Auftraggeber nicht eigenmächtig den Kommunikationsweg wechseln. Ein Bieter eröffnet keinen Kommunikationsweg im Vergabeverfahren per Fax, wenn er selbst nirgends eine Faxnummer angibt. Besorgt der Auftraggeber sich selbst über Umwege im Internet die Faxnummer eines Bieters, kann nicht ohne Weiteres davon ausgegangen werden, dass dem Bieter das Fax zugeht. Die Vergabestelle muss sicherstellen, dass dem Bieter Benachrichtigungen oder Mitteilungen tatsächlich und ordnungsgemäß zugehen.