Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Nachdem sich der erste Teil der Serie mit der Definition und den Fristen von Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb auseinandersetzte, widmet sich Teil 2 der Serie dem Ablauf von Verhandlungsverfahren und was es für Bieter und Auftraggeber zu beachten gilt.

Basis sind die Angebote

Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb also dem „Regelverfahren“ wird – wie beim nicht-offenen Verfahren –  von einem zweistufigen Verfahren ausgegangen. Im Anschluss an einen Teilnahmewettbewerb setzt die Verhandlungsphase ein. Ziel ist es, dass sich der Auftraggeber in diesem Stadium des Verfahrens nur noch mit einem in der Zahl beschränkten Bieterkreis beschäftigen muss, um zu einem belastbaren Ergebnis zu gelangen. Verhandlungsbasis sind zunächst die Erstangebote und die im weiteren Verlauf vorgelegten Folgeangebote. Über den gesamten Angebotsinhalt darf verhandelt werden, außer über die vom Auftraggeber festgelegten Mindestanforderungen sowie die Zuschlagskriterien. Die Zahl der Bieter kann in den verschiedenen Phasen verringert werden.  Bevor die Verhandlungen abgeschlossen werden, muss der öffentliche Auftraggeber die verbleibenden Bieter unterrichten und eine Frist zur Einreichung der letzten, überarbeiteten Angebote setzen; diese Unterlagen dienen als (endgültige) Grundlage für den Zuschlag.

Worauf müssen Bieter und Vergabestellen achten?

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb bietet Flexibilität einerseits und Risiken andererseits. Der Auftraggeber muss die durchaus heikle Balance zwischen Distanz und verhandlungsfördernder Nähe bewahren (vgl. Burgi, Vergaberecht, 2016, S. 155).  Zu berücksichtigen ist außerdem, dass in Einzelfällen auch ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb möglich ist. § 3a Abs. 3 VOB/A regelt solch ein Verfahren, das dann möglich ist, wenn die beschaffte Leistung nur von einem einzigen Unternehmen erbracht werden kann (Beispiel: Kunstwerke) oder wenn eine „äußerste Dringlichkeit“ vorliegt infolge von Ereignissen, die der Auftraggeber nicht verursacht hat und nicht voraussehen konnte (§ 3a  Abs. 3 Nr.  4 VOB/A). Als Beispiel lässt sich hier die Schaffung/Errichtung einer adäquaten und menschenwürdigen Behausung von Flüchtlingen anführen.

Fazit

Auch im neuen Vergaberecht 2016 stellt das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb den Regelfall dar. Es bringt eine deutliche Flexibilität in erster Linie für den öffentlichen Auftraggeber mit sich, der im Einzelfall mit deutlich verkürzten Fristen arbeiten kann, aber im Verhandlungsverfahren Sensibilität und Fingerspitzengfühl an den Tag legen muss. Trotz umfangreich geänderten Gesetzestexten im Gesamtgefüge des Vergaberechts ist es auch bei diesem Regelverfahren bei der unübersichtlichen Rechtskaskade GWB, VgV und VOB/A geblieben.