Vertragslaufzeiten
Festlegung von Vertragslaufzeiten
Die Laufzeit von Verträgen wird von den öffentlichen Auftraggebern nach den Erfordernissen jedes Einzelfalls festgelegt. Anhaltspunkte können die Entwicklung des Marktes und die Amortisierung der Investitionen sein. Dabei werden Grenzen durch Wettbewerbs- und Haushaltsrecht gesetzt.
Grundsätzlich gilt, dass die Laufzeit nicht kürzer, aber auch nicht länger bemessen sein darf, als es die Amortisierung der Investitionen und eine angemessene Verzinsung des eingesetzten Kapitals für den Vertragspartner erfordert. Kurze Vertragslaufzeiten (z. B. von einem Jahr) oder Vertragslaufzeiten von mehr als fünf Jahren sind in diesen Fällen beim öffentlichen Auftraggeber immer begründungsbedürftig.
Das Vergaberecht geht, soweit in Einzelfällen Vorgaben bestehen, wie z. B. bei der Schätzung des Auftragswertes (§ 3 VgV) oder bei der Laufzeit von Rahmenvereinbarungen (§ 21 VgV, § 4 VOL/A), allgemein von einer Vertragsdauer von bis zu vier Jahre aus. Bei hohem Aufwand der Bieter (Investition von Sachgütern oder zusätzliche Einstellung von Personal, z. B. im Reinigungs- oder Bewachungsgewerbe) muss es schon im eigenen Interesse der öffentlichen Auftraggeber liegen, längerfristige Verträge abzuschließen.
Auftragsverlängerungen
Die vergaberechtlichen Möglichkeiten für eine nicht im Wettbewerb vorgesehene Auftragsverlängerung sind äußerst begrenzt. Es sollten daher aufseiten des öffentlichen Auftraggebers im Vergabeverfahren alle denkbaren Verlängerungen dem Wettbewerb unterstellt werden, um eine Auftragsverlängerung durch eine entsprechende Gestaltung des Vertrages mit Verlängerungsklauseln und Optionen abzudecken. Eine solche Option ermöglicht es, durch einseitige Erklärung einen Vertrag zustande zu bringen. Dabei ist die Ausübung einer Option keine vergaberechtlich relevante Entscheidung mehr.
Mit Blick auf nationale und EU-weite Schwellenwerte sind Optionen vom öffentlichen Auftraggeber bereits bei der Berechnung des Auftragswerts des ursprünglichen Vertrags zu berücksichtigen und in vollem Umfang einzustellen. Die Ausübung der Option ist kein Vergabegeschäft.
Überprüfung bestehender Verträge
Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind bestehende Verträge vom öffentlichen Auftraggeber regelmäßig auf ihre Wirtschaftlichkeit zu überprüfen, was durch Neuausschreibung geschieht.
Bei längeren Vertragslaufzeiten können Kündigungsklauseln (auf beiden Seiten) vereinbart werden. Wird z. B. ein Vertrag auf vier Jahre abgeschlossen, kann eine (Verlängerungs-)Klausel aufgenommen werden, die ein beiderseitiges Kündigungsrecht ohne Angaben von Gründen nach Ablauf von jeweils zwei Jahren vorsieht.
Fazit
Der Bieter sollte anhand seines Investitions- und sonstigen Aufwands für einen öffentlichen Auftrag vor Abgabe eines Angebotes prüfen, ob die dem Wettbewerb unterstellte Vertragslaufzeit ein kostengünstiges Angebot ermöglicht. Hat er Zweifel, sollte er unverzüglich, auf jeden Fall vor Abgabe eines Angebotes, die ausschreibende Stelle von seinen Bedenken unterrichten. Es bleibt dann dem öffentlichen Auftraggeber überlassen, die Vertragslaufzeiten entsprechend anzupassen.
Gelernter Kommunalbeamter, u. a. Leiter der Abteilung Wirtschaftsförderung, Industrieansiedlung und Recht der Stadt Schwandorf, viele Jahre Prüfer im kommunalen und staatlichen Bereich, u. a. für Vergaben. Zahlreiche Veröffentlichungen in namhaften Fachzeitschriften sowie Autor des in der 5. Auflage im Beck-Verlag erschienen Kommentars zur Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen. Lehrbeauftragter u.a. bei der Hochschule in Osnabrück sowie Referent an verschiedenen Vergaberechtstagen.
