Die Krux mit Referenzanforderungen

Was ist passiert?

Ausgeschrieben waren Planungsleistungen zur Qualitätssicherung der Objektplanung in den Leistungsphasen 5 bis 8 für ein Klinikprojekt. Der Auftraggeber führte ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durch. Für die Teilnahme waren zwei vergleichbare Referenzprojekte nachzuweisen. Gefordert waren unter anderem Neubauten aus dem Klinik-, Gesundheits-, Forschungs- oder Laborbereich beziehungsweise sonstige Gebäude vergleichbarer technischer und funktionaler Komplexität. Die Referenzen mussten die Leistungsphasen 3, 5 und 8 umfassen; die Neubaukosten der Kostengruppen 200 bis 600 sollten jeweils mindestens 50 Mio. Euro brutto betragen.

Die Antragstellerin griff insbesondere die Eignung der Beigeladenen an. Die Beigeladene hatte als Referenzen zwei Krankenhausprojekte angegeben, die jeweils Neu- und Umbaumaßnahmen umfassten. Die Teilnahmeunterlagen der Beigeladenen nannten Gesamtbaukosten von 95 Mio. Euro beziehungsweise 130 Mio. Euro, ließen aber nicht erkennen, welcher Anteil jeweils auf den reinen Neubau entfiel. Erst im Nachprüfungsverfahren legte die Beigeladene zusätzliche Bestätigungen der Referenzgeber vor, nach denen die Neubaukosten die Schwelle von 50 Mio. Euro überschritten haben sollten.

Entscheidung

Der Nachprüfungsantrag war nach Auffassung der Vergabekammer teilweise begründet.

Die Referenzen der Beigeladenen belegten die bekannt gemachte Mindestanforderung nicht. Beide Unterlagen bezogen sich ausdrücklich auf kombinierte Neu- und Umbaumaßnahmen und nannten lediglich Gesamtbaukosten. Daraus ließ sich nicht ableiten, dass der reine Neubauanteil jeweils mindestens 50 Mio. Euro betrug. Die Dokumentation der Eignungsprüfung beschränkte sich im Wesentlichen auf eine Tabelle mit dem Vermerk, die Anforderungen seien erfüllt. Gerade weil keine reine Neubau-Referenz vorlag, hätte der Auftraggeber die Angaben näher prüfen und dies auch kommentieren müssen.

Eine nachträgliche Korrektur über § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV ließ die Kammer nicht zu. Die ursprünglichen Referenzunterlagen waren formal vollständig, verständlich und enthielten keine offensichtlichen sachlichen Fehler. Sie dokumentierten vielmehr genau den Inhalt, den die Beigeladene angeben wollte – dieser Inhalt genügte nach Auffassung der Vergabekammer aber inhaltlich nicht den Anforderungen. Die später eingeholten Referenzgeberbestätigungen hätten daher zu einer unzulässigen inhaltlichen Nachbesserung geführt.

Schließlich beanstandete die Vergabekammer die Vergabedokumentation insgesamt. Ein Vergabevermerk lag nicht vor; die Akte enthielt nur wenige Unterlagen und ließ weder die eigenständige Entscheidung des Auftraggebers noch die Herleitung der Honorarschätzung erkennen. Wegen der fehlerhaften Eignungsprüfung wäre eine Rückversetzung vor die Wertung der Teilnahmeanträge erforderlich gewesen. Die zudem mangelhafte Auftragswertschätzung wirkte jedoch weiter zurück: Da sie nach § 3 Abs. 3 VgV vor Absendung der Bekanntmachung vorzunehmen ist, setzte die Kammer das Verfahren in den Stand vor Auftragsbekanntmachung zurück.

Rechtliche Würdigung

Der Beschluss trennt deutlich zwischen formal nachforderungsfähigen Defiziten in den Eignungsnachweisen und materiell unzureichenden Eignungsnachweisen. Eine formal vollständige Referenz wird nicht demnach zu einer “fehlenden” oder korrigierbaren Unterlage, dass sie die Mindestanforderung inhaltlich nicht belegt. Für die Praxis bedeutet dies: Der Auftraggeber darf die inhaltliche Eignung nicht erst nach einer Rüge durch neue Referenzbestätigungen feststellen.

Die weitreichende Rückversetzung zeigt schließlich, dass ein Dokumentationsdefizit nicht stets durch nachträgliche Erläuterungen geheilt werden kann. Zulässig ist die Ergänzung einer bereits angelegten Erwägung; unzulässig ist es, die tragende Begründung erst im Nachprüfungsverfahren neu zu entwickeln.

Praxishinweise

Referenzen sollten die Mindestanforderungen wortgenau abbilden. Bei Referenzen mit Neubau- und Sanierungsanteil  sind daher Neubauanteil, einschlägige Kostengruppen und Leistungsphasen bereits mit dem Teilnahmeantrag belastbar aufzuschlüsseln.

Eine nachträglich eingeholte Bestätigung des Referenzgebers ist kein verlässlicher Rettungsanker, wenn die ursprüngliche Referenz den geforderten Inhalt materiell nicht erkennen lässt.

Vergabekammer Baden-Württemberg, Beschluss vom 13.04.2026, 1 VK 15/26