Zumutbarkeit der Kalkulation bei Rahmenvereinbarungen

Was ist passiert?

Ein öffentlicher Auftraggeber (AG) schrieb europaweit eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Löschgruppenfahrzeugen mit einer Laufzeit von vier Jahren aus. Vorgesehen war eine Mindestabnahme von 22 Fahrzeugen (durch das Land) sowie eine Höchstmenge von 120 Fahrzeugen. Neben dem Land sollten auch 409 Kommunen abrufberechtigt sein. Den kommunalen Bedarf von voraussichtlich 52 Fahrzeugen ermittelte der AG über ein unverbindliches Interessenbekundungsverfahren. Darüber hinaus prognostizierte er einen zusätzlichen Bedarf von 46 Fahrzeugen und stützte sich dabei auf den „überragenden Erfolg“ eines früheren Vergabeverfahrens aus dem Jahr 2023. Die Leistungsbeschreibung sah eine Lieferfrist von 18 Monaten pro Fahrzeug sowie eine verbindliche Lieferkapazität von bis zu 30 Einheiten pro Jahr vor. Die Antragstellerin rügte u.a., dass die Bedarfsermittlung zu einem unverhältnismäßigen Kalkulationsrisiko führe. Sie müsse aufgrund der geringen Mindestabnahmemenge erhebliche Produktionskapazitäten vorhalten, ohne die Kosten hierfür kaufmännisch angemessen in den Angebotspreis einrechnen zu können.

Entscheidung

Jedenfalls die sofortige Beschwerde hatte in Bezug auf diesen Vorwurf Erfolg. Das OLG Celle stellte eine Rechtsverletzung fest.

Nach § 21 Abs. 1 Satz 2 VgV ist das Auftragsvolumen bei Rahmenvereinbarungen so genau wie möglich zu ermitteln und anzugeben. Zwar dürfen Auftraggeber auf Erfahrungswerte zurückgreifen, und typische Kalkulationsrisiken sind grundsätzlich von den Bietern zu tragen. Unzulässig ist es jedoch, wenn eine kaufmännisch vernünftige Kalkulation unmöglich gemacht oder unzumutbar erschwert wird.

Im konkreten Fall fehlte es an einer tragfähigen Grundlage für den zusätzlich prognostizierten Bedarf von 46 Fahrzeugen. Der pauschale Verweis auf ein früheres Vergabeverfahren genügte nicht. Damit stand einer lediglich überschlägigen Bedarfsermittlung ein erhebliches Kalkulationsrisiko gegenüber.

Schließlich mussten Bieter aufgrund der langen Lieferfristen und der geforderten Lieferkapazitäten Produktionskapazitäten in ganz erheblichem Umfang vorhalten. Die damit verbundenen Opportunitätskosten ließen sich angesichts der unsicheren Bedarfsschätzung nicht belastbar kalkulieren. Das Gericht bewertete dieses Risiko als unzumutbar, da es nach Auffassung des Gerichts über das hinausging, was Bietern typischerweise zugemutet werden kann.

Praxishinweise

Öffentliche Auftraggeber müssen das Auftragsvolumen bei Rahmenvereinbarungen auf einer belastbaren Grundlage möglichst genau ermitteln und dokumentieren. Erfahrungswerte aus früheren Vergaben können herangezogen werden, müssen jedoch nachvollziehbar auf den aktuellen Bedarf übertragbar sein.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn lange Lieferfristen und verbindliche Kapazitätsvorgaben bestehen. Diese können Bieter dazu zwingen, erhebliche Ressourcen vorzuhalten. Führt eine ungenaue Bedarfsermittlung in solchen Fällen zu einem unverhältnismäßigen Kalkulationsrisiko, kann dies im Einzelfall gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz (§ 97 Abs. 1 Satz 2 GWB) verstoßen und die Ausschreibung angreifbar machen.