Erfolgreich an der beschränkten Ausschreibung teilnehmen
- Rechtliche Grundlagen und Ablauf
- Tipps für die Teilnahme
- Marketing für Ihr Unternehmen
- Präqualifizierung
Beschränkte Ausschreibung – Vermarktung für die Aufnahme
Von Dr. Stefan Sieme, 29. Oktober 2019
Die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist eine weit verbreitete Verfahrensart bei nationalen, nicht europaweiten Ausschreibungen. Sie ist bei öffentlichen Auftraggebern besonders beliebt, weil die Auftraggeber die Unternehmen selbst bestimmen dürfen, die sie zur Angebotsabgabe auffordern. Das heißt: Nur diejenigen Unternehmen, die der Auftraggeber persönlich anschreibt, dürfen ein Angebot abgeben.
So erhalten Sie eine Einladung für eine beschränkte Ausschreibung
Die Kunst für Unternehmen besteht darin, in den ausgewählten Kreis der Firmen zu gelangen, die der Auftraggeber zur Angebotsabgabe auffordert. Die Konkurrenz, gegen die Sie sich in einer beschränkten Ausschreibung durchsetzen müssen, ist überschaubar. Regelmäßig schreibt der Auftraggeber nur drei bis fünf Unternehmen an. Das erhöht den Anreiz für Ihr Unternehmen, Bieter in einer beschränkten Ausschreibung zu werden.
Was können Sie tun, damit Sie in die (geschriebene oder ungeschriebene) „Liste“ der Unternehmen aufgenommen werden, die ein öffentlicher Auftraggeber in dieser Verfahrensart anschreibt? Der Auftraggeber darf nur diejenigen Unternehmen anschreiben, die nach seinem Kenntnisstand für die zu erbringende Leistung geeignet sind und bei denen kein Ausschlussgrund, z.B. eine schwere Verfehlung, vorliegt.
Einladung durch Präqualifikation
Eine wichtige, gerade bei Bauleistungen oft sogar unabdingbare Voraussetzung dafür ist die Präqualifikation. Denn einige Auftraggeber dürfen nach internen Vorgaben nur präqualifizierte Unternehmen zur Angebotsabgabe auffordern:
- Melden Sie sich bei einer der Präqualifizierungsstellen für alle Leistungsbereiche, in denen Sie tätig sind, an!
- Achten Sie auf die jährliche Aktualisierung der Unterlagen!
Präqualifizierungsstellen für Bauleistungen sind derzeit:
Die Präqualifizierungsstellen für Dienst- und Lieferleistungen sind dezentral eingerichtet und können auf der Internetseite des Amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) ermittelt werden.
Mit Marketing zum Erfolg
Setzen Sie alle Ihnen bekannten Werbestrategien ein, um gerade bei denjenigen Auftraggebern bekannt zu werden, von denen Sie künftig Aufträge erhalten wollen:
- Rufen Sie beim zuständigen Sachbearbeiter des Auftraggebers an oder schreiben Sie ihn per Post oder E-Mail an!
- Nutzen Sie soziale Medien!
- Nutzen Sie Gelegenheiten zur persönlichen Kontaktaufnahme, zum Beispiel auf Fachmessen und Veranstaltungen!
Dabei gilt es, bei der ersten Kontaktaufnahme das richtige Maß an Sachinformationen zu wählen, ohne aufdringlich zu wirken. Zeigen Sie Ihr generelles Interesse an einer Zusammenarbeit und überzeugen Sie Ihr Gegenüber von der Qualität Ihrer Leistungen!
- Stellen Sie Ihr Leistungsspektrum und Ihr Unternehmen kurz vor.
- Verweisen Sie für vertiefte Informationen zu Ihrem Unternehmen auf einen eigenen Flyer oder eine eigene Homepage!
- Aktualisieren Sie Ihre Homepage regelmäßig und stellen gelungene Referenzaufträge mit ansprechenden Bildern dar!
Überzeugen Sie durch Leistung
Haben Sie es geschafft, einen Auftrag zu bekommen, gibt es keine bessere Werbung für Sie, als diesen Auftrag zur besten Zufriedenheit des Auftraggebers zu erfüllen. Dann wird sich der Auftraggeber bei einer der kommenden Ausschreibungen gerne an Sie erinnern und Sie erneut zur Angebotsabgabe auffordern. Der gute Ruf, den Sie sich in Ihrer Branche erarbeiten, ggf. auch regional, verschafft Ihnen auch bei anderen Auftraggebern die beste Ausgangssituation.
Praxistipp
- Bringen Sie sich ins Gespräch, beispielsweise durch persönliche Kontaktaufnahme, einen Anruf oder per E-Mail und bekunden Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit!
- Verweisen Sie für vertiefte Informationen auf eine aktuell gehaltene Homepage über sich und Ihre Leistungen!
- Sorgen Sie dafür, dass der öffentliche Auftraggeber Ihr Unternehmen kennenlernt und von der Qualität Ihrer Leistungen überzeugt wird!
- Präqualifizieren Sie sich für alle Leistungsbereiche, in denen Sie tätig sind!
