Direkt verhandeln erlaubt

Die Verhandlungsvergabe ist hinsichtlich des konkreten Vorgehens in UVgO §§ 12 geregelt. Sie kann nun stets mit oder ohne vorherigen Teilnehmerwettbewerb durchgeführt werden. Das liegt in der freien Entscheidung der Vergabestelle, das Gesetz konkretisiert keine Voraussetzungen für die eine oder die andere Variante. Die Absicht, über eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb einen Auftrag zu vergeben oder eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, hat sie in einer Bekanntmachung im Internet, etwa auf Vergabe24, und nach freier Entscheidung ggf. zusätzlich in Printmedien zu veröffentlichen (UVgO § 27 (2)).

Mit/ohne Teilnahmewettbewerb nach freier Wahl

Bei einer Verhandlungsvergabe sind wie bisher bei der Freihändigen Vergabe grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen aufzufordern, und dabei soll gewechselt werden. Aufgefordert werden kann entweder direkt zur Teilnahme an Verhandlungen oder aber zur Abgabe eines Angebots vor Eintreten in Verhandlungen. Durch die direkte Aufforderung zur Verhandlungsteilnahme kann der Auftraggeber das Gespräch mit Bietern nutzen, um die Leistungsbeschreibung detailliert aufzustellen bzw. zu überprüfen und zu konkretisieren.

Ausnahmsweise kann sich die Vergabestelle auf die Aufforderung eines Unternehmens beschränken (UVgO § 12 (3)), wenn die in UVgO § 8 (4) Nr. 9 bis 14 definierten Rahmenbedingungen vorliegen, die aus unterschiedlichem Grund die Beschaffung auf ein konkretes Unternehmen hinauslaufen lassen. Dies ist etwa der Fall, wenn im Ergebnis eine besondere Wirtschaftlichkeit („vorteilhafte Gelegenheit“) vorliegt, eine besondere Dringlichkeit zur Beschaffung herrscht oder nur von einem bestimmten Unternehmen die Leistung erbracht werden kann.

Regeln für die Verhandlungen

Verhandeln darf die Vergabestelle über sämtliche Aspekte des Auftrags bzw. Inhalte des Angebots, es sei denn, sie hat vorab in einer Leistungsbeschreibung Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien festgelegt. Bei den Verhandlungen ist der Vergabegrundsatz Gleichbehandlung aller Bieter einschließlich eines gleichen Informationsflusses einzuhalten. Hat sich die Vergabestelle in der Bekanntmachung, den Vergabeunterlagen oder bei Aufforderung zur Angebotsabgabe vorbehalten, den Zuschlag eventuell ohne Verhandlungen zu erteilen, kann sie dies auch tun, solange die Bindefrist für den erfolgreichen Bieter noch läuft. Einzuhalten hat sie dabei die Vergabegrundsätze von Wettbewerb und Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Gleichbehandlung (UVgO § 2 (1)+(2)).

Regelungen für spezielle Dienstleistungen

Übrigens: Nach UVgO § 49 kann eine Vergabestelle von sozialen und anderen „besonderen“ Dienstleistungen gemäß GWB § 130 (1) analog zur Oberschwellenausschreibung frei zwischen öffentlicher oder beschränkter Ausschreibung oder aber Verhandlungsvergabe wählen. Letztere grundsätzlich mit Teilnahmewettbewerb, wobei in vielen Fällen ein Verzicht auf einen Teilnahmewettbewerb möglich ist (§ 8 (3)+(4)). Eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb ist bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen gemäß UVgO § 51 eine gleichberechtigte und frei wählbare Verfahrensart zur öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb. Ab einem Auftragswert von 25.000 Euro sind im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vergebene Aufträge im Internet zu veröffentlichen.