Hebel für erfolgreiches Angebotsmanagement: Strategie und Erfolgsfaktoren

Um nicht einen einmaligen „lucky shot“ zu landen und nur eine ausschreibende Stelle von einem Ihrer Angebote zu überzeugen, ist ein klar definierter Prüf- und Fertigungsprozess Ihrer Angebote elementar. Denn bereits mit Prüfung der Ausschreibungsunterlagen lassen sich mögliche Fallstricke bzw. Herausforderungen des Angebotes oder der späteren Leistungserbringung identifizieren.

Ein klares Vorgehen bei der Prüfung der Unterlagen sowie eine saubere Struktur für die Erstellung und Einreichung Ihrer Ausarbeitungen verschaffen Ihnen wertvolle Ressourcen. Den einen optimalen Prozess gibt es vermutlich nicht. Dennoch ist ein standardisierter Ablauf mit klar definierten Verantwortlichkeiten und ausreichend zeitlichen sowie personellen Ressourcen eine zentrale Komponente, die das effiziente Erstellen eines Angebotes erleichtern kann.

Öffentliche Ausschreibungen bieten Unternehmen neben wirtschaftlichen Chancen auch Möglichkeiten, Ihre Reputation als ausgewiesener Branchenexperte am Markt merklich zu steigern. Doch welche Maßnahmen führen tatsächlich dazu, ein zuschlagsfähiges Angebot zu erstellen?

a) Reduktion auf das Wesentliche

Neben einem fest initiierten, im Unternehmen bereits gut bekannten Prozess mit festen Ansprechpersonen, klar abgegrenzten und fest definierten Zuständigkeiten, der kurze Reaktionszeiten sowie eine schnelle und effiziente Abwicklung diverser Angebotsbestandteile umfasst, empfiehlt sich die Reduktion auf das Wesentliche. Gerade Experten neigen häufig dazu, zu viele Inhalte und Leistungen in den Angeboten darzustellen, wenn etwas „richtig gut“ werden soll.

Bleiben Sie bei Beantwortung der abgefragten Leistungen und halten Sie sich an einen angemessenen Detaillierungsgrad! Der Auftraggeber, der eine Vielzahl an Unterlagen prüfen und auswerten muss, wird es Ihnen danken.

b) Behalten Sie vor jeder Teilnahme die Komplexität des Vorhabens im Kopf

Die Ausschreibung sollte Ihnen kein Kopfzerbrechen bereiten. Lösen Sie sich von möglichen Ängsten und gehen Sie die Prüfung, Erstellung der Unterlagen und die Einreichung der Angebote mit einem sauberen Prozess an, der es Ihnen auch erlaubt, Experten zurate zu ziehen.

c) Set Up eines sauberen Regelprozesses zur Angebotserstellung

Planen Sie ausreichend personelle und zeitliche Ressourcen ein. Nur so sind Korrekturschleifen und ein Angebot auf höchstem Qualitätsniveau möglich. Effiziente Prozesse und Baukastenlösungen können wertvolle Hilfestellung leisten, indem Sie Vorgehen verschlanken und Raum für ein zielgerichtetes Ausarbeiten ausschreibungsindividueller Inhalte schaffen.

d) Betonen von Vorzügen / Expertenwissen als Grundstock Ihres Angebotes

Ihre Mitarbeitenden sind Ihr höchstes Gut! Erfahrene Mitarbeitende sind für Sie als Bieter aber auch für den potentiellen Auftraggeber zentraler Dreh- und Angelpunkt. Probates Praxisvorgehen, situative Problemlösungskompetenz und unternehmensindividuelle Lösungen können Sie konzeptuell und preislich nur abbilden, wenn Sie auf Ihre Mitarbeitenden vertrauen.

Der Einsatz versierter Fachkräfte kommt Ihnen demnach bei Angebotserstellung und im Zuschlagsfall doppelt zugute.

e) Unterschätzte Übersetzungsleistung – Sprechen Sie die „gleiche Sprache“

Übersetzen Sie die Formulierungen der Ausschreibung in Ihr eigenes Wording. Was genau wird im Zuge der Ausschreibung gesucht? Kann Ihr Unternehmen das leisten? Wie genau können Sie es lösen? Das hilft Ihnen bei der Bearbeitung Ihrer Unterlagen. Denn Angebote, die an der Beschaffungsleistung vorbei zielen und die Nachfrage der Auftraggeber nicht beantworten, sind keine Seltenheit.

Belegen Sie dem Auftraggeber mit Ihren Ausarbeitungen, dass sie Ihn verstehen und seine Bedarfe optimal bedienen können. Dies gelingt durch konkretes und genaues Beantworten der Fragestellungen, aber auch durch Verwenden ähnlich sprachlicher Spezifika.

f) Nach der Ausschreibung ist vor der Ausschreibung –
Hören Sie nie auf besser zu werden!

Keine Ausarbeitung wird jemals umsonst erstellt. In jeder Unterlage stecken Zeit und individuelles Gedankengut von Experten, welches Sie regelmäßig prüfen sowie für Ihre Bedarfe harmonisieren und ablegen sollten.

Bedienen Sie sich bei der Erstellung von Angeboten bestimmter Baukasten-Module, doch seien Sie vorsichtig mit dem berühmten „Copy-Paste“. Inhaltslose Formulierungen oder die Übernahme zu vieler alter Bausteine führen höchstens zu Verwirrung auf Auftraggeberseite.

Praxistipp:

• Fragen Sie sich, welche Verbesserungspotentiale noch in Ihrem Angebotsmanagement liegen?
• Erfahrene Berater oder Full-Service-Berater im Bereich Ausschreibungsmanagement können helfen, Potentiale zu identifizieren und gemeinsame mit Ihnen – Hand in Hand – unternehmensindividuelle Lösungen zu konzipieren.