Professionelles & erfolgreiches Angebotsmanagement

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist attraktiv, bedeutet doch jeder gewonnene Auftrag ein Stück finanzielle Stabilität und Planbarkeit. Gleichzeitig ist sie für Bieter aller Branchen jedes Mal mit hohen kapazitären Aufwänden verbunden. Doch gerade kleinen und mittleren Unternehmen bietet das Vergaberecht aufgrund der erklärten Förderung des Mittelstandes die Chance, von der Vergabe öffentlicher Auftrage zu profitieren.

Aufbau eines professionellen Angebotsmanagements
Modern,transparent und einfach

Die attraktivste Ausschreibung kann jedoch nutzlos sein, die Bewerkstelligung mehr Verzweiflung als Euphorie über diese spannende Neugeschäftsoption in Ihnen hervorruft. Deswegen lohnt es sich gerade in einer unsteten Zeit wie der unsrigen, in der eine Pandemie unser gewohntes Leben so sehr auf den Kopf stellt, die internen Strukturen und Prozesse im Hinblick auf die Angebotserstellung zu hinterfragen und ggf. zu optimieren. Nur so kann langfristig und nachhaltig eine erfolgreiche Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen gesichert werden.

Aktivitäten im Vorfeld- was ist hier zu beachten?

Schritt 1: Sondierung der Lage / Machbarkeitsprüfung

Bereits im Vorfeld der Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung sollten mögliche Hürden und Fallstricke identifiziert und ggf. aus dem Weg geräumt werden. Dazu an dieser Stelle zwei elementare Ratschläge:

Seien Sie ehrlich zu sich! Können Sie alle Anforderungen leisten?

• Die Teilnahme an einer Ausschreibung lohnt sich nur, wenn Sie alle Anforderungen hinsichtlich Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Eignung erfüllen.
• Ihre Erfolgschancen sind deutlich besser, wenn Sie die in Frage kommenden Ausschreibungen diesbezüglich gut selektieren.
• Viele Angebote müssen elektronisch abgegeben werden. Prüfen Sie rechtzeitig, ob in Ihrem Unternehmen alle technischen Voraussetzungen vorhanden sind.
• Auch wenn Ihr Angebot nicht bezuschlagt wird, können Sie firmenintern wertvolle Ressourcen und Learnings erzielen, von denen Sie bei der nächsten Teilnahme profitieren.

Bleiben Sie realistisch!

• Schätzen Sie den Aufwand für die Erstellung der Angebotsunterlagen sowie die Teilnahme realistisch ein; die Verfahrensart sowie der Umfang der ausgeschriebenen Leistung dienen hierbei als Orientierungshilfe.
• Treten Sie nur bei einer Ausschreibung an, wenn Aufwand und Nutzen in einem vertretbaren Maße für Sie abbildbar sind und eine Bezuschlagung Ihres Angebots durchaus realistisch erscheint.

Schritt 2: Ausarbeitung der Unterlagen – Teilnahme an Ausschreibung

Die größte Herausforderung bei Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung ist das Managen der Ausschreibung an sich. Es empfiehlt sich daher, ein festes Ausschreibungsmanagement zu implementieren. Wenn alle Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, beschleunigt und vereinfacht es den gesamten Prozess – von der Recherche, über das Sichten der Ausschreibungsbekanntmachung, die Bestellung bzw. das Herunterladen der Vergabeunterlagen, deren Prüfung, Sondierung und Bearbeitung bis zur Erstellung und Abgabe des Angebots.

Sofern Sie sich dazu entschließen, an einer öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Auftrag gewinnen können und wollen. Mit reiner Pflichterfüllung erstellen Sie nicht das beste Angebot – und nur das gewinnt.

Überzeugen Sie! Mit transparent ausgestalteten Fakten, nachvollziehbaren Preisen und Leistungen. Belegen Sie dem potentiellen Auftraggeber, von welchen Chancen und Potentialen er im Zuge einer Zusammenarbeit mit Ihnen profitieren wird.

Damit Sie nicht nur ein wertbares, sondern ein zuschlagsfähiges Angebot erstellen können, müssen die gefragten Leistungen des Auftraggebers individuell herausgearbeitet sowie transparent und vorteilhaft beschrieben werden.
Besagte Qualität zu generieren ist ein Wachstumsprozess. Das gilt auch für die Erstellung professioneller Angebote.

Praxistipp:

• Bleiben Sie in jeder Phase der Angebotserstellung realistisch, vor allem in Hinblick auf den Ressourceneinsatz.
• Im Verlauf der Angebotserstellung werden durch die Beantwortung von Bieterfragen durch den öffentlichen Auftraggeber weitere Spezifika hinsichtlich Leistung oder Darstellung der Angebotsinhalte bekannt. Prüfen Sie jede Antwort kritisch und gehen Sie anschließend sorgfältig auf jede veröffentlichte Frage im Zuge Ihrer Ausarbeitung ein.
• Stellen Sie selbst eine oder mehrere Bieterfragen, wenn es aus Ihrer Sicht in den Vergabeunterlagen Unklarheiten gibt.