Ich hab’ da mal ne Frage…

“Der, die, das. Wer, wie, was. Wieso weshalb warum? Wer nicht fragt, bleibt dumm.
1.000 tolle Sachen, die gibt es überall zu sehen. Manchmal muss man fragen um sie zu verstehen.”Das Lied aus der Sesamstraße kennt vermutlich jeder. Wenn man etwas nicht versteht, ist es sinnvoll, zu fragen. Das gilt auch beim Thema Ausschreibung. Sind die Vergabeunterlagen für Sie nicht eindeutig zu verstehen, nutzen Sie die Bieterfrage, um sich Klarheit zu verschaffen. Wie genau Sie dabei vorgehen, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist eine Bieterfrage?

Der Begriff der Bieterfragen ist in den Vergabeordnungen nicht definiert. Dennoch lässt sich aus unterschiedlichen Vergabevorschriften ableiten, dass Bieterfragen im Vergabeverfahren möglich und zulässig sind. Zusammenfassend kann man für Bieterfragen folgende Definition nutzen: Eine Bieterfrage ist „die Anforderung von zusätzlichen sachdienlichen Auskünften über die Vergabeunterlagen“.

An wen stelle ich eine Bieterfrage?

Schauen Sie nach, wer als öffentlicher Auftraggeber in der Bekanntmachung bzw. in den Unterlagen genannt ist. An diese Stelle müssen Sie Ihre inhaltlichen Fragen zu den Vergabeunterlagen richten. Manchmal sind in den Vergabeunterlagen konkrete Mitarbeiter der Vergabestelle genannt, an die Bieterfragen direkt gestellt werden können. Nicht selten wird dann auch die E-Mailadresse bzw. die Telefonnummer des Ansprechpartners genannt. Sollte dies nicht der Fall sein, rufen Sie einfach bei der Vergabestelle an und lassen Sie sich entweder mit dem Mitarbeiter verbinden oder erfragen Sie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Wie stelle ich eine Bieterfrage?

Da kaum Regelungen zu Bieterfragen vorhanden sind, ist keine bestimmte Form für das Stellen von Bieterfragen festgelegt. Das heißt, Bieterfragen können unter anderem mündlich, in Textform oder schriftlich gestellt werden. Praxistipp: Zu Dokumentations- und Beweiszwecken versenden Sie Ihre Bieterfragen in Textform an die Vergabestelle, etwa per E-Mail oder Fax.

Da Bieterfragen zusätzliche sachdienliche Auskünfte umfassen, müssen Bieter darauf achten, dass ihre Fragen mit der zu vergebenden Leistung zusammenhängen und Unklarheiten zu den Vergabeunterlagen ausräumen. Bieterfragen, die sich eindeutig und klar aus den Vergabeunterlagen beantworten lassen, können dann durchaus unbeantwortet bleiben. Schlimmer noch: Das eigene Ansehen könnte ein paar Kratzer bekommen.

Auswirkungen der Bieterfrage?

Die Vergabestelle ist dazu verpflichtet, sachdienliche Bieterfragen zu beantworten. Dabei muss die Vergabestelle bei der Beantwortung von Bieterfragen im Vergabeverfahren die Grundsätze der Transparenz und Gleichberechtigung beachten. Sie muss die Bieterfragen für alle am Vergabeverfahren beteiligten Bieter beantworten, damit diese die gleichen Chancen im Wettbewerb haben. Zusätzlich muss sie die Geheimhaltung des fragenden Bieters sicherstellen und darf weder den Namen noch Anschriften oder Angebotsinhalte preisgeben. In diesem Rahmen ist die Vergabestelle unter Abwägung der beiderseitigen Interessen unter Umständen zu einer Abänderung der Bieterfrage berechtigt und muss sie zudem anonymisieren.

Was passiert bei unzureichender Beantwortung der Bieterfrage?

Unzureichend beantwortet ist die Frage, wenn die Vergabestelle mit der (Nicht-)Beantwortung gegen Vergaberegeln verstößt. Gegen Vergabevorschriften kann sie beispielsweise dadurch verstoßen, dass sie die Identität der Bieter offenbart, sodass kein geheimer Wettbewerb mehr möglich ist. Darüber hinaus kann sie sachdienlich Auskünfte nur einem Bieter gewähren, sodass sie die übrigen Bieter benachteiligt, die keine gleichen Chancen bei der Angebotserstellung haben. In diesen Fällen können Rügen, eine Aufhebung des Vergabeverfahrens sowie ein Nachprüfungsverfahren drohen.

Tipp

Nutzen Sie Bieterfragen intensiv, um zusätzliche hilfreiche Informationen für die Erstellung und Einreichung Ihres Angebots von der Vergabestelle zu erhalten. Dies garantiert die Möglichkeit, qualitativ bessere Angebote einzureichen, um so Ihre Chance auf lukrative öffentliche Aufträge zu erhöhen.