Das Angebot ist abgegeben und das Submissionsdatum erreicht. Nun ist der Auftraggeber am Zug. Zur Vorbereitung der Wertung prüft er nach Angebotsabgabe die Angebote auf Vollständigkeit und fachliche sowie rechnerische Richtigkeit, da im Sinne von Chancengleichheit, Wettbewerbsgrundsatz und Transparenz nur solche entsprechenden Angebote miteinander verglichen und gewertet werden können. Nicht vergleichbar sind beispielsweise Angebote, die zu unterschiedlichen Themen keine Angaben aufweisen oder Konzepte, beispielsweise Konstruktions- oder Zeitpläne, von unterschiedlicher Ausführlichkeit beziehungsweise Vollständigkeit enthalten.

Wann ist ein Angebot unverständlich, falsch oder unvollständig?

Ein Angebot ist unvollständig oder unverständlich, wenn es innerhalb der Angebotsfrist nicht mit allen geforderten Angaben, Erklärungen, Bescheinigungen und Preise vorliegt. So könnten etwa fehlen:

  • Erklärungen zu Subunternehmern
  • konkrete Planungsunterlagen zu einem Bauvorhaben
  • Produktbeschreibungen
  • Versicherungsnachweise oder
  • Preispositionen

Weiter müssen im Rahmen der rechnerischen und fachlichen Richtigkeitsprüfung alle Rechenschritte nachvollziehbar sein. Der Auftraggeber addiert hier nochmals einzelne Positionen und prüft die Endsumme hinsichtlich Steuern, Nachlässen und Skonti. Die fachliche Prüfung soll klarstellen, ob die Angebote den technischen und wirtschaftlichen Anforderungen des Ausschreibungsgegenstands entsprechen.

Wie kann der Bieter Fehler im Angebot vermeiden?

Der Bieter muss in der Angebotserstellung darauf achten, dass er die Angebotsanforderungen ordnungsgemäß umsetzt. So hat er geforderte Bescheinigungen und Nachweise zur Eignung, auch für Subunternehmer, vorzulegen und die angebotene Leistung samt Einzelpreisen nachvollziehbar darzustellen. Beispielsweise können dabei für Bauprojekte nach bestimmten technischen und planerischen Voraussetzungen Konzepte und Entwürfe einzureichen sein. Außerdem sollte der Bieter darauf achten, sämtliche Einzelpositionen mit einem plausiblen Wert zu bepreisen, um ansonsten entstehende Probleme wegen Mischkalkulationen zu vermeiden.

Die Folgen eines unverständlichen, falschen oder unvollständigen Angebots

Es ist passiert. Beim Angebot ist einer der oben genannten Fehler unterlaufen. Der Auftraggeber kann nun Aufklärung über den Angebotsinhalt verlangen beziehungsweise fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern. Nicht nachfordern darf er leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, beispielsweise Warenpreise. Ausgenommen sind davon wiederum aber Preisangaben als unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder Wertungsreihenfolge und Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Welche Reaktionsmöglichkeiten bleiben dem Bieter?

Der Bieter hat sein unverständliches, falsches oder unvollständiges Angebot innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist entsprechend zu ergänzen oder auszubessern beziehungsweise nötige weitere Unterlagen dazu nachzureichen. Sollte er die dahingehende Aufforderung des Auftraggebers für ungerechtfertigt halten, kann er das Vorgehen des Auftraggebers zunächst rügen. Diese Möglichkeit beziehungsweise der Rechtsweg in Form eines Nachprüfungsverfahrens besteht gleichfalls im Fall eines Angebotsausschlusses, der im Fall nicht nachgereichter Informationen, Erklärungen oder Unterlagen droht.

Der Bieter muss darauf achten, dass sein Angebot zutreffend alle geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen enthält. Im Fall eines unverständlichen, falschen oder unvollständigen Angebots kann der Auftraggeber zwar nachfordern. Da er aber nicht immer nachfordern darf und auch nicht unbedingt nachfordern muss, droht hier ein Angebotsausschluss, dem dann nur auf dem Rechtsweg begegnet werden kann.

Unser Praxistipp

Erstellen Sie eine Checkliste und notieren Sie darauf alle Anforderungen und Vorgaben des Auftraggebers. Prüfen Sie vor Angebotsabgabe, ob Sie hinter allen Punkten ein Häkchen gesetzt haben. Nutzen Sie das 4-Augen-Prinzip und lassen Sie einen Kollegen die Unterlagen noch einmal gegenchecken. So reduzieren Sie die Fehlerquote bereits vorab und vermeiden dadurch ggf. auch eine Nachforderung bzw. sogar einen Ausschluss.

 
 
Dr. Clemens Butzert

Dr. Clemens Butzert

Rechtsanwalt in der Kanzlei HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK im Team Dr. Hattenhauer. Studium und Promotion an der Goethe-Universität Frankfurt am Main, Ergänzungsstudium an der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer. Berät insbesondere im Vergaberecht und angrenzenden Rechtsbereichen. Begleitung und Durchführung von Vergabeverfahren sowie Vertretung in Rechtsstreitigkeiten. Vorträge und Publikationen zu vergaberechtlichen Themen.

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