Angebote, die entgegen der erforderlichen Textform den Bieter nicht erkennen lassen, sind auszuschließen

Was ist passiert?

Die Auftraggeberin schrieb im europaweiten offenen Verfahren einen Lieferauftrag in Losen aus. Das Los, das Inhalt des späteren Nachprüfungsverfahrens wurde, beinhaltete die Montage eines Kranaufbaus für den Lkw-Unterbau. Einziges Zuschlagskriterium war der Preis. In den Vergabeunterlagen wurde auf folgende Aspekte hingewiesen:

• Das Erfordernis der Einreichung der Angebote in Textform
• Die Erkennbarkeit der Identität des Bieters
• Mit einem Verstoß verbundenen Ausschluss des Angebots von der Wertung bei Mängeln

Das Angebotsschreiben des bezuschlagten Bieters enthielt im Adressfeld des Angebotsschreibens weder Namen noch Anschrift des Bieters. Diese waren auch nicht an anderer Stelle in den Vergabeunterlagen genannt. Dort waren nur Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adressen, Umsatzsteuer-ID und eine Handelsregisternummer angegeben.

Mit der Mitteilung an unterlegene Bieter vom 14.12.2021 teilte die Vergabestelle mit, dass sie am gleichen Tage noch den Zuschlag beabsichtigt zu erteilen. Die unterlegene Bieterin leitete dann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer Nordbayern ein. Zum einen beanstandete sie im Wesentlichen die Nichteinhaltung der Informations- und Wartepflicht, zum anderen den Nicht-Ausschluss des Angebots des bezuschlagten Unternehmens wegen Formmängeln.

Entscheidung

Der Nachprüfungsantrag hatte Erfolg. Die Bieterin war in ihren Rechten verletzt worden. Die Vergabestelle hat gegen die Informations- und Wartepflicht verstoßen und das Angebot des bezuschlagten Bieters trotz Formmängeln nicht ausgeschlossen. Aus diesen Gründen war der Zuschlag für unwirksam erklärt.

Da die Mitteilungen an unterlegene Bieter das falsche Datum des möglichen Zuschlags an den obsiegenden Bieter ausgewiesen hatten, war dieses inhaltlich fehlerhaft, sodass weder die Informationspflicht ordnungsgemäß erfüllt noch die Wartefrist eingehalten war. Denn die Wartefrist hatte wegen der fehlerhaften Information nicht begonnen zu laufen.

Über diese Verletzung der Informations- und Wartepflicht hinaus war die Bieterin in ihren Rechten verletzt und ihre Zuschlagschancen sind beeinträchtigt gewesen.

Das Angebot des bezuschlagten Unternehmens ist trotz Formmängeln nicht ausgeschlossen worden. Für die Einreichung der Angebote war die elektronische Angebotsabgabe ohne Signatur, also Textform, gefordert worden. Die Vergabestelle hatte in den Bewerbungsbedingungen vorgesehen, dass die vorgegebenen Vordrucke zu verwenden sind und dass nicht form- und fristgerechte Angebote ausgeschlossen werden. Das Formblatt als Angebotsschreiben wies links oben im Kopf ein Adressfeld für „Name und Anschrift des Bieters (Firmenname lt. Handelsregister)“ aus. Dieses Textfeld war seitens des bezuschlagten Unternehmens nicht ausgefüllt worden. Am Ende des entsprechenden Formblatts war ausdrücklich vermerkt, dass, wenn bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform der Bieter nicht erkennbar ist, das Angebot ausgeschlossen wird.

Nach Ansicht der Vergabekammer ist es für den Rechtsverkehr entscheidend, dass die Identität des Vertragspartners erkennbar ist, was vorliegend mangels ausdrücklicher Angaben nicht der Fall war, sodass das Angebot nicht formgerecht eingereicht worden ist. Die Vergabestelle ist selbst bei geringem Aufwand nicht verpflichtet, die Identität durch eigene Recherchen selbst festzustellen.

Praxistipp

Bieter müssen bei einer Teilnahme am Vergabeverfahren und der Abgabe eines Angebots zwingend darauf achten, dass ihr Angebot den Formerfordernissen entspricht, da es ansonsten durch die Vergabestelle zwingend ausgeschlossen werden muss. Zur Form gehört an dieser Stelle auch, dass Name und Anschrift des Unternehmens und damit die Identität des Bieters erkennbar sind. Benachteiligte Mitbieter sollten beim Zuschlagsempfänger prüfen, ob dieser mangels Einhaltung der Formerfordernisse nicht hätte ausgeschlossen werden müssen, um ihre eigenen Zuschlagschancen zu wahren.

Autor

Rechtsanwalt Michael Pilarski, Rechtsanwaltskanzlei Pilarski